Cuando nos lanzamos a la aventura de SumaCRM hace ya más de dos años, éramos 4 socios (Alex, Henry, Alfredo y yo). Por entonces, ya teníamos muy claro por qué queríamos trabajar en remoto.

Estábamos convencidos de que la gente puede ganar tiempo en su empleo para dedicarlo a lo que más quiera, ya sea su familia, novia, amigos o por qué no, a trabajar y vender más.

Con el tiempo hemos ido afinando esta idea y, al final, nos dimos cuenta de que el leitmotiv de Suma y todos los que remamos en este barco es que “el tiempo es felicidad”.

Y la felicidad es la clave de todo. De hecho, hace poco me casé y cuando llegó la hora de las peticiones, Alfred, que además de ser mi socio es uno de mis mejores amigos, lo tuvo claro:

Si algo ayuda tanto como el tiempo a ser feliz, es poder tener el lifestyle que deseas… ¡Qué te voy a contar si estás aquí!

Para mí, el lifestyle de una persona incluye, por supuesto, trabajar desde donde más feliz le haga vivir.

Al principio, mientras la mayoría del equipo estaba en Madrid, Henry y Alex del departamento de programación vivían y trabajaban desde Mar de Plata, en Argentina (que, por cierto, es una ciudad preciosa).

No nos sentíamos una empresa en remoto

Dicho así, podría parece que nacimos como una empresa en remoto, pero nosotros no nos sentíamos así. Lo que sí teníamos por aquel entonces era la vocación de lograrlo en algún momento.

Todo empezó a cambiar cuando, vi la charla TED de Tim Urban sobre la procrastinación.

En ella habla de cómo funciona la mente de un procastinador y, en algunos aspectos, no me pude sentir más identificado.

Te la dejo por aquí porque la charla es brutal y el tío, que es un speaker buenísimo, la hace super amena, pero en cualquier caso, te resumo debajo las ideas principales:

El punto de Tim en el vídeo es que, en mayor o medida, todos somos unos procastinadores de campeonato.

Esto, a decir verdad, tampoco es un gran problema, porque el sistema funciona bastante bien.

Cuando tienes que afrontar una tarea que no te apetece o no te gusta la vas aplazando  hasta que…

¡Sorpresa!

La fecha límite para hacer la tarea se te echa encima y, si no te pones manos a la obra con lo que sea que tienes pendiente (estudiar, hacer un trabajo, preparar algo…), te la juegas. Te ganas un suspenso, una bronca o cualquier otra consecuencia negativa que NO quieres.

Estas fechas de entrega funcionan como un alarma que despiertan el lado de tu mente más trabajador y eficaz y te pones a sacar la tarea como un loco.

Alguna vez se te dará peor (o dormirás muy poco y tendrás un estrés brutal), pero en general llegas a la entrega y después tu modo procastinador puede volver a ponerse ON hasta la próxima alarma.

La cuestión es que las cosas “de la vida” no tienen alarmas porque no tenemos fecha de muerte.

Por eso, cuando queremos hacer algo realmente importante para nosotros, como dejar de fumar, empezar un blog para alcanzar el lifestyle de nuestros sueños o, en nuestro caso, apostar por la vía del trabajo en remoto, no hay ninguna alarma que te ponga manos a la obra.

Y el tiempo va pasando y pasando.

Así que decidí ponerme manos a la obra con mi sueño sin más…

Apenas dos meses después, me mudé a vivir a Tarifa con mi novia (ahora mujer) Lucía, porque los 2 somos unos enamorados de la playa, el Kitesurf y el yoga.

Desde que tomé la decisión hasta que me marché, empecé a devorar todas las metodologías y técnicas que aplicaban empresas super molonas que ya trabajaban en remoto, como Zapier, Basecamp o Buffer. El objetivo era crear nuestro propio remoto…

Y deja que te haga un pequeño spoiler: cada vez lo tenemos más evolucionado y ya somos un equipo en remoto que funciona como un reloj.

