Herramientas de Comunicacion

Así se ha convertido el correo electrónico en un pozo negro para la productividad

El correo electrónico cambió la forma de comunicarse en las empresas. Se pasó del correo postal a tener casi al instante, un muy pocos minutos una comunicación. Eran los tiempos donde primero se conectaba a Internet, se descargaba el correo, se desconectaba, se leían mensajes y se contestaba y luego se volvía a conectar para enviar. Un gran salto adelante, pero hoy un el correo electrónico es un gran pozo negro para la productividad.

Empezando porque se ha convertido más en una base de datos, un archivo donde se reciben multitud de mensajes y no todos se leen. El correo electrónico es el notario de la empresa, donde si quieres que quede constancia de algo, de que se han dado unas instrucciones para realizar un trabajo de determinada manera, mejor enviarlo por esta vía.

Una herramienta que ya no cumple con su función de comunicación

Suple la falta de archivo de otros métodos de comunicación, como puede ser la mensajería instantánea a través de WhatsApp o la llamada telefónica. Son mucho más rápidas, pero luego no es fácil recuperar el hilo de una conversación. Por eso se siguen enviando un exceso de mensajes para dejar constancia de todo.

A la vez es una aplicación, en concreto clientes como Outlook, que se han vuelto imprescindibles al integrarse con otras aplicaciones como pueden ser la de facturación, contabilidad, etc. Esto hace que el canal por el que se remiten facturas a los clientes sea necesariamente el correo. Y a través del mismo está abierto para los clientes.

Por último en muchos casos otras aplicaciones que utilizamos también nos envían notificaciones. La copia de seguridad, calendarios, citas, etc. nos llegan al correo y nos saturan. Todo esto hace que el correo no sea más que un almacén. Al final cuando ves que has enviado un mensaje y no llega respuesta, vuelves a enviar y te contestan, ya tienes claro que este canal tiene un problema.

Más facilidad que nunca para consultar el correo, más problemas que nunca

El problema es de saturación en muchos casos. No damos a basto para leer tanto mensaje. Se leen muchos de los mensajes en diagonal, en el mejor de los casos. La falta de estructura de los mismos tampoco ayuda. Y el resultado es que son muchas horas perdidas y un canal de comunicación que no funciona como tal.

Además en muchos casos la extensión del correo al móvil ha generado más problemas de los que ha solucionado. En lugar de gestionar mejor al poder contestar mensajes desde el móvil lo hacemos peor. Protocolos de correo anticuados que hacen que las respuestas enviadas desde el móvil no están en el ordenador y viceversa. Leemos correos en el móvil y contestamos de forma breve o lo dejamos para llegar a la oficina y quedan en el olvido.

O lo que es peor, le estamos dando una urgencia al correo al contestar en cualquier momento y desde cualquier lugar que en realidad no tiene. Si algo nos llega al correo por definición no es urgente. Y lo peor es que este hábito se ha hecho natural en muchos de nosotros, incluso trasladándolo a mensajería instantánea u otros canales de comunicación como redes sociales.

Un artículo escrito por Carlos Roberto

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