Redefiniendo los espacios de trabajo: el auge de la oficina sin escritorio

Dado que a menudo se prefiere el trabajo remoto para actividades en el escritorio y se prefieren las visitas a la oficina para reuniones, ¿qué significa esto para el futuro del lugar de trabajo?

¿Cuál es el mejor lugar para leer correos electrónicos, analizar documentos, crear presentaciones o atender videollamadas? Érase una vez, la única respuesta habría sido una silla ergonómica colocada junto a un escritorio en algún lugar de una oficina. Pero cuando se encuesta a la gente hoy en día, la mayoría dice que preferiría realizar estas tareas en casa o en otro lugar con diseños más frescos.

Esto presenta una crisis existencial para el cargo tradicional. Si el mejor lugar para trabajar desde un escritorio no es una oficina, ¿para qué sirve exactamente una oficina? Tras leer varios estudios de grandes firmas consultoras y por supuesto revisar el informe del equipo de estrategia de Hassell, podría llegar a especular que algunas oficinas podrían convertirse más en casas club (centros sociales centrados en la colaboración, la cultura y la creatividad) si bien a muchas personas les gustaba trabajar desde casa, las oficinas físicas seguirán siendo el lugar preferido para reuniones, eventos y momentos más tranquilos.

Hoy, nos sumergimos en un caso de éxito protagonizado por una de las firmas líderes en el diseño de espacios de trabajo adaptados a la era actual. Hassell, en colaboración con diversos equipos estratégicos, ha sido pionero en la creación de estas ‘casas club’ corporativas. Mediante un enfoque innovador, han transformado oficinas convencionales en espacios llenos de salas de reuniones, áreas de eventos y cafeterías diseñadas para fomentar la colaboración.

De todo esto solo quedan conclusiones claves, los espacios serán centros donde las empresas le otorgarán espacios adecuados a sus colaboradores, para que según su necesidad empresarial puedan satisfacer con varios ambientes empresariales. Entonces, ¿cómo funciona esta casa club y qué nos enseña sobre la dirección futura de los lugares de trabajo post pandemia?

La oficina sin escritorio

Según el estudio de Hassell, el año pasado, una entidad gubernamental muy grande en Australia se acercó con un desafío: tenían muchas oficinas en Sídney y sus alrededores, pero no tenían ningún lugar central para reunirse. Su fuerza laboral estaba formada por miles de personas en muchos roles diferentes, desde trabajadores de alta visibilidad hasta colaboradores, administrativos y tecnológicos. Querían crear una nueva tipología de lugar de trabajo donde todos se sintieran bienvenidos, sin importar de qué parte de la organización fueran. En otras palabras, querían crear un lugar que ayudara a conectar a todos los colaboradores y clientes en un mismo lugar.

La expansión geográfica de la entidad se debió en parte a su estrategia inmobiliaria radial existente. La entidad tenía varias oficinas en áreas suburbanas, lo cual era excelente para quienes vivían cerca, pero también dificultaba la colaboración.

Si había dos personas en la oficina, no necesariamente estaban en el mismo lugar. Podrían estar separados por una hora o más. Y no había un lugar fácil para encontrarse en el medio. Para ayudar a unir a las personas, la entidad había elegido una ubicación nueva y central para la ‘casa club’. Justo al lado de la bien llamada Estación Central de Sídney, el espacio es relativamente accesible desde cualquier lugar de la región.

La primera zona es para socializar, colaborar y reunirse. Dispone de un gran espacio para eventos, salas de reuniones y talleres, salones y cafetería. Aquí llegan personas ajenas a la organización, son recibidas por el equipo de conserjería e inmediatamente se sumergen en un espacio que muestra el propósito, la tecnología y los productos creados por la organización.

El centro se siente como un espacio de coworking privado abierto a todos los empleados de la organización. Al que se accede a través de un sistema de reservas y está lleno de sensores para medir los patrones de ocupación, contiene salas de trabajo, áreas de reuniones, espacios de trabajo sin cita previa, salas de enfoque para videollamadas y un espacio inmersivo para 80 personas. Si necesita reunirse con un colega de otra oficina, puede concertar una cita aquí. O puede pasar por aquí si necesita un lugar donde descansar durante un par de horas entre reuniones en la ciudad.

