Si has decidido emprender no solo tienes que ser bueno técnicamente en lo que haces, sino que también tienes que ser capaz de entender tus finanzas para actuar como un verdadero gerente de empresa y tener beneficios a final de año.

Probablemente la única relación que tienes con tus números a día de hoy es saber cuánto has facturado y cuántos impuestos tienes que pagar al final del trimestre.

Dejar tus finanzas en manos del gestor para pagar impuestos a final del trimestre no es suficiente. Si de verdad quieres vivir de tu trabajo, ha llegado el momento de aprender a utilizar la información económica que genera tu negocio para poder tomar buenas decisiones.

A mi me pasó exactamente lo mismo cuando empecé.

No tenía ni idea de cómo controlar o leer mis números.

Y esto paralizaba muchas decisiones:

  • ¿Qué precios poner?
  • ¿Qué objetivos marcarme?
  • ¿Qué inversiones podía permitirme?
  • ¿Cuánto debía vender?
  • Etc.

Pero cuando intentaba que algún especialista me explicase las cosas, o compraba libros para entenderlo por mi misma o me encontraba con un exceso de información que me devolvía al punto de partida.

Pasé de la parálisis por ignorancia a la parálisis por infoxicación.

Así que a través de los años fui creando mi propio método simplificado con algunos indicadores básicos que me permitieron avanzar de forma segura, conseguir rentabilidad y vivir al 100% de mi negocio.

Hay preguntas muy importantes sobre tu negocio para las que necesitas respuestas claras. La cuestión es que a veces no sabemos dónde encontrar la respuesta.

Estas son algunas de las preguntas típicas que yo me hacía:

¿Te resultan familiares estas inquietudes?

La verdad es que yo me encontré muy sola para encontrar las respuestas. Pero no me voy a extender en el porqué sino en cómo encontré la solución.

Simplemente, no me quedó otra que adentrarme en el complejo universo de la economía de los números e ir separando el grano de la paja.

Porque como pequeños empresarios no necesitamos lo mismo que una gran empresa. Pero sí que necesitamos un Sistema de Indicadores Económicos Básicos (SIEB) para poder tomar decisiones con fundamento.

¿Qué es para mi un Indicador Económico Básico?

Se trata de un concepto que puedes medir (dato) y que te ayuda a evaluar aspectos clave de tu negocio. Es una de las piezas que necesitas para construir tu propia brújula de negocio.

Esta brújula va a ser tu guía para tomar decisiones clave y para ayudarte a dirigir tu negocio a buen puerto, con foco y con seguridad.

La realidad como emprendedor es que tienes mucho que hacer y pocas horas para llegar a todo lo que te propones. Pero lo cierto es que tus números hablan y tú necesitas aprender su idioma: escuchar y entender.

Los 6 indicadores imprescindibles que te van a ayudar

Personalmente trabajo con algunos indicadores más que los que ahora te voy a proponer. Pero estos son los imprescindibles para poder dirigir tu negocio hacia el éxito sin sufrir más de lo necesario.

  1. Estructura de tus ingresos: fíjate en que no me refiero a cuánto ingresas, sino cómo se estructura el dinero que entra en tu negocio.
  2. Estructura de tus gastos: lo mismo. No es suficiente saber cuáles son tus gastos. Necesitas más información para poder tomar decisiones.
  3. Coste por hora de tu negocio: es decir, cuánto te cuesta mantener tu negocio abierto aunque no vendas.
  4. Margen bruto: es la diferencia entre el precio de venta de un producto y su precio de coste.
  5. Punto Muerto: te permite concretar cuánto debes ingresar (vender) como mínimo para no perder dinero.
  6. Margen de Rentabilidad: en otras palabras, relaciona tus ganancias con el esfuerzo de ventas que tienes que hacer.

No te preocupes si te han surgido dudas, los explico ahora uno por uno.

1# Cómo se estructuran tus ingresos

No me refiero solo a cuánto has ingresado, sino a poder calcular la cifra de ingresos por línea de negocio (o por servicio / producto).

