Carreras, agobios, estrés… Muchos días de trabajo llevan la palabra «descontrol» tatuado en la frente. Y si eres jefe, eso parece casi inevitable. Rebajar el nivel de descontrol implica aumentar (mucho) tu eficacia. Y la de los demás.

Naturalmente hay situaciones de descontrol que no se arreglan dando “ciertas pautas”. Pero muchas otras sí. La mayoría tienen el origen en uno de estos rincones.

#1 Lleva un control escrito

Un foco habitual de estrés (pero poco reconocido) es el no anotar las cosas, o guardar bien la información que más necesitas. En tu trabajo manejas un montón de datos, encargos, plazos, fechas, ideas, sugerencias… cosas pequeñas y grandes que con más frecuencia de lo que admitimos intentamos retener en la cabeza. Eso hace que tu mente cargue con un trabajo descomunal e innecesario. Pero también te estresa. Anotar y guardar es el primer paso para controlar y dominar.

#2 Piensa antes de actuar

Una buena parte del descontrol diario proviene de reacciones impulsivas, irreflexivas. Claro que el mundo nos exige actuar rápido, pero eso no implica actuar a lo loco. A menudo pagamos en forma de agobios actuaciones o gestos que, de haberlos pensado antes, hubieran sido bastante más acertados. A veces la diferencia está en “perder” unos pocos segundos antes de salir corriendo cuando pasa cualquier cosa.

#3 Atención a las falsas urgencias

Dentro de ese pensar antes de actuar, hay que hacer mención específica al mal manejo de imprevistos. Porque buena parte del descontrol diario proviene de ahí. Los malinterpretamos y creemos que son urgencias cuando, en realidad, son sólo imprevistos muchas veces disfrazados de urgencias. Saber identificarlos bien supone trabajar con menos agobios y rebajar el descontrol diario. Y cuando afecta a más de una persona (el equipo), esto todavía cobra más importancia.

#4 Concéntrate en terminar

¿Sabes de dónde viene una buena parte de los agobios con los que trabajamos? No de la pila de trabajo que nos espera, sino de haber dejado a nuestras espaldas trabajo a medias. Las tareas empezadas pero no terminadas son un frente abierto que contribuyen a aumentar la temperatura diaria.

Por eso, y cada vez más, no me canso de recomendar este extraordinario principio de Productividad Personal: Invierte más energías en terminar que en empezar.Completar algo da satisfacción, sensación de progreso, pero sobre todo control y seguridad. Y eso contribuye a rebajar el descontrol y los agobios con los que nos atragantamos.

Bonus: las fechas son sagradas

La mala gestión de plazos y fechas suele ser fuente habitual de descontrol; individual y de equipo. Las fechas son tan importantes como las propias tareas que tienes que hacer.

Para tenerlas bajo control siempre me centro en estas tres pautas:

  1. Asigno fechas a todo lo próximo que tengo que hacer. Si puedo, lo hago en el mismo momento de anotar la tarea.
  2. De primeras, no me fío de los plazos que me doy a mí mismo. Intento rebajar el exceso de confianza y ser conservador.
  3. Lo mejor para cumplir con un plazo es empezar YA.

Para mí esto no va de intentar controlarlo todo, pues hay situaciones de descontrol inevitables. Sino de evitar aquéllas que tienen su origen en detalles nuestros que nosotros mismos descuidamos.

La eficacia MUCHAS veces no está en hacer cosas nuevas. Sino en cuidar las que hacemos todos los días sin pensar.

— Berto Pena