El auge del teletrabajo reduce el tamaño de las oficinas

Consultoras, inmobiliarias y empresas de gestión de espacios de trabajo ya aventuran que el auge del teletrabajo, que ha llegado con la covid-19, va a cambiar la fisonomía de las oficinas y de las ciudades. Ahora cabe preguntarnos qué papel van a jugar modelos como el ‘coworking’ o el ‘hot desking’.

Coronavirus, fake news, el auge del teletrabajo, globalización, nueva normalidad… Apenas hemos consumido un cuarto de siglo y ya estamos familiarizados con una nueva terminología que manejamos con idéntica seguridad con la que las hemos incorporado a nuestro vocabulario. Algunas de estas palabras nos acompañan desde el arranque del siglo y otras, como coronavirus, nos han hecho volver la vista hacia la ciencia y la medicina, al tiempo que han incorporado a nuestras conversaciones la expresión nueva normalidad. Un oxímoron.

La nueva normalidad

Y es que, por definición, si algo es nuevo, no puede ser habitual o cotidiano, y lo que estamos viviendo ahora, tras dos años marcados por la pandemia y una nueva crisis económica, tiene más de nuevo que de normal. Una novedad que repercute en los hábitos sociales y laborales y, por ende, en los espacios de trabajo. De ahí que las empresas deben decidir si continúan funcionando al auge del teletrabajo o devuelven a sus trabajadores a la presencialidad. Una decisión que aún no acaban de tomar y sopesan.

Incluso son muchas las que ya aplican o van a poner en marcha un modelo híbrido, combinando presencialidad y trabajo a distancia o desde el domicilio. Ante ello, consultoras, inmobiliarias y empresas de gestión de espacios de trabajo ya aventuran que el auge del teletrabajo, que ha llegado con la covid-19, va a cambiar la fisonomía de las oficinas y de las ciudades.



Un modelo híbrido de teletrabajo

Agentes del sector como Knight Frank, CBRE u Offices de Colliers coinciden en apuntar que las oficinas poscoronavirus se caracterizarán por adaptarse al modelo híbrido de teletrabajo y presencialidad, con zonas comunes y de coworking, que estarán cada vez más próximas a los puntos de residencia de sus trabajadores. Se entra en un modelo que incorpora espacios flexibles, con hot desking o puestos de trabajo que estarán siempre ocupados, si bien no por el mismo trabajador, que se tendrá que adaptar a la disponibilidad de espacio, que seleccionará mediante una aplicación tecnológica. Algo que moverá a algunas empresas, de hecho ya se está haciendo, a reducir los metros cuadrados para ahorrar y evitar tener zonas sin ocupar innecesariamente.

Transcurridos dos años desde la aparición del coronavirus, que trastocó los planes de una sociedad programada y global, y en un momento en el que se retoma la normalidad social y laboral, cabe preguntarse: ¿Cómo serán las oficinas pospandemia? ¿Se mantendrán los edificios de oficinas del centro de las grandes ciudades en los que trabajan más personas que habitantes tiene alguna gran población? ¿Qué ocurrirá ahora con estos grandes complejos? ¿Con la implantación y auge del teletrabajo o del modelo híbrido, tiene sentido destinar y pagar por metros cuadrados de despachos para que apenas unas pocas decenas de personas trabajen frente a sus ordenadores?

Generación de espacios comunes

Los expertos intuyen que el auge del teletrabajo abre la puerta a que las empresas y corporaciones puedan dedicar el espacio del que disponen a lo que aporte valor a sus negocios, fomentando la interacción entre sus empleados, generando espacios comunes para ello. Las organizaciones dedicarán su espacio a lo que realmente aporta valor a sus negocios y a su clientela: a pensar, intercambiar ideas y dar con nuevas soluciones. Por ello, empresas como Zityhub-plataforma, tecnológica que permite reservar puestos de trabajo en redes coworking– consideran que las oficinas de este futuro que es presente casi, tendrán más que ver con salas para pensar, de formación, con espacios para reuniones o para realizar presentaciones; áreas diáfanas con sofás y butacas que animen a la conversación, zonas de juego, de creatividad, con pizarras y paneles en los que compartir ideas.

David Vega, CEO de Lexington, una empresa pionera en el sector de los espacios flexibles, apunta hacia esa reconversión de las oficinas, algo en lo que coincide con los datos que maneja la inmobiliaria CBRE o el estudio de la consultora Knight Frank (‘Your Space: Disocover your new world of work’). Este último informe apunta a la transformación de las oficinas para ser algo más que un espacio para trabajar. El futuro de estas estancias estará sustentado en cuatro ejes, tales como una nueva orientación estratégica de las oficinas, que primen la seguridad y salud de las personas en las oficinas, una mayor apuesta por la sostenibilidad y un incremento de la relevancia y el uso de los datos para mejorar la productividad y la experiencia de los empleados en su espacio de trabajo. En ese contexto, Vega incide en que las empresas ya priman el modelo de oficinas con estancias confortables y atractivas pero, sobre todo, donde la colaboración sea la filosofía entre los empleados.

