Claves para una Agenda de Contactos organizada

Contando correos, llamadas, mensajes… ¿cuántas veces al día accedes a tu lista de Contactos? ¿Y a la semana? Esa lista, mucho más importante de lo que aparenta, no siempre está todo lo organizada y limpia posible. Y ahí hay mucho que ganar.

Hace unos cuantos años la Agenda de Contactos sólo la teníamos en el ordenador para enviar emails. Hoy eso ha cambiado totalmente y la utilizas mucho más de lo que percibes. De modo que tenerla ordenada, limpia y priorizada, importa cada vez más.

No es sólo una cuestión de tiempo. Tampoco de eficiencia. Sino muchas veces de salud mental.

Pero se supone que gestionar bien la Agenda de Contactos no tiene ningún misterio, ¿verdad? Basta con añadir nombres y teléfonos, y borrar alguno de vez en cuando. ¿Qué tiene de especial o qué se puede hacer con ella para optimizarla?

Estas son mis claves favoritas para una Agenda de Contactos óptima:

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  • Mucho mejor en la Nube
    De esta manera centralizas todos tus contactos en un solo sitio, sin importar el número de dispositivos y aplicaciones que utilices. Tienes garantizada la sincronización entre todos ellos (y además inmediata). Aunque pierdas tu móvil o tableta, los contactos siguen ahí. Cuando compras un nuevo dispositivo la sincronización es rápidísima. Y un largo etcétera de beneficios. Como agendas en la nube, Google y iCloud son de las alternativas más populares pero no las únicas.
  • Utiliza los Favoritos “principales”
    Son los contactos a los que accedo o llamo con más frecuencia. No todo el mundo utiliza bien esa lista: los hay que tienen una lista enorme (donde cuesta encontrar a alguien); o quienes no le sacan partido y la tienen vacía. Mis tres claves son: 1) No pongas ahí más de 8-10 personas; 2) Elígelas con criterio: piénsalas y escríbelas; 3) Revisa y limpia esa lista de vez en cuando.
  • Saca partido de los Grupos
    Bastantes aplicaciones y dispositivos incluyen esta opción. Consiste en la posibilidad de formar grupos para clasificar y separar mejor tus contactos. Actúan como carpetas. Puedes echar mano de los grupos clásicos que siempre funcionan: Amigos, Familia, Compañeros, Clientes, etc. No por básico deja de funcionar, ¡es utilísimo!
  • Utiliza otros campos de información
    A la hora de añadir un contacto solemos poner el nombre y número, también su dirección de correo. ¿Por qué no aprovechar algunos de los campos útilísimos que tienes ahí? Dirección física, número fijo de su oficina, página web, nick en Twitter, o incluso las notas u observaciones. No hay que incluir todo en todos los contactos, pero sobre todo en algunos (los profesionales), va a hacer que en el futuro pierdas menos tiempo buscando datos que tarde o temprano necesitarás.
  • Agenda secundaria de contactos
    A menudo ocurre que en tu Agenda tienes personas con las que no has hablado en años. Teléfonos o direcciones de Email que están siempre en medio molestando. Cabría pensar que la solución es eliminarlos, pero tal vez me interese conservarlos por si alguna vez los necesito. Sácalos de tu Agenda principal y guárdalos por ejemplo, en una nota de Evernote o OneNote, o en un documento en Google Drive. O bien en la misma Agenda pero en un Grupo separado: «Antiguos».
  • De la tarjeta a la Agenda
    A la vuelta de reuniones, comidas, eventos, convenciones, y viajes es habitual venir con unas cuantas tarjetas. Las tarjetas (que son muy bonitas, ejem, la mayoría) son algo físico que no llevarás contigo siempre a todas partes; y que te obligará a tener contactos en papel y en digital. Centralízalo todo en un sitio. Pásalas a digital: bien a tu Agenda de Contactos en la Nube, o bien escanearlas con las fabulosas aplicaciones móviles que hay hoy en día.
  • Revisa y limpia a ratitos… y periódicamente
    Una de las excusas clásicas para no ordenar y limpiar la Agenda de Contactos es que «tengo poco tiempo y muchísimos contactos». A todos nos pasa eso. La idea es hacerlo poco a poco, aprovechando por ejemplos los muchos “ratos muertos” que tenemos. Complementariamente, una o dos veces al año, ponte a hacer una limpieza a fondo.

Hagas lo que hagas, organices tu Agenda como sea, o si sigues alguna de estas pautas, mi mayor recomendación es esta: sé coherente y sigue un mismo esquema definido y claro. La falta de criterio en la Agenda de Contactos suele terminar en caos, desorganización y micropérdidas de tiempo que al cabo del año son monumentales. Ojo siempre con los rincones pequeños, porque por cotidianos a menudo los descuidamos y luego dan más guerra de lo que parece.

— Berto Pena

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