Por ejemplo, si eres psicólogo o coach y este año facturaste 32.200€, deberías poder desglosar estos ingresos por tipo de servicio y saber qué importancia tiene cada uno en relación al total:

  • Terapia individual: 10.800 € (33,5% de la facturación).
  • Terapia de pareja: 13.500 € (41,9% de la facturación).
  • Talleres propios: 7.200 € (22% de la facturación).
  • Formación in company: 7.000 € (21,7% de la facturación).

A mi me gusta visualizar esta información en un gráfico que puedes conseguir de forma sencilla con un Excel.

Pero lo importante viene ahora, en el análisis de esos datos.

¿Para qué te sirve conocer la estructura de tus ingresos?

  • Grado de dependencia en relación a un determinado tipo de servicio o producto: en este caso, queda claro que las terapias son los servicios que generan mayores ingresos y en concreto, destaca la terapia de pareja.
  • Cuál es el perfil de cliente ideal dominante a nivel de facturación: en otras palabras, el que está dejando más dinero en tu empresa. En nuestro ejemplo, te invito a hacer un retrato robot de tus clientes de terapia de pareja y qué problemas comparten (cuál de los miembros te contacta, quién crees que toma la decisión de contratarte, cuál es su principal problema, qué viene buscando, etc).
  • Mejor orientación de toda tu comunicación (tus mensajes, tus automatizaciones, etc.): si te das cuenta de que la mayoría de tus clientes (63%) buscan terapia, deberías centrar aquí tus mensajes. Por ejemplo, el tono más “empresarial” que usarías para la formación in company pasaría a 2º plano, reservándolo solo para un email marketing segmentado y para las páginas de ventas de estos cursos.
  • Decidir con más seguridad qué nuevos servicios te interesa crear: ahora que sabes qué importancia tiene cada tipo de servicio, puedes organizar nuevos talleres sobre comunicación en pareja como producto de entrada para clientes indecisos. O al contrario, como plan de continuidad una vez superada la crisis de pareja, para mantener la armonía.

Consejo práctico: construye un simple excel para recoger esta información y generar tu gráfico. Haz una lista con tus líneas de negocio (o con todos tus servicios, si lo prefieres) y anota la facturación anual. Ah… la facturación sin IVA, por supuesto.

2# Cómo se estructuran tus gastos

Ya sabes que no es oro todo lo que reluce. Ingresar dinero no significa que lo estés ganando.

¿Cuántas veces has creído que las cosas iban bien y al final has descubierto que después de mucho trabajar no ganas lo suficiente?

Y es que mentalízate de una cosa:

Ingresos no es lo mismo que beneficios.

A tu total de facturación tienes que descontarle todos los gastos que tienes.

En definitiva, tienes que investigar y entender cómo sale el dinero de tu empresa.

Gastos fijos

Gastos fijos es lo que te cuesta tener el negocio abierto aunque no trabajes ni vendas nada. Me refiero a gastos como:

  • La cuota de autónomo.
  • El alquiler.
  • Tu dominio.
  • El hosting.
  • El teléfono.
  • La luz.
  • Los seguros.
  • La plataforma de email marketing.
  • Etc.

Es decir, los gastos que tienes al cabo del año y que no puedes asignar a un proyecto concreto porque forman parte de tener tu actividad en marcha.

Gastos variables

Gastos variables son los que van asociados directamente a la venta y/o ejecución de tu servicio:

  • Material que compras.
  • Horas invertidas.
  • Contratación de terceros.
  • Publicidad para venderlo.
  • Etc.

Por ejemplo, el psicólogo anterior tal vez tiene que alquilar una sala para sus talleres, ofrecer un pequeño catering en la pausa e imprimir un dossier para los asistentes.

¿Para qué te servirá conocer cuál es tu estructura de gastos?

