Teletrabajo

¿Crees que trabajas mucho? Descubre en qué se te van las horas cada día con estas 2 herramientas de gestión del tiempo

Trabajar desde tu casa significa ser capaz de controlar al 100% tu tiempo. Dicho así, suena de maravilla. Y aunque a priori lo de poder llevar el horario que quieras suena fenomenal y parece sencillo, lo cierto es que no siempre es tan fácil. De hecho, la mayoría de los emprendedores digitales sentimos que nos faltan las horas y los días se nos quedan cortos para el montón de cosas que queremos hacer.

Yo soy el vivo ejemplo de ello, y por eso en mi día a día no faltan herramientas de gestión del tiempo que me ayudan a ser más productivo y a no perder el equilibrio. ¡Porque no todo en la vida del emprendedor es trabajar! 😉

Decidir tus horarios tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Y el principal inconveniente, suele venir de la mano de la gestión del tiempo.

  • ¿Sabes exactamente cuántas horas al día dedicas a trabajar?
  • ¿Serías capaz de escribir en un papel la lista de tareas que realizas cada semana y cuánto tiempo te lleva cada una?
  • ¿Cuánto tiempo pasas exactamente en las redes sociales?
  • ¿Y cuántas horas pierdes al día en distracciones o tareas irrelevantes?

Lo más probable es que tengas la sensación de trabajar muchas horas, porque te pasas el día sentado delante del ordenador. Sin embargo, a pesar de la pechá de horas que le echas a tu negocio, los avances y los resultados llegan con cuentagotas.

¿Por qué?

Porque en realidad no estás aprovechando el tiempo de forma eficiente y, sin darte cuenta, cada día tiras un gran porcentaje de horas a la basura.

Y para demostrártelo, he preparado este post, en el que te voy a hablar de Toggl y RescueTime: 2 herramientas de gestión del tiempo que te ayudarán a medir al detalle en qué inviertes cada minuto del día. Si aún no las usas, prepárate para sorprenderte, porque vas a descubrir que tus días están llenos de horas improductivas y que pierdes el tiempo como un bendito.

Utiliza Toggl para registrar el tiempo empleado en cada una de tus tareas

Toggl es una de las herramientas de gestión del tiempo más populares. En concreto, te permite registrar las horas dedicadas a cada tarea, proyecto o cliente de tu negocio.

Aunque Toggl ofrece varios planes de pago, la versión gratuita es muy completa e incluye las funcionalidades más importantes, así que no tendrás que realizar ningún desembolso. 😉

Para empezar a usar esta herramienta, lo primero que debes hacer es, obviamente, registrarte. Una vez que estás dentro de tu panel de Toggl, verás las opciones de crear espacios de trabajo, clientes y proyectos.

Los proyectos se refieren a las áreas de trabajo habituales de tu negocio. Ejemplos de proyectos pueden ser: contabilidad y finanzas, gestión del email, formación, Servicio X, Servicio Y, Marketing, networking, redes sociales…

Dentro de cada proyecto, puedes definir actividades concretas de las que medirás el tiempo.

Cómo medir el tiempo con Toggl

Una vez que creas tus proyectos, ya estás listo para empezar a trackear cada tarea.

Para ello, es tan sencillo como seleccionar el proyecto en el que vas a trabajar, asignar un cliente (si quieres) y poner en marcha el botón de contador de tiempo. Cuando terminas la tarea, detienes el contador y el dato de tiempo invertido queda registrado.

¿Y si mientras estás trabajando te llaman por teléfono o tienes alguna interrupción?

No problem. Basta con parar el contador y reactivarlo cuando retomes la tarea.

Aparte de registrar las horas dedicadas a cada tarea, una de las funcionalidades más interesantes de Toggl y todas las herramientas de gestión del tiempo es la creación de informes, que en Toggl se denomina “Reports”.

Al seleccionar la opción, aparece un panel de control con los distintos proyectos y las tareas desarrolladas dentro de cada uno.

La obtención del informe te sirve para tener una representación de cuánto tiempo te lleva cada proyecto, cada tarea y cada cliente.

¿Para qué te sirve esta información? 

