A la hora de gestionar el almacenamiento nada mejor que recurrir a un servicio en la nube como es Dropbox. Esta herramienta es una de las más interesantes para guardar online todos nuestros archivos. El efecto red que tiene hace que siga siendo un servicio muy atractivo, sobre todo si vamos a compartir carpetas con otros usuarios. Es sencillo de usar, cómodo y rápido, pero al igual que ocurre con otras plataformas se le puede sacar más partido si ponemos en marcha una serie de trucos y consejos. Os dejamos algunos de ellos.

Backup de las imágenes del móvil

Una de las opciones más útiles de Dropbox es poder sincronizar automáticamente todas las imágenes o fotografías que hemos tomado con nuestro smartphone. Para ello lo único que tenemos que tener instalado en la aplicación en nuestro terminal y activar la subida automática de imágenes, que podemos configurar para que sólo utilice la red WiFi y de este modo preservar nuestra tarifa de datos.

Crear galerías de imágenes y compartirlas

Muchas veces no queremos compartir las imágenes a través de redes sociales, sino que lo que buscamos es hacerlo de forma más discreta. Podemos crear una galería de imágenes compartiendo en enlace a una carpeta de imágenes de Dropbox.

Para ello lo único que tenemos que hacer es situarnos sobre la carpeta en nuestro ordenador y con el botón derecho abrir el menú contextual y seleccionar la opción Compartir enlace en Dropbox. Este enlace lo compartimos a través de un correo electrónico y al abrir en el navegador genera una galería de imágenes que podemos visualizar online.

Conseguir más espacio gratuito

Uno de los aspectos donde Dropbox ha perdido mucho terreno frente a la competencia es en el espacio que nos ofrece. Sin embargo tiene muchas opciones para ampliar el espacio gratuito de forma sencilla. Simplemente por sincronizar las imágenes de nuestro smartphone vamos a tener 3 GB de espacio adicional, tendremos espacio extra por menciones en Tweets, por invitar a amigos al servicio, etc.

Sincroniza con iTunes

Para esto probablemente necesitarás una cuenta premium, por el espacio necesario, pero eso te permitirá sincronizar todos tus archivos de iTunes en varios ordenadores (el de casa y el trabajo, por ejemplo), a través de Dropbox. Es decir, tus canciones, historial de preferencias y demás irá siempre contigo. Necesitarás mover todos los archivos a Dropbox, y luego señalarle a iTunes la nueva ubicación, manteniendo presionada la tecla Shift cuando lo abres en un PC o la tecla Alt/Option en un Mac. Una vez has subido todos los archivos (igual lleva un rato), puedes hacer lo mismo en otro ordenador. Eso sí, mejor no abras iTunes en más de un equipo a la vez para evitar problemas de sincronización.

Recupera archivos eliminados

Si has borrado por error las fotos de tus vacaciones, no te preocupes, no todo está perdido. Dropbox guarda los archivos eliminados durante 30 días después de haber sido borrados. Para acceder a ellos, accede a la versión web y haz clic en“Mostrar archivos eliminados”. Aparecerán en un gris medio transparente. Haz clic con el botón derecho y escoge “Restaurar” para recuperarlos.

Activa la verificación en dos pasos para mayor seguridad

La verificación en dos pasos básicamente significa que necesitarás algo más que el nombre de usuario y la contraseña para acceder a Dropbox desde un nuevo equipo. Es algo que Google, por ejemplo, ofrece desde hace tiempo en Gmail, pero muy poca gente lo utiliza. Puedes activar esta opción en Dropbox en la pestaña de Seguridad de la página de Configuración. Una vez lo activas, solo tendrás que introducir el código que te envían automáticamente a tu móvil cuando entras desde un nuevo equipo.

Comparte archivos y carpetas pesadas de forma sencilla

Compartir documentos es ahora más fácil en Dropbox, sobre todo si lo quieres compartir con alguien que no lo tiene instalado. Puedes hacerlo para cualquier archivo o carpeta dando al botón derecho sobre el archivo y luego a “compartir enlace”. Así de simple. Ese enlace le dará a tu contacto acceso completo para leer el documento. Si lo que necesitas es darle derechos de edición, para que ambos podáis colaborar en el mismo archivo, tendrás que utilizar la función de“compartir carpeta”.

Descarga torrents automáticamente

Es algo más laborioso, pero funciona. Tendrás que crear una carpeta en Dropbox para archivos de torrents, luego enlazar tu programa de torrents con esta carpeta para que almacene automáticamente cualquier cosa que descargues. Luego basta con copiar un archivo de torrent en la carpeta de Dropbox para que se vaya descargando y esté listo una vez lo vuelvas a abrir.

