6 consejos de productividad para el nuevo paradigma laboral

El entorno de trabajo actual está cambiando. Por ello, te mostramos 6 consejos de productividad para el nuevo paradigma laboral. ¿Quieres saber cuáles son?

El entorno laboral actual está viviendo un momento de cambio. Tendencias como la digitalización empresarial, el aumento de la movilidad y colaboración a nivel global, la demanda de condiciones de trabajo flexibles, y el creciente número de trabajadores freelance y colaboradores externos están transformando la manera en la que trabajamos.

La tecnología es uno de los principales motores y facilitadores de este cambio. De hecho, de acuerdo con un estudio reciente de Gartner, el 42% de los CEOs han comenzado la transformación digital de sus negocios.

Al mismo tiempo, la “Economía bajo demanda” ha marcado un nuevo nivel de exigencia para las empresas, satisfaciendo las necesidades de los consumidores de manera inmediata, predecible y personalizada, con claros ejemplos de éxito como Uber o Airbnb.

En un entorno donde innovación y creatividad marcan el ritmo del cambio, ¿cómo podemos adaptarnos para incrementar nuestra productividad empresarial?

1. Mantén la creatividad fluyendo

¿Cómo evitar que la inspiración se nos escape entre los dedos? En roles en los que se buscan personas innovadoras es importante mantener viva la llama de la creatividad.

Es más, esta cualidad fue seleccionada como la más importante para el liderazgode acuerdo con diversos CEOs en un estudio de IBM.

Una manera de buscar constancia en el tan a menudo volátil proceso creativo es reservar cierto tiempo a la semana para desarrollar proyectos secundarios que ayuden a mantener un flujo de ideas continuo.

2. Automatiza las tareas repetitivas

¿Por qué asignar a una persona el trabajo de una máquina? El innovador campo de la automatización puede ahorrar muchas horas de trabajo a tu equipo. De hecho, un informe reciente de McKinsey & Company reflejó que más del 60% del trabajo de recopilación y procesamiento de datos, clave para las tareas administrativas, se puede automatizar.

Aplicaciones como Zapier e IFTT pueden ayudarte a conectar todas tus herramientas para automatizar tareas. Es más, existen numerosas herramientas orientadas específicamente a distintos campos, como marketing, ventas, o desarrollo.

La eficacia proporcionada por este tipo de tecnología ayuda a las empresas escalar sus operaciones para satisfacer las crecientes demandas del mercado, ya que agiliza procesos y permite poner más atención en las tareas más creativas e innovadoras.

3. Facilita la comunicación a nivel interno

Las tendencias globales muestran un futuro en el que la colaboración se llevará a cabo más allá de la oficina. La creciente presencia de trabajadores remotos, freelancers y colaboradores externos demanda un sistema de comunicación más fluido y eficaz.

En Estados Unidos, de acuerdo con un estudio de la asociación Freelancers Union y la plataforma Elance, el 34% de los trabajadores trabajan por cuenta propia, como autónomos. Del mismo modo, si consideramos el número de trabajadores con la opción de trabajar desde casa, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y Eurofound revela un 6,7% en España, frente al 13% presente en la Unión Europea.

Aunque pueda sonar sorprendente, una manera de ganar tiempo y mejorar la comunicación entre y dentro de diferentes equipos es reducir el uso del email. Esto evita caer en el círculo vicioso que suponen las largas cadenas de correos electrónicos, con las horas que demandan, sin que ni siquiera nos demos cuenta. Usar aplicaciones de comunicación empresarial como Google Hangouts, Microsoft Teams, Slack o Skype para comunicarse con el equipo puede solucionar este problema.

4. Integra el uso de tecnología que haga el conocimiento accesible

No hay nada que bloquee más la productividad que el no poder acceder a un archivo o información en el momento en el que lo necesitas.

Los silos de información y las largas cadenas de “¿Puedes mandarme la última versión de este documento?” conducen a largos tiempos a la espera de una respuesta, confusiones o malentendidos e, incluso, a la duplicación del trabajo. ¿La solución? Establecer una única fuente de verdad.

Es decir, mantener todas las comunicaciones, materiales e información sobre un proyecto en un mismo lugar. Además, con el uso de la tecnología cloud estos datos se mantienen constantemente actualizados. Adoptar un software de gestión de proyectos como Wrike, o usar un sistema de gestión documentos en la nube como Google Drive o Dropbox mantendrá a todo el equipo en la misma página, estén donde estén.

5. Divide grandes proyectos en tareas de menor tamaño

Motivar a los empleados se ha convertido en una tarea imprescindible para las empresas. Un equipo comprometido funciona de manera más eficaz, y se ha comprobado que es incluso más productivo.

Una manera sencilla de involucrar al equipo se relaciona con la manera en la que se plantean los proyectos. Los investigadores de Harvard Theresa Amabile y Steven Kramer demostraron que una serie de pequeños logros puede resultar más motivadora que un único gran logro por sí solo. Al llevar a cabo un proyecto, trata de dividirlo en partes más pequeñas que puedan servir como pequeñas victorias. Idealmente, una tarea no debería de durar más de un día de trabajo.

6. Benefíciate de las posibilidades que ofrece la analítica

La tecnología actual permite obtener una gran cantidad de datos sobre los procesos y operaciones de una empresa. Esto eleva el nivel de visibilidad del trabajo que se está llevando a cabo, permitiendo detectar áreas de mejora y explotar oportunidades potenciales.

Es decir, facilita la toma de decisiones con fundamento al proporcionar una base para el entendimiento. Es más, saber de manera precisa de dónde venimos y en qué punto nos encontramos es clave para la planificación del trabajo e, incluso, para el desarrollo de la empresa.

La autora de este artículo es Agnès Martí Voltas, consultora de productividad y gestión del trabajo en Wrike

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