Google Drive: Cómo colaborar y compartir un video pesado o documento por email, videoconferencia o WhatsApp

Cada vez más los profesores se ven con la necesidad de transformar sus clases en vídeos y hacerlos llegar a alumnos por email, por videoconferencia o incluso WhatsApp a falta de otros medios.

También los profesores han tenido que colaborar en línea en un temario o han necesitado hacer anotaciones dentro de un documento para dar feedback al trabajo de un alumno/a.

Conoce como un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive, te permite compartir y colaborar en todo tipo de archivos y solucionar estos problemas:

¿Prefieres leer en vez de ver el vídeo? Continúa debajo.

Un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive te facilita todas las necesidades que conlleva el aprendizaje y la enseñanza en línea.

Drive es una herramienta que crea un disco duro virtual en la nube y te permite guardar en un espacio privado: documentos, imágenes, videos, presentaciones, etc., de manera que puedes acceder a ellos desde cualquier lugar mediante un navegador web, un ordenador o un dispositivo móvil.

Pero además Drive te permite compartir fácilmente los archivos que tienes guardados en este espacio, haciéndolos accesibles y editables por las personas a las que les des permiso.

De hecho en un documento de Google, por ejemplo, dos personas pueden escribir en el mismo documento simultáneamente sin crear copias duplicadas del mismo archivo.

Cómo aprovechar su potencial educativo

Entra en Drive desde tu cuenta de Google o crea una cuenta si no la tienes todavía.

No es necesario tener una cuenta de Gmail para abrir una cuenta en Drive. Puedes crear una cuenta en Google con cualquier correo electrónico que ya utilices pulsando en la opción «Prefiero usar mi dirección de correo electrónico actual».

Como puedes ver la interfaz de Drive recuerda al disco duro de tu ordenador y puedes guardar archivos, y clasificar en carpetas.

Para subir un archivo, pulsa en Nuevo > Subir archivos y se abre el explorador de ficheros de tu ordenador, donde puedes escoger cualquier tipo de archivo (video, imagen, pdf, word, etc.)

Si subes un video, tardará unos minutos en poderse ver dado su peso, mientras que si subes un archivo PDF, su visualización es prácticamente inmediata.

Pero lo más interesante para la enseñanza en línea es la opción de compartir fácilmente un archivo, o una carpeta con muchos archivos y colaborar en su contenido, con compañeros de trabajo o alumnos.

Cómo compartir un archivo por email desde Drive

Si tienes un documento Word en Drive, puedes compartirlo haciendo doble clic sobre el archivo.

Se abre el archivo en el editor de Documentos de Google y arriba a la derecha, encontrarás el botón de Compartir con un candado, símbolo que indica que es privado en estos momentos y sólo tu puedes acceder.

Si pulsas el botón Compartir, se abre una ventana con dos opciones.

Invitas a otros compañeros o estudiantes tecleando su correo electrónico en el espacio Añadir personas y grupos. Si tienes guardados sus emails en tus contactos de Gmail, te aparecen en un desplegable al empezar a escribir la dirección, evitando así tener que teclear uno por uno.

También puedes crear un grupo en Gmail que agrupe a todos los alumnos de un curso o una asignatura para que puedas enviar el archivo a toda la clase con tan sólo añadir el nombre del grupo.

A la derecha de los emails introducidos puedes escoger el permiso que les quieres dar:

Editar el documento, sólo leer el documento o leer pero también permites que puedan introducir comentarios y sugerencias si quieres un feedback en su contenido.

Ahora puedes escoger enviarles un correo electrónico con un enlace al archivo adjunto, si dejas marcada la casilla Notificar a las usuarios.

Introduce un mensaje explicativo debajo, para que los receptores del email entiendan el propósito del mismo: por ejemplo Actividad semana 6 y pulsas Enviar.

Inmediatamente puedes ver que el icono del botón Compartir ha cambiado el candado por unos bustos, que te permite identificar rápidamente que este documento está compartido con otras personas.



Cómo compartir un archivo con un enlace web en Drive

También desde el botón de Compartir, siempre tienes la opción de hacer llegar este archivo a las personas añadidas a través de un enlace web, pulsando en Copiar enlace.

Este enlace web te puede servir para pegarlo, por ejemplo, en un chat de una videoconferencia, en un grupo de WhatsApp o un foro de una plataforma de elearning, con la combinación de teclas, ctrl V (Windows) o cmd V (MAC).

El acceso al archivo puede estar restringido a las personas que hayas enviado el email. Pero también puedes cambiar el acceso al documento:

  • A cualquier persona que tenga el enlace
  • O si tienes una cuenta educativa de Google, también tendrás la opción de restringir el acceso al archivo a todas las personas de tu mismo centro.

En mi caso, todas las personas con cuenta en Totemguard pueden acceder a este documento.

Esta opción de compartir por enlace web es muy útil para no tener que introducir todos los correos electrónicos para restringir un acceso a un archivo o una carpeta.

Antes de pulsar en Listo, recuerda elegir los permisos que tienen los invitados al documento desde esta flecha.

Una vez has compartido el documento, los usuarios invitados podrán abrirlo en su navegador web pulsando en el enlace web.

Según los permisos que hayas otorgado podrán:

  • Borrar y cambiar un texto
  • Escribir un comentario, seleccionando un texto del documento al que hace referencia para darte su opinión.
  • O simplemente podrán dejarte una sugerencia para que tu decidas si quieres hacer el cambio o no

Cuando abras tu documento, podrás ver todos los cambios que se han ido haciendo e identificar quién los ha hecho pulsando sobre ellos.

Cada comentario y sugerencia viene etiquetada con el nombre del titular de la cuenta de Google y en un color diferente.

Puedes responder a los comentarios y cuando esté el tema resuelto, pulsa en Resolver para ocultar la conversación finalizada.

También si se trata de una sugerencia, puedes rechazarla, pulsando la X, o aceptarla, pulsando el signo de verificación.

De forma sencilla todos los profesores podéis conversar y trabajar juntos alrededor de este documento o cualquier otro tipo de archivo. Puede ser también un video o una presentación que tengas guardada en Drive.

Al terminar el documento o en cualquier momento, puedes cambiar o revocar los permisos de acceso pulsando de nuevo en Compartir.

Entra en la flecha de cada persona invitada y escoge  «Quitar» para cada usuario. El documento volverá a ser privado y sólo accesible desde tu cuenta de Drive.

Drive se convierte en una herramienta muy productiva con muchas aplicaciones, como la elaboración de materiales conjuntamente con otros profesores, la publicación en línea de lecciones y actividades a completar o también dar un feedback muy detallado en un trabajo que te entrega un alumno.

Si ya utilizas Drive o has empezado a hacerlo, puedes contarnos tu experiencia o dejarme tu pregunta en comentarios.

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