Editorial, Teletrabajo

5 trucos para que el trabajo en remoto sea (aún más) productivo

La distancia y la falta de visibilidad suponen una losa que, en ocasiones, es difícil de gestionar por parte de los grupos de trabajo que combinan modelos remotos y convencionales. Por suerte, existe una serie de estrategias probadas que pueden ayudar a garantizar la productividad de los equipos en teletrabajo.

Según una encuesta de Gallup, el 31% de los empleados estadounidenses pasó entre el 80% y el 100% de su tiempo teletrabajando. Otro informe, esta vez de la firma luxemburguesa IWG, afirma a su vez que el 70% de los profesionales ya trabaja de forma remota (esto es, teletrabaja) al menos una vez a la semana. Incluso va más allá: un 53% no va a la oficina al menos la mitad de la semana.

Una tendencia cada vez más en auge, favorecida por el avance de la propia tecnología (herramientas de gestión en la nube, videollamadas, chats grupales con seguridad de categoría empresarial…), que sin embargo no está exenta de trabas y retos. Algunas de estas barreras pasan por la organización de los equipos remotos, cuyo manejo y valoración de la productividad difiere notablemente de los modelos tradicionales.

La distancia y la falta de visibilidad suponen una losa que, en ocasiones, es difícil de gestionar por parte de los grupos de trabajo que combinan modelos remotos y convencionales. Por suerte, existe una serie de estrategias probadas que pueden ayudar a garantizar la productividad de los equipos en teletrabajo. A saber:

Usar chats virtuales

La comunicación es siempre un desafío para los equipos virtuales. Si bien es fácil usar el correo electrónico o la videoconferencia para debatir asuntos críticos o realizar reuniones periódicas, los equipos virtuales carecen del fácil acceso a un entorno de oficina. El correo electrónico, en particular, puede ser una herramienta torpe para la conversación, y la discusión que tiene lugar en una oficina a veces puede ser tremendamente útil y productiva, generando ideas que podrían no haber salido a la luz en otro contexto.

En ese sentido, cada vez son más las empresas que apuestan por herramientas de mensajería colaborativa como Slack, en las cuales podemos configurar salas de chat que recrean parte del ambiente de oficina, con canales abiertos y otros dedicados a diferentes proyectos y departamentos. Además, estas vías digitales no solo son exclusivas del PC, sino que también pueden llevarse en los smartphones, con lo que se crea esa comunicación constante con los compañeros, incluso si bajamos a fumar un cigarrillo o a tomar un café.

Cuidado con la sobrecarga de comunicación

Pero no todo pasa por favorecer las comunicaciones entre los equipos remotos, ya que cuando se produce demasiada información y demasiada interacción, el resultado es precisamente el opuesto a la productividad buscada. Interminables correos electrónicos, actualizaciones de proyectos, bromas entre compañeros… la acumulación de mensajes pueden suponer todo un quebradero de cabeza para los trabajadores en remoto.

No en vano, los empleados virtuales pueden encontrarse involucrados en una docena de conversaciones a la vez, a través de múltiples canales y vías diferentes. Un auténtico caos que, además, requiere que cada miembro del equipo deje que otros conozcan sus medios de comunicación preferidos y que aclaren cuando están ocupados o no están disponibles. Mantener las líneas de comunicación lo más limpias posible asegura que los miembros del equipo se concentren en su trabajo en lugar de seguir cada conversación que tiene lugar en toda la organización.

Herramientas colaborativas

Y mientras que en una oficina se pueden organizar los flujos de trabajo a viva voz, en modelos de trabajo remoto es más complicado establecer el orden a la hora de ejecutar tareas o llevar a cabo proyectos. Administrar esa clase de órdenes por correo electrónico es, simplemente, una locura cuando hablamos de grandes grupos de trabajo, por no hablar de la complejidad que puede suponer controlar las diferentes versiones de un documento o los status en tiempo real de cada iniciativa.

Por eso, las herramientas de trabajo colaborativo son indispensables para asegurar que haya suficiente consistencia para que todas las partes dispares encajen juntas en el camino. Las suites de productividad y los servicios para compartir archivos como Google Drive, Microsoft Office 365 y Dropbox facilitan más que nunca que los equipos virtuales compartan una visión común de recursos en tiempo real.

Las herramientas colaborativas hacen posible que los miembros del equipo virtual trabajen en proyectos simultáneamente como si estuvieran sentados uno al lado del otro. En combinación con la tecnología de videoconferencia y uso compartido de pantalla, los miembros del equipo virtual pueden casi estar en la misma habitación…. a kilómetros de distancia.

Procesos de trabajo estandarizados

La metodología resulta indispensable cuando hablamos de grupos de trabajo en remoto. Mientras que en una oficina al uso, cada miembro puede tener sus propios hábitos de productividad y el día a día se encarga de moldear el resultado final, en los equipos virtuales se necesita compartir una forma de trabajar desde el minuto uno para que haya resultados positivos.

Contar con una metodología clara y compartida también facilita la incorporación de nuevos miembros y escala las operaciones comerciales de manera rápida y efectiva. Sin sistemas compartidos, cada miembro del equipo se vería obligado a experimentar con múltiples estrategias antes de encontrar algo que funcionara para cada uno de ellos. La implementación de procesos estandarizados garantiza que el trabajo de todos contribuya al rendimiento del equipo.

Rendimiento y flexibilidad

Con la capacidad de establecer sus propios horarios y trabajar de forma independiente, los miembros del equipo virtual pueden terminar fácilmente sin aprovechar al máximo su tiempo. Mientras que algunos empleados remotos pueden funcionar de manera muy efectiva con poca o ninguna supervisión, muchas personas necesitan cierto nivel de supervisión para sentirse responsables por su trabajo.

Afortunadamente, muchas plataformas de software de gestión de proyectos permiten a las empresas realizar un seguimiento de las horas de trabajo y las contribuciones de cada persona. Esta información se puede incorporar en las evaluaciones de rendimiento para determinar qué tan eficientemente los miembros del equipo utilizan su tiempo y proporcionar información que pueda mejorar su productividad.

Por otro lado, trabajar con un equipo virtual requiere que los líderes y las organizaciones sean flexibles. En muchos casos, los miembros del equipo trabajan en diferentes zonas horarias, por lo que es difícil coordinar reuniones virtuales o colaborar de otras maneras. Incluso cuando los empleados comparten un huso horario común, pueden favorecer el trabajo en diferentes momentos del día cuando sienten que pueden ser más productivos. Como no es absolutamente necesario que todos los miembros del equipo trabajen al mismo tiempo, tiene sentido que el equipo sea lo suficientemente flexible como para satisfacer las necesidades de todos.

Escrito por Alberto Iglesias Fraga

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