Priman los ‘hot desking’

Y cada vez más se impone el modelo de hot desking, un sistema que permite organizar la oficina de tal manera que los empleados puedan involucrarse más en las tareas de forma colectiva, dejando a un lado los escritorios individuales. Este tipo de redistribuciones impulsa un clima positivo de trabajo y ayuda a aumentar la productividad.

Un ejemplo de estas nuevas tendencias en oficinas lo ofrece el caso de la consultora tecnológica alemana GFT, especializada en asesorar y acompañar negocios en su transformación hacia la virtualidad, que mandó al teletrabajo a sus empleados de Sant Cugat al inicio de la pandemia y que les ofrece ahora elegir qué días trabajarán presencialmente. A la vista de que el trabajo funcionaba, la dirección decidió reducir a la mitad la superficie de oficinas, pasando de unos 9.200 m2 a una de unos 4.800 m2. Reformada totalmente la sede, las mesas con puestos fijos de ordenador han cedido protagonismo a las zonas comunes y, como apuntan los responsables, ya no habrá asientos fijos para cada uno y se tendrán que reservar el día antes a través de una app. Aquí se hace realidad el hot desking, que permite reorganizar el trabajo y aprovechar los espacios.

Los hot desking son espacios más diáfanos que se rigen por un sistema de turnos y que permiten la hibridación del trabajo. El sector tecnológico es uno de los que parece más abierto a la flexibilidad, pero con matices. Salvo algunas empresas que han dado libertad total para teletrabajar a toda su plantilla si así lo desean, como Spotify, la mayoría de las compañías tech están optando por el trabajo híbrido, con la posibilidad de trabajar algunos días en casa y otros en la oficina, como Microsoft, Salesforce o Google.

En España también han sido varias las tecnológicas que han anunciado que apostarán por el trabajo híbrido. Pero no solo las tecnológicas optan por esta práctica. BBVA también apoya el teletrabajo y permite que sus empleados se acojan a él siempre que lo permita su puesto. Así, podrán teletrabajar hasta el 40 % de su tiempo, con gran autonomía para organizarse incluso en el mismo día y pudiendo distribuir ese porcentaje de forma trimestral.

Cómo repercute el ‘hot desking’ en la oficina

Los expertos del sector inmobiliario de oficinas admiten que es probable que la primera reacción por parte de las compañías a la situación actual sea la de implantar estrategias de reducción de espacio, aunque “estas pueden ser contraproducentes a corto-medio plazo si no se tiene en cuenta la necesidad de incrementar el ratio metro cuadrado/empleado para adaptarse al distanciamiento social necesario y la necesidad de generar nuevos espacios colaborativos que suponen una necesidad de metros cuadrados adicionales. En consecuencia, entendemos que las necesidades finales de espacio acabarán estando en línea con las actuales”.

El futuro puede suponer un cambio de tendencia, las empresas se adaptan a la realidad actual, apunta Ángel Serrano, CEO de Zityhub, quien opina que el sector se encamina a una correcta y adecuada utilización de la superficie de oficina, exigencia que contemplará, añade, la necesidad de implementar más metros destinados al trabajo individual y un mayor ratio al antiguo de puesto/empleado, unida a la necesidad de atender a espacios comunes para interactuar. Asimismo, Serrano aventura que se tendrá en cuenta la necesidad de evitar desplazamientos largos a los trabajadores, para lo que surgirán oficinas satélite próximas a los profesionales. En cualquier caso, sostiene, “el viejo modelo de ‘a x personas por metro cuadrado’  ha quedado obsoleto”.

No desaparecen las oficinas

El futuro de las oficinas, con notables mutaciones y cambios, parece asegurado y más si tenemos en cuenta el informe realizado el pasado verano por Savills Office Fit, encuestando a más de 100.000 personas. Del mismo se extrae que 9 de cada 10 trabajadores europeos considera esencial la oficina para trabajar. Y son españoles, franceses, holandeses, irlandeses y checos los que más incluyen esa necesidad.

El informe indica que la flexibilidad y disposición de los empleados para trabajar en localizaciones alternativas a la propia oficina gana peso, con un 19 % que apoya la presencialidad, frente a un 12 % que prefiere hacerlo en espacios flex o coworking.

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