Al leer el titular de este artículo, muchos pueden hacerse una pregunta totalmente lógica. ¿Por qué voy a utilizar Evernote para gestionar mis tareas, existiendo tantas aplicaciones en el mercado que lo hacen genial? La explicación no puede ser más sencilla: nos encanta Evernote y creemos que también puede servir para este propósito.

Y lo mejor es que si somos usuarios intensivos de esta aplicación, no resulta demasiado complicado transformarla en un completo gestor de tareas inspirado en la filosofía GTD.

¿Por qué hacerlo?

Por que si ya utilizamos Evernote para clasificar casi toda nuestra información puede que nos resulte útil aprovechar la potencia de nuestro “elefante favorito” para ser más productivos, antes que utilizar otra aplicación.

El sistema que vamos a explicar…¿Es mejor que una aplicación ad hoc para gestionar nuestras tareas?

Sí y no. Sí porque vamos a poder combinar lo mejor de ambos mundos: la gestión de notas y la gestión de tareas. Pero por otro lado, una aplicación potente como Omnifocus seguramente tenga muchas características que no vamos a poder replicar en Evernote.

¿Quién le puede entonces sacar partido?

Si todo lo que necesitamos es un programa sencillo para gestionar nuestras tareas, desde luego no aconsejamos este sistema, como tampoco aconsejamos programas complejos como Omnifocus. Pero si queremos algo más que un gestor sencillo, algo que trabaje con contextos, personas, agenda, etc. y somos usuarios más o menos intensivos de Evernote, seguramente a muchas personas les va a merecer la pena.

Creando nuestra estructura GTD

Como muchos usuarios de Evernote saben, la aplicación se estructura fundamentalmente sobre tres pilares: cuadernos, notas y tags. Y son precisamente estos pilares los que vamos a utilizar para crear nuestro gestor de tareas. ¿Cómo lo vamos a utilizar? Tomando prestados algunos términos propios del mundo GTD como son: proyectos, tareas, contextos y personas.

Lo primero que vamos a hacer es crear las libretas que vamos a necesitar para nuestro gestor. En primer lugar crearemos una nueva libreta a la que denominaremos precisamente “Tareas” (que va a contener lo que su nombre indica) y una segunda que se denominará “Archivo” en la que como veremos más adelante, almacenaremos el material que necesitamos para llevar a cabo nuestro trabajo.

A continuación crearemos dos libretas más: “Pendientes”  y “Completadas”. Estas dos nuevas libretas las anidaremos bajo la libreta “Tareas” creando así un stack de libretas.

Una vez que hemos creado las libretas sobre las que se va a basar nuestro sistema llega el momento de “jugar” con las etiquetas, que son en realidad las que nos van a permitir crear un sistema dinámico y que poco va a envidiar a la mayoría de aplicaciones GTD.

Etiquetas para Proyectos, Tareas, Contextos y Personas

Para poder empezar a trabajar con etiquetas, lo primero que tenemos que hacer es crear una nota. Crearemos una nota en la libreta “Pendientes” y le daremos un título genérico como “Nota 1″. Lo que nos importa no es el contenido que de la nota (que estará vacía) sino las etiquetas que le vamos a dar ya que éstas se asociarán de forma automática con nuestro proyecto.

En primer lugar, le asignaremos etiquetas relacionadas con nuestros futuros proyectos, de modo que nuestras dos primeras tags serán “.Proyectos Activos” y “.Proyectos Inactivos” (utilizaremos el punto inicial y otros símbolos que veremos a continuación para mejorar la organización).

En la misma nota, añadiremos otras tags que como veremos más adelante, serán contenedoras: “.Qué”, “.Cuándo”, “.Dónde”, “Quién”. Sin abandonar la nota o incluso en una “Nota 2″ si nos hemos quedado sin espacio introduciremos las etiquetas de tiempo, o las que corresponden a “Cuándo”. Son las siguientes: “!Diario”, “1-Ahora”, “2-Siguiente (o próxima acción)” “3-Pronto (o mañana)”, “4-Más tarde”, “5-Algún día” y “6-Esperando”.

Seguiremos introduciendo los distintos contextos a los que nos podemos enfrentar. Pueden ser los siguientes: “@Trabajo” “@Casa”, “@Teléfono”, etc. porque la imaginación es el límite. También introduciremos los nombres de las personas con las que trabajamos o que pueden estar relacionados con nuestras tareas. En este caso puede ser algo tan sencillo como “Juan”, “Mario, “Susana”, etc. Finalmente podemos probar a introducir el nombre de algunas áreas en las que vamos a trabajar siempre. En nuestro caso sería algo como: “MuyPymes”,  ”MuyComputer”, “MuyComputerPro”.