La zona final está dedicada a un equipo específico que funciona como una startup tecnológica dentro de la entidad. A diferencia del resto del edificio, esta no es un área de paso; Es un hogar permanente para este equipo. El espacio está diseñado para adaptarse a sus patrones de trabajo específicos (que son bastante diferentes al resto de la organización y no encajaban bien en los espacios de trabajo existentes). Su área de trabajo está en el otro extremo del piso y contiene salas de proyectos, lugares para equipos especializados, áreas de reuniones abiertas y cerradas, reuniones de pie y solo 24 escritorios (estos escritorios no están asignados a personas, el equipo utiliza una actividad). -modelo de lugar de trabajo basado en).

Estos escritorios son los únicos escritorios en toda la oficina. Eso no quiere decir que no haya ningún lugar donde otras personas puedan sentarse y trabajar. Puede sacar una computadora portátil y trabajar en la cafetería, atender una llamada telefónica desde una de las cabinas o enviar algunos correos electrónicos desde una gran mesa común con sillas de apoyo y electricidad incorporada en la sala de trabajo. Pero en cuanto a escritorios con monitores y sillas ajustables diseñados para estar sentados todo el día, sólo hay algunas plazas fijas. No es una oficina sin escritorios, pero definitivamente tiene menos escritorios de lo normal (normalmente puedes tener una estación de trabajo por cada 10 o 15 m², esta oficina tiene una por cada 100 m²).

Efectivamente, esto se convierte en un trabajo basado en actividades a escala de ciudad. Puedes elegir la ubicación que mejor se adapte al trabajo que estás realizando actualmente. Si necesita concentrarse, puede optar por trabajar desde casa. Si desea pasar tiempo con su equipo, probablemente se dirigirá a la oficina asignada. Y si desea reunirse con un cliente o conectarse con alguien de la organización en general, puede pasar el día en la casa club.

Si nos remontamos a soluciones de estos modelos en el mercado actual, podemos poner el ejemplo de nuestra startup Pluria, que ofrece infraestructura de oficinas flexibles adaptada para este tipo de dinámica. La escogencia entre salas de reuniones, oficinas privadas o espacios de coworking te darán mejor formato de flexibilidad y una alta tasa de productividad para tus colaboradores.

Proporcionar esta gama de lugares de trabajo elimina parte de la tensión de los lugares de trabajo más antiguos. Muchas de estas oficinas se crearon mucho antes de la pandemia y se diseñaron partiendo del supuesto de que la gente estaría allí cinco días a la semana, trabajando en escritorios exclusivos. A medida que los patrones de trabajo han cambiado, en lugar de emprender una gran renovación en cada oficina para introducir más espacio de colaboración, la casa club alivia parte de esta presión, brindando a todos en la red más acceso a espacios para reuniones.

Grandes insights de haber creado una oficina sin escritorio

A continuación cinco consejos para cualquier organización que esté pensando en crear su propia oficina sin escritorio:

1. Sin escritorio no significa sin sillas

Aunque la casa club está orientada a la colaboración, todavía se necesita espacio para que las personas se escondan y trabajen solas. No es necesario que sean entornos formales. Pueden ser sofás con respaldo alto, mesas de cocina o de equipo y cabinas telefónicas. Pero necesitas un lugar; no todo puede ser un espacio de colaboración. Esto se debe a que los horarios de las personas son desordenados y a menudo cambian entre tareas colaborativas e individuales a lo largo del día, por lo que los lugares de trabajo aún necesitan admitir ambas tareas.

2. Consigue la combinación correcta de espacios

Dado que la oficina sin escritorio es una tipología nueva, puede resultar difícil encontrar la cantidad adecuada de espacio. ¿Cuántas salas de reuniones necesitas? ¿Qué tamaño debe tener la cocina? ¿Cuántas salas de enfoque y cabinas telefónicas se requieren? Como punto de partida, hemos descubierto que los espacios de coworking proporcionan una plantilla útil para iniciar el diseño. Pero la combinación final dependerá del tipo de organización, el tipo de trabajo que se realiza y los estilos de trabajo de los usuarios. Como siempre, no existe una solución única para todos.

3. Espere que cueste más

Es importante reconocer que un área de trabajo de planta abierta representa una de las opciones más económicas en la construcción de lugares de trabajo. Consiste principalmente en escritorios y sillas, lo que implica costos de construcción considerablemente más bajos en comparación con espacios más estructurados.