  • Alex y Henry siguen en Mar de Plata.
  • La mayoría del equipo está en las oficinas de Madrid.
  • Yo estoy en Tarifa la mayor parte del año.
  • Loren, otro de los compis de la ofi, está viviendo en Granada.
  • E incluso Charly, de marketing, colabora con nosotros desde Cork, en Irlanda.

¡En total más de 12.000 km nos separan a todos los que remamos en Suma para hacer el mejor CRM del mercado!

Y ¿qué sistemas usáis para trabajar como si estuvierais codo con codo?

Nuestra guía de trabajo en remoto tiene 3 apartados clave: reuniones, procesos y herramientas. ¡Vamos de uno en uno!

#Las reuniones en remoto

A nosotros no nos gustan nada las reuniones, más cuando leímos un informe que decía que que el 50% de ellas son improductivas y, del 50% restante, solo la primera media hora suele ser productiva.

Intentamos tener pocas reuniones y que sean muy ágiles.

Ahora mismo tenemos estas tres:

El semáforo de la felicidad

Igual que creemos que para hacer una cultura de empresa que nos ayude a ser felices no vale con poner frases en la pared, tampoco creemos que para apostar por la felicidad pongamos nuestro hashtag #ElTiempoEsFelicidad y haya que espererar que el resto pase solo.

Por eso tenemos los semáforos de la felicidad.

Todos los días, antes de acabar el trabajo, nos llega un email con una encuesta que se responde en 1 minuto.

Las respuestas las exportamos a un excel y los miércoles nos reunimos y comentamos entre todos los semáforos.

La clave de esta reunión es que es 100% en positivo y, ni muchísimo menos se buscan culpables, sino soluciones.

Por supuesto, tampoco va de poner excusas, sino de ponernos en la piel de los compis he intentar que todos estemos alineados.

Al principio nos asustaba un poco lo de exponernos, pero ahora mismo creo que todos en la ofi estamos enamorados de estas reuniones.

¡Carita verde para las reuniones! =)

Daily Stand Up Meetings

La idea es que cada día todas las personas sepan lo que van a hacer esa jornada y lo que van a hacer los demás.

Así, a pesar de la distancia, todos estamos conectados y sabemos qué está pasando en cualquier lado.

Esta reunión la hacemos los lunes, los martes y los jueves.

El equipo tiene que responder a 3 preguntas en máximo 1 minuto:

  1. ¿Qué hice ayer?
  2. ¿Qué voy a hacer hoy?
  3. ¿Qué me está impidiendo progresar?

La idea no es controlar a la gente, sino ayudarnos entre todos. De hecho, poco a poco estamos convirtiendo el “¿qué hice ayer?” y “¿qué voy a hacer hoy?” en “¿cómo fueron mis objetivos de ayer?” y “¿cómo van los de hoy?”.

¡Ah! Es importante que esta reunión no puede durar más de 15 minutos bajo ningún concepto.

Esta es una de las primeras que hicimos. Ahora la hemos “profesionalizado” mucho. La práctica hace al maestro… jaja

Weekly Stand Up Meeting

Esta reunión es parecida a la anterior, pero con 2 pequeñas diferencias:

  • Solo hacemos 1 a la semana, los viernes.
  •  Dura 30 minutos.

Aquí, las dos preguntas que hay que contestar son:

  1. ¿Cómo han ido los objetivos de mi semana?
  2. ¿Cómo ha ido mi sprint? ¿Cúal es el próximo?

Para explicar bien este segundo punto, tengo que pasar a los procesos.

#Los procesos para trabajar en remoto

Aquí otra vez el número clave es el 3. Nuestros procesos para poder trabajar en remoto son los sprints, los objetivos y la comunicación interna.

Los sprints

La idea es que todas las semanas, además de nuestro tareas diarias, afrontamos un proyecto (o una parte de un proyecto) entregable en 7 días.

El objetivo de esto es que funcione como una escalerita para la productividad.

Por eso los sprints suelen ser o para mejorar algo que nos hace perder el tiempo (automatizar una tarea, mejorar cómo medimos algo, investigar e instalar una herramienta…) o para hacer algo que nos lleve a alcanzar mejor nuestros objetivos.

