Muchas reuniones son innecesarias o bien podrían realizarse de forma más rápida, productiva y eficiente. Analizamos cuándo reunirnos, cómo hacerlo, cuándo y cuánto tiempo debe durar un encuentro profesional para ser óptimo.

Según un estudio de Bain & Company, el 15% del tiempo de una empresa se dilapida en reuniones improductivas. Otros informes más recientes afirman que perdemos una media de 31 horas al mes en reuniones. A su vez, otro informe de la agencia Robert Half International revela que el 28% de las reuniones son innecesarias e improductivas.

En total se dedican más de dos días a la semana de media a reuniones con tres o más compañeros de trabajo, lo cual acarrea importantes costes a las organizaciones: en una de las empresas estudiadas, el coste anual de las reuniones regulares de 90 minutos de duración entre directivos de nivel medio ascendió a 15 millones de dólares.

Y es que muchas de estas citas son innecesarias o bien podrían realizarse de forma más rápida, productiva y eficiente. En ese sentido, existe todo un sinfín de metodologías y premisas que nos permiten reducir el número de reuniones al mismo tiempo que las reuniones que se mantengan serán más ágiles y rentables para la compañía.

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¿Es realmente necesaria la reunión?

Por tanto, lo primero que debemos hacer es decidir si, para discutir sobre un determinado tema, es realmente necesaria una reunión o basta con emplear herramientas colaborativas, plataformas de gestión de proyectos, call conferences o foros internos para poderle dar respuesta.

Por ejemplo, las conocidas como reuniones informativas o de ‘briefing’ (en las que se exponen las necesidades de cara a un determinado proyecto o los principios de actuación de la compañía a futuro) pueden suplirse con herramientas online de colaboración donde se exponga el contenido y se dé voz a todos los empleados implicados para participar, en cualquier momento y lugar.

¿Cuántas personas es lo óptimo?

Un segundo paso es decidir qué personas deben estar en una reunión determinada. A este respecto existe una norma, conocida como la “regla de las dos pizzas”, creada y difundida por Jeff Bezos, fundador y CEO de Amazon. Según este principio, a más gente participando en una reunión, menos productivo será.

El número ideal de personas en un encuentro es de cinco profesionales si se quiere que la creatividad fluya en la conversación, mientras que el límite lo marcan las bocas que puedan comer de dos pizzas. Mismo caso ocurre en Google donde, como política general, a cada reunión sólo puede asistir un máximo de diez personas.

¿Cuándo y cómo convocar la reunión?

Sobre el día y la hora a la que convocar la reunión, cada compañía es un mundo. Pese a ello, sí que es conveniente tratar de no interrumpir la jornada profesional de los trabajadores, evitando colocar reuniones en horarios donde se experimentan picos de trabajo (como los lunes a primera hora o después de que alguno de los empleados haya estado fuera de la oficina durante bastante tiempo, ya que tendrán temas que tratar de forma urgente).

En ese sentido, es recomendable convocar la reunión en momentos que no corten la actividad diaria, como a primera hora, a última hora o después de comer. Si la reunión busca sentar las bases de un nuevo proyecto, es conveniente que ésta se realice el lunes o el martes para que haya tiempo de desarrollar lo que se trate en ella y se discutan las dudas o problemas que surjan de su ejecución. Al contrario, si queremos evaluar una iniciativa ya iniciada, el jueves o el viernes aportan una sensación extra de culminación, del trabajo bien hecho, que coincide con el final de la semana.

Pero si hay que encontrar el momento perfecto, ese es el martes a las tres de la tarde. Así lo afirma el portal LifeHacker, después de evaluar a más de 100.000 profesionales, que afirma que este mix es el que más disponibilidad ofrece para profesionales de distintas índoles.

¿Cuánto tiempo debe durar la reunión?

Volviendo al inicio de este artículo, un elemento clave para que las reuniones no supongan un lastre para la productividad de las empresas es el tiempo. Así, la duración óptima de cada reunión dependerá en parte del contenido y la agenda que esté dispuesta para la misma, aunque se recomienda no superar en ningún caso los 30-45 minutos. Actualmente, y según datos de WorkMeter, cada reunión programada tiende a durar unos 23 minutos de media, frente a los 18 minutos de los encuentros improvisados.

Escrito por Alberto Iglesias Fraga