Para saber, entre otras, cosas como estas:

  • La rentabilidad de tus clientes. 
  • Cuánto tardas en ejecutar tus servicios (y poder determinar tus precios, mejorar tu organización interna y planificar tus plazos de entrega).
  • Cuánto tiempo dedicas a cada área de tu negocio y detectar el momento en el que necesitas delegar.
  • El número de horas de trabajo reales (te aseguro que las primeras veces que usas Toggl te entra depresión porque te das cuenta de que eres bastante menos productivo de lo que imaginabas).

Otra de las ventajas de Toggl es que se integra con otras herramientas de gestión y productividad, por ejemplo Asana y Trello; y puedes instalar la aplicación como extensión de Chrome.

RescueTime (el espía que se chiva de tu improductividad)

RescueTime es una aplicación que puedes instalar en cualquier sistema operativo, navegador web o teléfono móvil, cuya misión es registrar la información de todas tus actividades, tanto online como offline.

Esta herramienta tiene versiones gratuita y de pago. La versión gratuita tiene las funciones más importantes, así que solo necesitarás pasar por caja si quieres probar las funciones más avanzadas.

Además de la configuración más básica (que verás que no tiene apenas misterio), te recomiendo explorar las opciones que te da esta herramienta. Para ello te doy un par de consejos:

  • Categoriza las páginas web que visitas.
  • Configura los días y horas en que el software tiene que recopilar información, más que nada para que no lo haga en días de descanso. 🙂

Una vez que has configurado lo que deseas, puedes comenzar a trabajar con normalidad y olvidarte de RescueTime, ya que es una de las herramientas de gestión del tiempo que permanece activa en segundo plano mientras tú trabajas. 

Al igual que con Toggl, RescueTime genera una serie de informes sobre tus rutinas de trabajo. De esta forma, tendrás una estimación real de las actividades en que empleas el tiempo y podrás aplicar medidas correctoras.

Cuando selecciones los informes te encontrarás 4 opciones:

  • Categories: muestra el gráfico de distribución de nuestro tiempo dividido en subcategorías.
  • Applications and Websites: se trata del gráfico más básico y útil que puedes obtener, en que verás en qué has invertido tu tiempo en un día, semana o mes.
  • Productivity: el gráfico de esta sección muestra tu rendimiento en cada tarea. Así puedes comparar cuánto tiempo pasas realizando tus diferentes tareas.
  • Your goals: esta opción te sirve para crear objetivos temporales. Tienes un contador para medir el tiempo y saber si se cumplen o no.

Por si te interesa, te adelanto algunas funciones que tendrás si te haces con la versión de pago:

  • Creación de alertas personalizadas.
  • Bloqueo del acceso a ciertos sitios web con el fin de evitar entrar en ellos y que no te consuman tiempo. Esto puede hacerse por tiempo determinado o indefinidamente.
  • Control del tiempo que pasas offline.
  • Obtener informes más detallados que con la versión gratis.

De todos modos, te recuerdo que con Toggl y RescueTime en sus versiones gratuitas tienes más que suficiente para hacer un seguimiento de tu jornada laboral diaria.

Las herramientas de gestión del tiempo no sirven de nada si no actúas

Para mejorar tu productividad y gestionar mejor tus horas de trabajo, no basta con conocer aplicaciones: de nada servirán si no pasas a la acción y empiezas a usarlas YA.

Ahora bien, si nunca has comprobado con número reales en qué se va tu tiempo cada día, es muy posible que cuando utilices estas herramientas de gestión del tiempo te asustes o te deprimas, ya sea porque tu productividad está por los suelos o porque estás trabajando bastante más tiempo del que pensabas.

Si tu caso es el segundo, está claro que necesitas reflexionar y tomar decisiones para liberar tiempo y descansar más. Sin embargo, apuesto a que te ocurrirá el caso contrario: pasas muchas horas delante del ordenador, pero tu productividad es mínima.

La buena noticia es que con aplicaciones como Toggl y RescueTime, podrás ser consciente de ello, y este es el primer paso para ponerle solución. 😉

Y tú… ¿utilizas herramientas de gestión del tiempo? ¿Sientes que trabajas mucho y avanzas poco? ¿Te atreves a medir a partir de hoy todo lo que haces? El tiempo es una de las principales preocupaciones de los emprendedores, así que te espero en los comentarios y continuamos el debate.

Un artículo escrito por Javier Gobea

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