Los objetivos

En Suma todos trabajamos por objetivos. Tanto por departamento como personales.

En marketing, por ejemplo, que es mi parcela, tenemos el compromiso de aumentar las visitas a la web un 20% mensual.

Cada vez se hace más difícil, claro, pero con nuestra escalerita de productividad vamos lográndolo.

Así, para que lo veas claro, un sprint mío podría ser mejorar el SEO del blog. De ese modo, además de mi trabajo diario, haría algo que me va a ayudar a conseguir mis objetivos.

Cada departamento tiene una métrica en la que poner el foco. Y, aunque hay más, nos centramos en esta única cifra que es la que más mejora el conjunto del negocio. Por departamento son:

  • Marketing: visitas a la web.
  • Ventas: clientes que se quedan con la herramienta.
  • Programación: cumplimiento de los plazos de entrega.
  • Soporte: churn.

Todo lo agrupamos en un excel que tenemos delante en el momento de reunirnos.

La comunicación

Para que todo esto funcione y tenga un sentido global, es muy importante sentirnos a bordo del mismo barco. Ya habrás notado que menciono mucho esa metáfora, porque para nosotros es crucial.

Por eso, cuando estás en remoto y pierdes las charlas tomando un café, o cuando nos vamos de birras después de trabajar, tenemos que cuidar este aspecto especialmente.

Para eso utilizamos sobre todo herramientas que nos hagan sentir cerca.

#Las herramientas que usamos

Slack

Con Slack podemos mandarnos mensajes privados entre nosotros, además de tener un chat para cada departamento.

También tenemos un chat de buenas noticias que llamamos “¡A tope!” y, por supuesto, un chat para suplir las birras: “¡Birras time!”. En este compartimos bromas, planes que hacemos fuera y todas esas cosas.

Whatsapp

Nuestro grupo de Whatsapp intentamos mantenerlo alejado del curro.

Solo nos mandamos fotos, hablamos de tonterías y, en definitiva, le damos el mismo que a los grupos de los colegas.

A veces es difícil, pero la máxima es clara: NADA de trabajo.

SumaCRM

Y, por supuesto, usamos nuestra herramienta.

Creemos que es de lo mejor para mantener la comunicación interna del equipo y ahí funcionamos con notificaciones, con casos y con las fichas de los clientes.

Con estas tres herramientas manejamos un flujo de comunicación diario brutal y, que encima, no interrumpe.

Gracias a ellas podemos hablar sin cortar el foco, trabajar enchufados y aun así estar conectados todo el tiempo.

#Algunas otras herramientas

Hangouts

Las reuniones las hacemos todas a través de hangouts como has visto en el vídeo de arriba.

Así, además de hablar, nos vemos todos las caras, que siempre se agradece.

Google Docs

Todos nuestros documentos los hacemos en Google Docs, que es la forma más fácil de compartir información y el trabajo todos con todos.

De hecho, todos nuestros Excels de objetivos los tenemos en la nube para que quien quiera consultarlos pueda hacerlo (incluso si no trabajas en Suma, puedes descargarlos aquí).

Typeform

Typeform es la herramienta con la que hacemos la recopilación de datos del semáforo de la felicidad.

De ahí lo exportamos a un Excel de… ¡lo has adivinado! De Google Docs y ya lo tenemos listo para la reunión de los miércoles 🙂

¡Eso es todo!

Así conseguimos poco a poco ir implantando en SumaCRM el lifestyle de nuestros sueños:

  • Trabajar desde donde queremos.
  • Trabajar felices.
  • Trabajar para que los demás trabajen menos de la forma que mejor sabemos: haciéndoles ganar tiempo.

¿Qué te ha parecido nuestro método?

Si te ha quedado alguna duda o tienes alguna sugerencia, ¡vamos a los comentarios!

Siempre digo que ahí es donde está la chicha y la mejor parte de los post, así que dame la razón en esta ocasión. ¡Nos vemos abajo!

Un artículo escrito por Tomás Santoro, CEO de sumacrm.com, publicado en Lifestyle al cuadrado