Con más de mil kilómetros de distancia mantener la confianza es difícil.

Ni que decir tiene que en las relaciones personales requiere de mucho esfuerzo.

Más aún si nos referimos a aspectos laborales.

En muchas ocasiones ni estando a tan sólo unos metros del cliente se fragua en un día.

Se necesitan años y buen trabajo para poder conseguirlo.

Y en un negocio en Internet, si contratas a unos Freelances online se vuelve aún más complejo.

Los grandes problemas del trabajo a distancia

Especialmente cuando surgen problemas como:

  1. Falta de comunicación por algún inconveniente en el proyecto.
  2. Retrasos en los pagos.
  3. No se cumplen los objetivos.

Ante este panorama siempre me he planteado el trabajo con mis clientes de la forma más profesional.

No pensar que aunque esté en otro continente voy a tener que dejar de trabajar de una forma seria.

Y para eso me sirvo de una serie de pautas para que conozcan todo al detalle.

empleados-remotos

¿Cómo mantener la confianza del cliente cuando trabajas a distancia?

1. La mayor herramienta es la transparencia

La forma de luchar contra tantos kilómetros de distancia y distinto huso horario es ser transparante.

Hacerle sentir al cliente que tus intenciones son claras:

Ofrecerle el mejor servicio o darle el mejor producto.

Y para ello tiene que ver las facilidades que le das:

  • No tener inconveniente en darle tu email.
  • Seguiros mutuamente en redes sociales.
  • Tener tu cuenta de Skype.
  • El trabajo sea un proceso sencillo. Nada de incovenientes en la comunicación.

2. Pregunta y pregunta, vuelve a preguntar

Soy un pesao. Lo reconozco.

Pero creo que para crear confianza con un cliente que está en la otra parte del mundo debes preguntar.

Todo.

No preguntar lo primero que se te pase por la cabeza, pero sí cualquier duda que tengas.

Y en especial al principio. Todo debe quedar bien claro.

Para evitar que luego vengan los malentendidos.

Con dichas preguntas también no provocarás inconvenientes que retrasen todo.

Como es el caso de trabajos hechos de una forma que el cliente no quería.

Algo que suele ocurrir más de lo que piensas.

Ante dicha situación la mejor receta es pedirle su opinión.

Mandarle ejemplos de bocetos en el caso de que sea un trabajo gráfico.

Parece obvio, pero es fundamental que el cliente sienta que estás haciendo lo que te pidió.

Y que no piensas hacerlo rápido y sin calidad al estar en la otra parte del mundo.

3. Reportes semanales

A pesar de que pregunto mucho durante el proyecto, a mí me gusta mandar reportes semanales.

¿Qué es eso?

Un Excel con todo el trabajo que he hecho durante ese tiempo.

Como me dedico a redes sociales es bastante sencillo ver lo que hago.

Tan sólo tiene que echar un vistazo al Fan Page o al perfil de la empresa.

Pero mejor pasarte de información que quedarte corto.

¿Cómo hago los Excel?

  1. Detallo todos los días del mes.
  2. Aclaro cuáles son los días laborales y cuáles son los libres.
  3. Escribo lo que hago. Ejemplo: “Gestión de Facebook con post sobre…”.
  4. Tiene la posibilidad de contrastarlo.

Hay muchos proyectos que ya directamente te piden este tipo de resúmenes semanales.

4. Dropbox, trabajo compartido

Dropbox es una herramienta que te puede ayudar mucho en tu relación con el cliente.

¿Cómo?

Directamente le compartes todos los documentos que edites del proyecto.

Con ello puede ver en tiempo real cuáles son los cambios.

O estudiar de un día para otro tu trabajo.

Muchas veces no andan con tanto tiempo como para ir viéndolo todos los días.

Pero de todas formas lo vas completando para que quede claro que tú haces tu trabajo.

Lo dicho: profesional ante todo.

Con compartir una carpeta que tengas en tu escritorio a través del programa ya tendrá el cliente toda la información.

¿Inconvenientes?

Si trabajas con más de un ordenador suele tardar un rato en actualizarse los documentos.

Depende mucho de la conexión.

Te recomiendo que la carpeta la tengas en uno solo.

Centraliza todo el trabajo en esa parte.

5. Google Drive

Si Dropbox no te termina de convencer, yo también uso Google Drive.

¿Para qué?

Con algunos clientes en vez de mandarle todas las semanas el reporte se lo comparto a través deDrive.

Además de que si tienen algún documento lo pueden compartir por esta vía.

Como está conectado con cuentas de Gmail suelo avisarle a través de un correo cuando cuelgo algo nuevo.

Mejor ser pesado que pasota.

¿Inconvenientes?

Con los últimos cambios en la interfaz ha complicado un poco más el trabajo.

6. Skype, conectado en tu horario laboral

Desde el primer momento Skype es la herramienta fundamental para mantener una buena relación con el cliente.

Para ello suelo estar conectado durante mi jornada laboral.

Y muchas veces cuando no estoy trabajando.

En cualquier momento me pueden preguntar cualquier cosa.

O sugerir cualquier cambio.

La idea es que el contacto sea lo más fluido posible.

Como si estuviéramos en la misma oficina.

No hace falta que sean llamadas.

Normalmente las conversaciones son a través del chat.

¿Inconvenientes?

Tienes que dejar claro cuándo es tu jornada laboral y cuándo no.

Salvo que sea algo urgente, explícale bien al cliente que lo harás al día siguiente.

O cuando vuelvas a estar trabajando.

Es buena la transparencia, pero sin pasarse.

7. Google calendar

Ideal para concertar citas con los clientes.

A través de Google calendar puedes compartir toda tu agenda.

O las citas que quieres que el cliente pueda ver.

Así por ejemplo si tienes una llamada a través de Skype te saltará una alarma.

Si usas el correo de Outlook también lo puedes hacer.

¿Inconvenientes?

No siempre el cliente le hace mucho caso y salvo que pongas una alarma suelen pasar.

Aunque a ti te sirve para recordarlo y así mandarle un mail para decirle cuando teníais la cita.

Te recomiendo que te pongas una alarma el día antes.

Mejor avisar con tiempo que en el último minuto.

Todas las recomendaciones que te hago son las que yo aplico todos los días.

Y después de comprobar que la mejor forma de recortar kilómetros es ser transparente.

Servirnos de algunas herramientas para conectar de forma más fácil con el cliente.

Eso sí, cada maestrillo tiene sus herramientas y su librillo.

El mío está compartido en algún lado.

¿Piensas que tanta transparencia con un cliente es buena? ¿O crees que no hace falta darle tantas vías de comunicación?

Un artículo de Chema Espejo