5 trucos para usar Zoom, la aplicación más usada para reuniones virtuales

Zoom es una aplicación que te permite tener reuniones virtuales simultáneas y en vivo con diversas personas sin importar donde se encuentren. Lo único que es necesario es que tengan:

• una computadora u ordenador con conexión a internet o
• un teléfono inteligente o smartphone con conexión a internet

Este sistema de videoconferencias ya venía siendo usado por muchas empresas pero su uso se ha expandido y aumentado a raíz de las cuarentenas o aislamientos que se han venido ordenando en diversas partes del mundo a raíz del coronavirus o Covid-19.

Hoy en día Zoom es usado ya no solo para reuniones formales sino también para reuniones sociales habiéndose hecho muy popular su uso para organizar “fiestas” virtuales donde un grupo de amigos se conecta usando Zoom.

En el mismo website de Zoom podrán encontrar una serie de tutoriales así que no te voy a hacer perder tiempo en temas generales de esta aplicación. Ahora quisiera solo darte algunos trucos que te pueden ser muy útiles:

1. Silenciar micrófonos como anfitrión

Uno de los problemas usuales en Zoom es que cuando estás en plena reunión, muchos despistados, dejan el micrófono encendido y se filtra el ruido de su conexión impidiendo escuchar a la persona que está hablando en ese momento.

Lo que es usual en ese momento es que por ahí alguien comience a decir, no se escucha, apaguen el micrófono y cosas por el estilo que lo único que hacen es agravar la situación.

Pues bien, para evitar eso, el anfitrión de la reunión, es decir el que la convocó con el enlace de invitación, tiene la facultad y poder de apagar los micrófonos he incluso videos de todos los participantes sin que sea necesario que ellos intervengan.

Para ello, tendrás que ir a la lista de participantes y acto seguido poner silenciar su micrófono.

2. Compartir pantalla pero darle a otro el control del mouse o ratón

Cuando entras a este tipo de reuniones en Zoom, te encuentras con personas que son muy hábiles con estos temas tecnológicos pero a otras les cuesta mucho aprender y adaptarse.

Una de las cosas que se les complica a algunos es la opción de compartir pantalla cosa que en verdad es muy fácil dado que solo tienes que entrar al menú y darle compartir y acto seguido te sale una serie de opciones para que compartas toda tu pantalla actual o si deseas solo alguno de los programas que puedas tener abiertos como puede ser una hoja de Excel o un archivo de Word específicos.

Lo que tienes que hacer después es ir a la parte superior y podrás “darle el mouse” a uno de los participantes y así lo que ocurrirá es que si bien tu tienes la pantalla compartida, será el otro participante quien pueda controlar en forma remota la pantalla. Eso será de enorme ayuda para esa persona que tal vez está recién aprendiendo a compartir pantalla.

3. Como superar el tiempo máximo de conexión

La verdad es que los amigos de Zoom han hecho un excelente trabajo con su software y la única manera de que puedan seguir desarrollándolo es si nos suscribimos a algunos de sus planes que son pagados y que nos permiten conexiones de hasta 24 horas de duración.

En su versión gratuita se permite solo 40 minutos y a los 40 minutos se corta. Si aún no estás seguro de comprar esta aplicación y quieres superar esos 40 minutos, Zoom te lo hace fácil.

Si tienes una cuenta nueva, Zoom te permite que te conectes, en el plan gratuito, en minutos ilimitados si es tu primera reunión y a veces te regala una segunda reunión también con minutos ilimitados. Así que ahí tienes una forma de superar los 40 minutos si es que por ejemplo lo vas a usar para reuniones de amigos, entonces ellos podrían ir rotando ser los anfitriones de la reunión para que cada uno de ellos vaya probando ser el anfitrión y tener minutos ilimitados de conexión.

Otra alternativa es que cuando se cumplan los 40 minutos, te desconectes y vuelvas a crear una nueva reunión con un nuevo enlace. Esta segunda alternativa es en verdad muy pero muy poco profesional en caso que uses esta plataforma para temas de negocios o asuntos profesionales.

4. Comunicarse con el resto de participantes en forma secreta

Zoom trae su propio chat incorporado por lo que podrías estar chateando con todos los participantes e ir comentando lo que está sucediendo en la reunión.

A veces puede suceder, sin embargo, que no quieres que nadie más lea los mensajes de chat que estás enviando. En ese caso, Zoom te permite enviar también mensajes que no sean leídos por todos sino solo por la persona a la cual le estás enviando el chat en forma privada.

Para activar esta función, basta que vayas a la opción de chat y antes de enviar pases el mouse al costado de tu nombre para indicar que quieres que sea un chat privado.

5. Programar una reunión fuera de las horas predeterminadas y con un enlace predeterminado

Cuando uno programa una reunión, ZOOM nos da horas fijas de programación cada 15 minutos, pero ¿qué pasa si quiero hacerlo en otro minuto diferente a esos múltiplos de 5?

Pues bien para eso basta que vayas a al pestaña superior y programes una reunión instantánea. Sencillamente les avisas a los participantes de la video conferencia la hora y en ese instante tu entras a la reunión.

Te preguntarás pero si lo hago así ¿cómo les envío el enlace con anticipación para que se conecten?

El tema es muy fácil crea una cuenta en Zoom y la plataforma te proporcionará un enlace de conexión ya definido que es el que siempre podrás usar para que las personas se conectes. Este enlace incluso lo puedes editar a algo de más fácil recordación. si así lo deseas, pero esto último solo se puede hacer en una cuenta pagada.

Bonus final: en la versión gratuita, Zoom te permite tener hasta 100 participantes en la videoconferencia. Es sencillamente alucinante.

Vía: Haga Negocios