Sincroniza selectivamente

Es una de las funciones más populares de Dropbox que te permite escoger de forma selectiva qué archivos almacenas y cuáles no para, por ejemplo, no tener que descargar las películas que ves en casa en tu ordenador del trabajo. Para activarla, dale al botón derecho sobre el icono de Dropbox, vete a “Preferencias” y luego a la pestaña de “avanzado” para activar la función de Sincronización selectiva

Duplica tu Dropbox

Si eres de los que ya ha descubierto las bondades de Dropbox y has decidido utilizarlo también para tu trabajo, tal vez te encuentres en la situación de tener dos (o más) cuentas de Dropbox. Con Dropbox Portable AHK podrás usarlas simultáneamente

Como bien sabes, en Dropbox no es posible gestionar ambas cuentas desde el mismo ordenador, a no ser que hagas uso de la versión web en una de ella, lo cual no resulta demasiado cómodo. Con Dropbox portable AHK podrás utilizar simultáneamente varias cuentas desde el mismo ordenador o llevar tu carpeta de Dropbox siempre contigo.

El único requisito es que ambas carpetas no coincidan en el mismo directorio para no crear conflictos. Por lo tanto, mueve la actual carpeta de Dropbox a otra ubicación. Haz clic sobre el icono de Dropbox en la bandeja del sistema, junto al reloj, y pulsa sobre la rueda dentada de la esquina superior derecha. Elige la opción Preferencias. En el cuadro que aparece, accede a la pestaña Cuenta y haz clic en Mover. A continuación, establece una nueva ubicación para ella. Puedes crear una nueva carpeta con otro nombre en la misma ubicación y mover la carpeta de Dropbox allí. Cuando termines, haz clic en Aceptar.

Instala Dropbox Portable AHK

Ahora que ya has movido la carpeta de una de tus cuentas de Dropbox, procede a instalar la nueva carpeta. Descarga Dropbox Portable AHK desde su página web.A continuación, descomprime y mueve el contenido del archivo descargado a la ubicación donde quieras crear la carpeta de la nueva cuenta. Por ejemplo, a Mis documentos. Después, haz doble clic sobre el archivo DropboxPortableAHK.exe que encontrarás en su interior. Acto seguido, se inicia el asistente que te guiará durante la instalación y configuración del programa.

Si ha detectado correctamente el idioma, pulsa en Siguiente. De lo contrario, elige el idioma correcto en la lista desplegable Language. Después llega el turno de la conexión a Internet. Si ha conseguido conectarse automáticamente, pulsa sobre Siguiente. De lo contrario, pulsa sobre el botón +, introduce los parámetros de conexión y pulsa sobre Test de conexión para confirmar que los parámetros son correctos.

Tras esto, establece la ubicación de la futura carpeta de Dropbox. El programa utiliza rutas relativas al archivo ejecutable de Dropbox Portable AHK. Por lo tanto, si quieres que la carpeta de Dropbox se cree en el mismo directorio que la carpeta de Dropbox Portable AHK, escribe la ruta ..\Dropbox en el campo correspondiente. Justo debajo verás la ubicación exacta en tu equipo. Cuando termines, haz clic en Siguiente.

Dado que vas a utilizar una cuenta de Dropbox distinta a la que tienes instalada en tu equipo, puedes saltar los dos pasos siguientes. En ambos casos, pulsa enSiguiente para continuar.

Aumenta la seguridad de tu Dropbox

Dropbox cifra los archivos que se almacenan en sus servidores para garantizar que nadie puede acceder a tus datos. Pero, a pesar de tener activadas las medidas de seguridad de Dropbox, tal y como te mostramos en este paso a paso, nunca está de más asegurarlo también por tu cuenta.

Con Cloudfogger podrás cifrar fácilmente los archivos más sensibles de tu carpeta de Dropbox y como es multiplataforma podrás utilizarlo desde Windows, Mac OSX, Android e iOS. Descarga el programa desde aquí e instálalo en tu equipo. Cuando termines, inicia Cloudfogger.

En primer lugar, necesitas crear una cuenta Cloudfogger. Marca la casilla Create a free account and use all features y haz clic sobre Next. A continuación, introduce los datos de registro necesarios para crear la cuenta. Después, elige las carpetas que quieras cifrar. Pulsa sobre Protect another folder y elige una de las que ya tengas creadas en Dropbox. Más adelante podrás añadir o eliminar estas carpetas cifradas. Continúa con Next. Si vas a compartir archivos con otro usuario de Cloudfogger, introduce su dirección de correo y continúa la configuración con Next. Por último, haz clic sobre Finish para salir del asistente.

Un artículo publicado en Muy Pymes