Saber por dónde se escapa el dinero te puede ayudar a mejorar notablemente tus resultados incluso sin aumentar tus ventas. Estas son algunas de las cosas que te aporta conocer tu estructura de gastos:

  • Saber cuánto dinero ganas realmente con tu trabajo: cuáles son tus beneficios. Darte cuenta de que tienes un margen muy bajo de ganancias te hará plantearte cosas concretas y podrás hacer cambios más fácilmente.
  • Visualizar cuánto tienes que vender cómo mínimo para no perder dinero: en tu negocio tienes un “punto muerto” por debajo del que pierdes dinero y a partir del que tienes beneficios. Es importante que seas consciente de ello y puedas traducirlo en ventas. Saber que los primeros 15.000€ que facturas solo sirven para pagar gastos, te ayudará a fijarte objetivos correctamente y a implementar acciones con más decisión.
  • Sabrás qué precio deberías poner a las cosas: por mucho que apliques referencias del mercado y psicología del consumidor, no puedes saber si tus precios son adecuados (para ganar dinero) si no sabes cuánto te cuesta ofrecer tus productos o servicios.
  • Visualizar cuánto dinero extra podrías ganar con algunos cambios: a mi me gusta trabajar con tablas de simulación porque me permiten valorar distintos escenarios. Por ejemplo, qué pasaría si en vez de aumentar ventas aumentase los precios, qué pasaría si lanzo un nuevo servicio al precio X y lo compra el 20% de clientes que ya tengo o qué pasaría si renegociase un precio con tal proveedor. Pero solo podrás hacer estas simulaciones si tienes los datos y los analizas.
  • Averiguar por dónde se escapa la rentabilidad de tu negocio y por qué no ganas más dinero: existen indicadores específicos para medir la rentabilidad de las ventas, tu ratio de eficiencia, etc. Y te aseguro que si conoces bien tu estructura de gastos te resultará sencillo calcularlos.

Consejo práctico: construye también en un excel 2 listas separadas con ambos tipos de gastos: fijos y variables. Te servirá para visualizar de forma global a cuánto ascienden y en qué te gastas el dinero. Renegocia con proveedores lo que veas que puedes rebajar.

3# Cuál es tu coste por hora

La información es poder y ello justifica cualquier esfuerzo extra que tengas que hacer por conseguirla. En este caso, el esfuerzo que nos toca hacer como autónomos se llama “controlar los números”.

Cuando conoces bien tu estructura de ingresos y gastos, puedes calcular entre otros indicadores básicos el coste por hora de tu negocio. Creo que este es un indicador mágico.

Es lo que te indica cuánto dinero sale de tu bolsillo cada hora laborable.

Si trabajamos sobre el ejemplo anterior, imaginemos que el psicólogo tiene unos gastos fijos de 12.000 € al año. Si trabaja de lunes a viernes 8 horas diarias, significa que va a trabajar 2.160 horas al año.

Su coste por hora sería de 12000 / 2160 = 5,5€.

Este es el dinero que estaría poniendo de su bolsillo cuando se va tomar un café a media mañana y tarda 1 hora o cuando una reunión se alarga 1 hora más de la cuenta.

Fíjate. No solo está dejando de facturar sino que está perdiendo dinero. Porque los costes fijos los estás pagando sí o sí, aunque no trabajes y no entren clientes.

Si de verdad quieres conseguir un negocio rentable, tendrías que conocer tu coste por hora desde ya mismo.

Además, este indicador tan simple te va a dar mucha luz a la hora de calcular tus precios.

Consejo práctico: calcula tu coste por hora y tenlo en cuenta para calcular los precios de tus servicios o incluso de tus productos si tienes que dedicar determinadas horas a catalogación, controlar stock, etc.

4# Cuál es tu margen bruto sobre las ventas

La mayoría de emprendedores tienen claro este concepto aunque no todos lo utilizan en sus estrategias de negocio. El margen bruto es la diferencia entre el precio de venta de un producto y su precio de coste.

Como seguramente no tengas una contabilidad analítica que te permita calcular el margen bruto para cada servicio, te propongo que al menos conozcas el margen bruto general de tu empresa.

Personalmente me gusta calcular el margen en formato porcentaje, porque me resulta más visual.

Vamos a calcular el Margen Bruto para el caso anterior, en el que un psicólogo o coach ofrecía distintos servicios por los que factura al año 32.200€. Imaginemos que sus gastos variables ascienden a 15.000€ (alquiler salas para cursos, contratar personal de apoyo, material audiovisual, etc).

  • Ingresos: 32.200€.
  • Gastos variables: 15.000€.
  • Margen comercial: (32.200-15.000) / 32.200 = 0,534 = 53,4 %

Cuidado. Este margen bruto no es el beneficio.

