Cómo gestionar mejor nuestro tiempo de trabajo, según la ciencia

La mayor parte de las ineficiencias tienen un denominador común: la mala priorización de tareas de los profesionales. Os contamos cuatro principios clave que nos permitirán optimizar nuestra organización de de tareas y la gestión de nuestro tiempo en el puesto de trabajo.

Perder el tiempo es casi tan humano como estar vivo: mantener la concentración durante las ocho horas de una jornada laboral se antoja cuanto menos una utopía y, cuanto más, una falaz aspiración corporativa. Máxime si hablamos de profesiones creativas en las que no solo se requiere estar presente en el puesto de trabajo, sino un particular equilibrio entre las tareas cotidianas, los momentos de reflexión y la elaboración de estrategias desde cero.

Además, para complicar esta ecuación, cada persona es distinta y tiende a gestionar mal su tiempo de trabajo por distintos motivos. Pero, en la mayoría de los casos, estas ineficiencias tienen un denominador común: la mala priorización de tareas y la obsesión por sacar adelante procesos que no aportan demasiado a nuestros objetivos ni a los de la compañía.

Es por ello que los expertos recomiendan “invertir la mayor parte del tiempo en las cosas importantes en lugar de perderlo trabajando en muchas pequeñas tareas irrelevantes”, como dicen en la CEREM Business School. “Para alcanzar los objetivos hay que realizar las tareas siguiendo una secuencia lógica de forma ordenada”.

Y, para ello, existen hasta cuatro principios clave que nos permitirán optimizar nuestra organización de de tareas y la gestión de nuestro tiempo en el puesto de trabajo. A saber:

Principio ABC

La primera de las normas que vamos a reseñar es el principio ABC, el cual parte de una premisa muy sencilla: dedicamos un pequeño porcentaje del tiempo en las tareas que producen la mayor parte de los resultados que buscamos. El resto del tiempo lo solemos dedicar a obligaciones de menor calado sin demasiada implicación en nuestros objetivos.

Por ello, los expertos en management recomiendan dar prioridad a un grupo de actividades que han denominado A (ese 15% de las actividades que genera el 65% de resultados), delegar las tareas del grupo B (otro 20% de las actividades que genera el 20% de los resultados) y, simplemente, dedicar el menor tiempo posible a las de la categoría C (que corresponden al 65% de nuestras tareas pero que tan solo suponen el 15% de los resultados).

Principio de Pareto

En segundo lugar nos encontramos con el principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20. Planteada a partir de los estudios del economista italiano Vilfredo Pareto (quien comprobó que la riqueza estaba desigualmente repartida en la sociedad italiana de su tiempo ya que el 20% de la población poseía el 80% de los bienes), la regla puede resumirse en una frase del propio Pareto: “Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen por lo general sólo una minoría”.

Como ya os contamos en TICbeat, esta regla se materializa en que tan solo un 20% aproximado de las actividades producen el 80% de los efectos/resultados. Como se puede observar, es una variación significativa respecto a la regla ABC. A nivel de productividad, implica que depuremos numerosas tareas irrelevantes y acciones intrascendentes que no generan los resultados deseados.

Ley de Parkinson

La Ley de Parkinson, enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. ¿Qué significa esto? Que al realizar una tarea debemos trabajar fijándonos plazos de tiempo teniendo en cuenta el resto de tareas que también deben ser realizadas.

Y es que, para muchos, cuanto más tiempo se tenga para hacer algo, más divagará la mente y más problemas serán planteados. Este hecho tiene una gran aplicación en gestión del tiempo, productividad y dirección de proyectos, puesto que la fijación de cortos plazos de entrega nos ayuda a evitar que el trabajo se expanda innecesariamente.

Leyes de Muprhy

Por último, no podemos obviar las famosas Leyes de Murphy. “Al planificar una tarea hay que tener presente que nos pueden surgir situaciones imprevistas por lo que es conveniente asignar una cantidad de tiempo suficiente sin quedarnos cortos y adoptar las medidas adecuadas previendo posibles errores”, sintetizan desde la escuela de negocios.

En concreto, Murphy estableció tres leyes: “Nada es tan sencillo como parece al principio / Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio / Si algo puede ir mal irá mal”.

Escrito por Alberto Iglesias Fraga

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