Teletrabajo

Las 8 mejores técnicas para gestionar mejor tu tiempo y el de tu equipo

El tiempo es oro, tanto en términos de realización personal, conciliación y ocio como de organización y productividad. Si no has dado con la fórmula para organizarte bien ni puedes evitar las distracciones o pérdidas de tiempo, tenemos 8 estrategias muy útiles para ti.

La manera en la que administramos nuestra jornada laboral, disponemos las técnicas, herramientas y espacios más propicios para incrementar nuestra productividad y eliminamos el foco de nuestras distracciones y fuentes de desequilibrio -como las aplicaciones de mensajería o las notificaciones de redes sociales durante el horario de trabajo- influye en gran medida sobre la gestión del tiempo, y por ende, sobre los resultados obtenidos. 

Si ya de por si optimizar el tiempo y los horarios propios no se trata de una tarea sencilla, menos aún lo es cuando tienes una plantilla a tu cargo. Si quieres mejorar tu capacidad organizativa y la de tu equipo al completo, no te pierdas los siguientes ocho consejos sobre la gestión horaria.

8 excelentes técnicas de gestión del tiempo

  • Adherirse a un horario fijo y personalizado: Cada persona debe buscar cuáles son sus momentos, picos y franjas horarias más productivas del día y respetar los horarios marcados, asegurándose de contar con los recursos necesarios para poder trabajar sin interrupción ni molestias desde que empiece. ¿Qué tu productividad cae en picado por la tarde? Mejor madrugar. ¿Qué precisas hacer pequeños descansos periódicos? Utiliza la técnica Pomodoro. Según tu propia experiencia, podrás establecer las prioridades y la dedicación a cada proyecto con el máximo rendimiento.
  • No permitas que el correo electrónico sabotee tu productividad: El email puede convertirse en una herramienta productiva o en un lastre, especialmente si lo consultas a cada momento o pretendes dar respuestas inmediatas a todos los clientes o proveedores. Lo mejor es que establezcas un momento del día -por ejemplo, a primera hora de la mañana o a última de la tarde- para organizar tu bandeja de entrada, eliminar correos o enviar mensajes de correo electrónico a otros miembros del equipo.
  • Elimina las reuniones innecesarias: Por supuesto que las reuniones deben convertirse en espacios y momentos eficaces para planificar proyectos, obtener feedback y solucionar problemas, pero debes intentar reducirlas a un número o duración productiva en lugar de fijarlas por sistema. Pregunta a los empleados cuáles son los mejores momentos del día o de la semana para no frenar su productividad o interrumpir sus tareas, empleando instrumentos organizativos como Google Calendar. Además, apúntate nueve cosas que no debes hacer durante una reunión.
  • Divide tus tareas en categorías: Algunas personas pueden desarrollar perfiles multitarea a excepción de cuando están, por ejemplo, escribiendo o desarrollando un proyecto de investigación. Dependiendo de aquellas cosas que puedas hacer ininterrumpidamente y otros para los que puedas realizar descansos, divide tu horario y sus pertinentes descansos y mejora tus hábitos, eliminando los más negativos de forma progresiva.
  • Descubre los beneficios del silencio: Es estupendo parar para tomar un café y conversar o utilizar el diálogo como herramienta de debate, pero también son necesarios los momentos de total silencio, ya que este evita las distracciones propiciadas por los sonidos de la calle o los pitidos de los aparatos electrónicos.
  • Ayuda digital con los asistentes de tareas: Utilizar deadlines, aplicaciones de gestión de tareas y herramientas de trabajo colaborativo -como la suite de aplicaciones de Google, Slack, Hipchat, Trello, Taskade, Evernote, etc…- es fundamental para organizarte y que no se te olvide resolver los asuntos más importantes, especialmente si eres una persona despistada u olvidadiza.
  • Planifica el día de antemano: Comienza el día un plan elaborado -y anotado si se quiere, a mano- la noche anterior o durante el café del desayuno. Analizar y plasmar de forma gráfica tus compromisos diarios puede ayudarte a comprender a desglosar las tareas pertinentes para resolver todos los puntos necesarios y alcanzar cotas más elevadas de productividad.
  • Permite a tu equipo encontrar el mejor sistema sin imponerlo: La flexibilidad y la retroalimentación serán tus mejores amigas si las usas con acierto, ya que de esta manera tu equipo podrá expresar que sistemas -tanto de gestión de horarios, conciliciación y trabajo remoto como de implementación de diferentes herramientas y mecanismos colaborativos. Cuanto más margen tenga tu plantilla para tomar sus propias decisiones con respecto a la optimización del tiempo, mucho mejor.

Vía | Smallbiztrends

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