Vista de árbol y anidando tags

El proceso anterior puede que nos haya dejado algo confusos. Pero pronto veremos que tiene todo el sentido del mundo. Lo que vamos hacer ahora es ir al menú “Ver” y desmarcar la opción “Mostrar etiquetas sin asignar”. Lo que vamos a conseguir de esta forma es que cuando pulsemos sobre una de nuestras libretas, en la barra lateral sólo se nos muestren las etiquetas que se han utilizado en dicha libreta. El resultado de esto es que cuando pulsemos sobre la pila de libretas “Tareas” en la barra lateral únicamente veremos las tags que hemos creado en el paso anterior.

Lo que veremos será una cascada de tags sin ordenar. Lo bueno es que como en el caso de las libretas, Evernote también nos permite anidar unas tags dentro de otras. Y es tan sencillo como arrastrar la tag que vamos a anidar, sobre la que queremos que la contenga. Lo que haremos a continuación será lo siguiente:

Las tags “!Diario”,  ”1-Ahora”, “2-Siguiente (o próxima acción)” “3-Pronto (o mañana)”, “4-Más tarde”, “5-Algún día” y “6-Esperando” las anidaremos bajo la etiqueta “Cuándo”. Las tags relativas a los contextos (“@Casa”, “@Trabajo”, etc.) las anidaremos bajo la etiqueta “.Dónde”. Las tags que hacen referencia a personas las anidaremos bajo la etiqueta “.Quién” y finalmente las relativas a proyectos junto a “.Proyectos Activos” y “.Proyectos Inactivos” las anidaremos bajo la etiqueta “.Qué”.

Si hemos llegado hasta aquí, ¡Felicidades! acabamos de crear la estructura necesaria para gestionar tareas en Evernote. La pregunta lógica es ¿Cómo lo utilizamos?

Añadiendo tareas

Cada tarea en Evernote es en realidad, una nota. Como sabemos, existen varias formas de crear nuevas notas en Evernote. Podemos hacerlo de forma manual (bien desde el menú, bien con el atajo Control+N), bien desde un dispositivo móvil o bien desde nuestro correo electrónico.

Según la filosofía GTD, cuando empezamos a trabajar con el programa lo primero que tenemos que hacer es “vaciar nuestro cerebro” con todo lo que tenemos que hacer. Esto lo haremos creando todas las notas que sean necesarias en la libreta “Pendientes” que como vimos antes, se encuentra en la pila“Tareas”.

Para hacerlo de una forma rápida y para gestionar nuestras tareas después, utilizaremos la “Vista de lista” que se encuentra bajo el “Menú Ver”. De esta forma tendremos una visual clara de todos los elementos que vamos añadiendo, mostrándonos además columnas para nuestras etiquetas. Y hablando de etiquetas, en este momento no asignaremos ninguna, sino que seguiremos creando todas las tareas (notas) que tengamos en mente.

Para hacerlo desde nuestro correo electrónico lo que tenemos que hacer en enviar o re-enviar (en caso de que queremos transformar un correo que hemos recibido en tarea) un e-mail a nuestra cuenta Evernote (la dirección a la que lo tenemos que enviar está en el menú “Ayuda” opción “Ir a la página de mi cuenta”). Para que el e-mail que enviamos vaya directamente a “Pendientes” deberemos añadir al final del asunto la cadena @PendientesSi más adelante nos manejamos bien con los contextos podemos añadir tras @Pendientes etiquetas relativos a los mismos. Lo haremos utilizando el simbolo #. 

El asunto típico de un e-mail que enviamos a nuestra cuenta de Evernote debería tener una estructura como la siguiente: “Tarea que voy a enviar a Evernote @Pendientes” y si más adelante nos manejamos mejor sería: “Tarea que voy a enviar a Evernote @Pendientes #trabajo #javier”.

Clasificación y contextos

Si hemos hecho bien nuestro trabajo (y nada hace suponer que no haya sido así) cuando volvamos a nuestra libreta “Pendientes” nos encontraremos con todas las tareas que hemos ido añadiendo en el paso anterior.

Empezar a trabajar con las mismas es ir clasificándolas en función de nuestros proyectos, el contexto en el que se encuentran, la persona que tiene responsabilidad sobre esa tarea, etc. Para hacerlo no tenemos que abrir cada nota. Como tenemos nuetsra barra lateral de etiquetas a la izquierda de nuestra vista de notas, todo lo que tenemos que hacer es arrastrar esas etiquetas a las notas.

Lo bueno de este sistema es que podemos incluso seleccionar varias notas a la vez y asignarle un grupo de etiquetas. Podemos por ejemplo seleccionar todas las notas que tienen que ver por ejemplo con nuestro proyecto “MuyPymes” y arrastrar sobre ellas la etiqueta “MuyPymes”. De manera sucesiva iremos clasificando todas las tareas que acabamos de añadir en función del qué, quién , cuándo y dónde que hemos visto antes.