Este indicador solo tiene en cuenta la relación entre ingresos y costes variables. Para calcular el beneficio, aún tendríamos que repercutir sus gastos fijos.

En un momento vas a ver para qué te sirve conocer este dato.

Consejo práctico: calcula ahora tu margen bruto para empezar a visualizar si deberías controlar mejor los costes variables, se impone una mejora en tus procesos internos o si aún tienes margen para subir precios.

5# Tu Punto Muerto: o cuánto tendrías que facturar como mínimo para no perder dinero

¿Cómo te planteas tus objetivos comerciales a principios de año? ¿En base a qué cifra?

Yo te recomiendo que calcules tu punto muerto para tener clara cuál es la cifra de facturación mínima que tienes que conseguir para no perder dinero.

De esta forma, será más fácil que puedas “traducir” este número en algo tan concreto como unidades vendidas de cada servicio o producto. Y estos objetivos de ventas te servirán de guía para marcarte tus objetivos reales, en función de cuánto dinero quieras ganar.

Por lo tanto, el punto muerto es el volumen de ventas mínimo que deberías hacer para cubrir los costes de tu negocio y no perder dinero. A partir de esta cifra, y solo desde esta cifra, empezarás a generar beneficios.

Volvamos a nuestro ejemplo del psicólogo. Si tiene un margen bruto de 53,4 % y unos gastos fijos de 12.000€ al año podemos calcular cuánto tendría que facturar para no perder dinero.

Punto Muerto: 12.000 / 0,534 = 22.472€.

A partir de aquí, podría hacer una simulación de cómo variará esta facturación mínima (punto muerto) si aumentase su margen bruto general.

Algunas de las decisiones que podría tomar son:

  • Subir precios (si todavía tiene margen en su nicho, sin quedar fuera del mercado).
  • Redefinir procesos internos para reducir sus costes variables y aumentar el margen bruto.
  • Decidir que necesita crear nuevos servicios con mayor margen que le permitiesen reducir el Punto Muerto.

Consejo práctico: calcula tu Punto Muerto y empieza a planificar tu calendario de ventas teniendo en cuenta estos mínimos.

6# Tu Margen de Rentabilidad

Como has podido comprobar tú puedes controlar los gastos hasta un cierto punto, ya que habrá cosas imprescindibles en las que debes invertir si quieres que todo funcione y puedas ofrecer un buen nivel de calidad.

Pero si que hay algo sobre lo que tú decides: tus precios.

En el sistema de fijación de precios existen algunas variables subjetivas que vas a tener que decidir tú. Por ejemplo, a qué precio vas a vender tu hora de trabajo.

Ya sabes que aquí la autoestima tiene mucho que decir. A menudo nos infravaloramos o nos dejamos dominar por el síndrome del impostor y tendemos a bajar precios por miedo a no vender.

¿Pero hasta dónde puedes o estás dispuesto a bajar tus precios?

Te propongo que decidas cuál es el margen de rentabilidad con el que quieres trabajar. Porque esto si que lo decides tú.

Consejo práctico: si no tienes claro cuál es el margen de rentabilidad que necesitas, descárgate mi tutorial en dos Pasos y podrás visualizar qué cifra de ingresos necesitas para obtener un beneficio determinado.

Es decir, cuánto tendrías que vender actualmente para ganar 3.000€ a final de mes. Y saca tus propias conclusiones…

¿Qué hacer si descubres que no tienes información para obtener todos estos datos?

Convéncete de una vez que si no controlas tus números, no controlas tu negocio.

Así que si has descubierto que no dispones de información para obtener estos Indicadores Básicos, ha llegado el momento de introducir algunos cambios en tu sistema contable.

Consejo práctico: asigna un código a cada tipo de servicio o línea de negocio e incorpóralo a tus facturas emitidas. Así podrás filtrar cuánto has ingresado por cada cosa. Asigna el mismo código a los gastos específicos (variables) de cada servicio y podrás acercarte a calcular su coste.

¡Controla tu negocio y no al revés!

Un artículo escrito por Gloria Martinez; publicado en LifeStyle al Cuadrado