Por otro lado, elementos como las salas de reuniones tienden a ser más costosos, ya que implican la construcción de puertas y paredes de calidad, con excelente acústica, así como la instalación de equipos audiovisuales, carpintería, muebles adicionales, sistemas de reserva de salas, sensores, iluminación adicional, rociadores contra incendios y sistemas de aire acondicionado. En consecuencia, una oficina con menos escritorios y más habitaciones seguramente tendrá un costo más alto por metro cuadrado que un espacio de trabajo más abierto y diáfano.

Este aspecto es fundamental al iniciar el proceso de diseño y construcción, ya que garantizar suficiente presupuesto desde el principio es esencial para cumplir con los requisitos del proyecto de manera adecuada y evitar sorpresas financieras durante el proceso.”

4. La secuencia de llegada es crítica

Este tipo de alternativas atraerá a muchos visitantes. Algunos serán clientes habituales; otros quizá sólo se queden una tarde. Con tantos invitados nuevos, la secuencia de llegada es especialmente importante. Esto incluye considerar todo, desde cómo las personas conocen el espacio hasta cómo reservar un lugar y cómo son recibidos y bienvenidos. Si bien la hospitalidad es importante en todos los lugares de trabajo, aquí es doblemente importante, ya que el diseño, la tecnología y la oferta de servicios del espacio necesitan alinearse para crear una experiencia perfecta.

5. El escritorio ya no es la medida del lugar de trabajo

Durante décadas, a casi todas las personas que trabajaban en una oficina se les asignaba su propio escritorio. El escritorio se convirtió en una unidad de medida clave. ¿Quieres saber qué tamaño tiene una oficina? Cuente el número de escritorios. ¿Quieres saber la densidad de la oficina? Divida el área total por los escritorios. Pero estas mediciones son menos útiles en un mundo post pandémico donde el trabajo híbrido se está convirtiendo en la norma. Con más personas trabajando desde los escritorios en sus casas (o terceros espacios, salones de negocios y lugares de coworking), la composición de lo que se destina a las oficinas está cambiando.

6. El espacio de trabajo ideal para todos los gustos y necesidades de tus colaboradores

Es evidente que cada individuo tiene preferencias y necesidades diferentes en cuanto al ambiente de trabajo que les permite rendir al máximo. Mientras que algunos valoran el silencio y la concentración, otros encuentran su mejor desempeño en entornos de interacción y colaboración constante para impulsar proyectos adelante. En el mundo corporativo, existen diversas situaciones donde una configuración de oficina tradicional puede resultar limitada para proporcionar soluciones eficientes a estas variadas necesidades.

Este enfoque integral de diseño de espacios, que abarca una variedad de ambientes adaptados a diferentes estilos de trabajo, enriquece significativamente la propuesta para el futuro del entorno laboral corporativo. Al ofrecer una gama diversa de espacios, desde zonas de concentración hasta áreas de colaboración dinámica, se brinda a los colaboradores la oportunidad de elegir el entorno que mejor se ajuste a sus requerimientos y preferencias en cada momento.

Esta flexibilidad y diversidad de espacios no solo fomenta el bienestar y la productividad de los colaboradores, sino que también potencia la creatividad, la innovación y la colaboración dentro de la organización. En definitiva, esta solución integral de diseño de espacios representa un paso significativo hacia un futuro del trabajo más adaptativo, inclusivo y eficiente en el mundo corporativo.

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En conclusión, es importante tener en cuenta que este proceso de transición hacia nuevos modelos de trabajo implica un período de ajuste para toda la empresa. Se requerirá tiempo para establecer nuevas reglas, aprender a utilizar los recursos de manera eficiente y superar los desafíos que puedan surgir en el camino. Sin embargo, lo más destacado es que esta transformación tiene el potencial de generar equipos altamente eficientes, productivos y, lo que es más importante, comprometidos con la empresa.

Las organizaciones que se adapten rápidamente a estas nuevas tendencias no solo tendrán la ventaja de contar con el mejor talento disponible, sino que también fortalecerán su reputación en el mercado. Es un momento emocionante en el que las compañías pueden posicionarse como líderes innovadores y atraer a los profesionales más talentosos y motivados.

En última instancia, abrazar este cambio hacia un entorno laboral más flexible y dinámico no solo beneficia a la empresa, sino que también promueve el bienestar y el éxito de sus colaboradores. Aquellas empresas que abracen esta transformación con agilidad y visión a largo plazo estarán en una posición privilegiada para cosechar los frutos del futuro del trabajo.

Mateo Marulanda Restrepo

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