Pulsando tanto en la libreta “Pendientes” como en las distintas etiquetas, podemos hacernos una idea de todas las tareas que tenemos que hacer y cómo se estructuran en función de distintos criterios, tal y como hace un gestor de tareas al uso.

Es importante que cuando empecemos a asignar etiquetas, la primera que asignemos sea el“Cuándo” ¿Por qué? No sólo porque es una forma de establecer las prioridades, sino porque si pulsamos en la parte superior de nuestra columna de etiquetas, veremos como las tareas se ordenan en función de su prioridad. Además, también podremos ver tareas filtradas en base a múltiples etiquetas. Siguiendo el ejemplo anterior, podríamos seleccionar la etiqueta “MuyPymes” y la etiqueta “Ahora” para descubrir qué es lo que tenemos que hacer en este momento.

Una de las funciones menos utilizadas pero más útiles de Evernote son las búsquedas guardadas. Sobre todo si conocemos algunos trucos, podemos conseguir resultados muy interesantes. Para añadir una búsqueda guardada, lo primero que tenemos que hacer es una búsqueda en Evernote para después ir al menú Archivo y seleccionar “Nueva búsqueda guardada”

Dicho lo cual, ¿Qué búsquedas nos interesa hacer en este caso? Dependerá de nuestras necesidades, pero veamos algunas que nos pueden ser bastante útiles.

Tareas que tenemos que hacer hoy

Es verdad que si estamos en la libreta “Pendientes” y seleccionamos la etiqueta “1-Hoy” veremos que tareas tenemos que hacer hoy. Pero hay una forma mucho más rápida de hacerlo. En la caja de búsquedas escribiremos lo siguiente: notebook:Pendientes tag:1-Hoy 

Esto nos dará como resultado únicamente las notas que estén en la libreta Pendientes y que hayan sido etiquetadas como Hoy (porque puede que muchas se encuentren en otras libretas, como por ejemplo “Completadas”). Como veréis la nueva búsqueda se encuentra al final de la columna lateral izquierda. En esa posición no nos va a ser de demasiada ayuda, así que lo que haremos será arrastrarla hasta la barra de herramientas. Así tendremos nuestras tareas pendientes a sólo un click de distancia.

Una vez que nos acostumbramos a esta dinámica es fácil encontrar utilidad para muchas otras búsquedas guardadas. Puede por ejemplo que nos interese mucho saber las tareas que hemos asignado a una persona en un proyecto determinado. La búsqueda que tendríamos que hacer sería algo así: notebook:Pendientes tag:muypymes tag:rodolfo. De esta forma podemos jugar con libretas y contextos para hacer todas las búsquedas guardadas que queramos.

Tareas relacionadas con fechas

Una de las cosas que nos puede interesar saber es qué tareas hemos creado durante el último día, última semana o el último mes. Esto lo vamos a conseguir gracias a la búsqueda created: Por ejemplo una búsqueda del tipo  notebook:Pendientes created:day -7 nos va a dar como resultado las tareas que hemos añadido a esta libreta durante los últimos siete días.

Otra idea que podemos emplear son las tareas a futuro. Imaginemos que necesitamos hacer algo el próximo 20 de febrero. Crearemos la nota correspondiente y a continuación, cambiaremos la fecha de creación de la misma para ponerla en la fecha que nos interesa, en este caso el 20 de febrero.

Si realizamos la búsqueda  notebook:Pendientes created:day obtendremos como resultado no sólo las tareas que hemos añadido hoy, sino las que hemos introducido en un futuro, que se nos mostrarán ordenadas por fechas. De esta forma podremos por ejemplo dar un rápido vistazo a nuestra semana, nuestro mes, nuestro año, etc.

Tareas relacionadas con atributos

Por supuesto, podemos seguir dando pasos más allá y jugar con los atributos de la nota. Pueden interesar filtrar en función de si tienen archivos adjuntos o no, el origen de la tarea, si tienen tareas dentro de la nota, etc. En este terreno podemos jugar con la subtareas. Podemos por ejemplo pedir a Evernote que nos muestre cuáles de nuestros proyectos contienen tareas con subtareas sin completar.

Una búsqueda que podríamos hacer en este sentido tendría la siguiente estructura: notebook:Pendientes todo:false

Como hemos visto hasta ahora, una vez que comprendemos la estructura es fácil hacer todo tipo de búsquedas que puedan servirnos para nuestros intereses. También queremos hacer notar que no es necesario aprenderse estos códigos para hacer nuestras búsquedas (podemos hacerlo con el ratón desde la pestaña atributos), pero sin duda es la forma más rápida de hacerlo.

Un artículo publicado en Muy Pymes