Estas son las razones por las que el correo electrónico sigue siendo imprescindible en la empresa en 2022

Hay tecnologías heredadas del pasado que seguimos utilizando a pesar de que ya no son tan efectivas ni revolucionarias como resultaron en su momento. En un mundo de empresas totalmente conectadas, el correo electrónico se ha convertido en un problema para muchas organizaciones.

El principal problema es que se trata de una herramienta en la que muchos empleados destinan una gran cantidad de horas a su gestión. Y no es que sea precisamente productiva. La cantidad de mensajes que se reciben en una empresa pueden suponer una parte importante de la jornada laboral.

Y si se gestiona mal se puede convertir en un ladrón de tiempo brutal. Hay otras herramientas que ayudan a mejorar la comunicación, hacerla más ágil, como Microsoft Teams, o Slack, pero también WhatsApp, por ejemplo, y sin embargo, el correo sigue siendo indispensable a pesar de sus ineficacias. Pero ¿qué nos hace estar tan apegados a esta herramienta en el siglo XXI?



El correo electrónico es el notario en muchas empresas

Lo cierto es que el correo nos da algo que otras herramientas no tienen tan desarrollado, como la capacidad de almacenar mensajes y conversaciones, donde quede reflejada cuál fue la petición de un cliente hace cuatro años y ahora que ha cambiado de opinión y nos reclama algo tenemos algo por escrito que nos avala.

También es muy flexible en la organización, ya que en muchas empresas el correo se va archivando por años, por clientes, etc. de manera que es muy sencillo encontrar de forma rápida los mensajes, datos, etc. referidos a cualquier asunto, además de poder hacerlo por supuesto por fecha.

Además esta organización casi se puede automatizar para que los mensajes se archiven en función de determinadas reglas que tenemos creadas, se etiqueten, etc. Es decir, el mantenimiento y organización del nuestro correo se puede hacer de forma sencilla y rápida.

Por último, es la fórmula habitual de avisos de la administración electrónica. Si queremos tener una DEHú, donde recibir notificaciones electrónicas, tenemos que facilitar una dirección de correo para que nos avisen en caso de su puesta a disposición. Nos puede llegar también por SMS o por ambos, pero no por otras alternativas de comunicación.

Es una herramienta de comunicación universal

Lo cierto es que hoy en día podemos decir que el correo es  universal, es decir, todo el mundo tiene una cuenta de correo, aunque no sea más que para dar de alta su terminal móvil. Y es fácil de gestionar no solo el envío de mensajes, sino también de documentación que muchas veces necesitan en las empresas.

Además, podemos decir que garantiza cierta privacidad, o al menos esa sensación tiene el usuario. Otras herramientas como WhatsApp no ofrecen esa confianza para tratar determinados temas económicos, fiscales, etc. ¿le pasarías a tu gestor tu número de cuenta por este medio?

Por otro, todo el mundo en el ámbito laboral sabe como se envía un mensaje a través de este medio. ¿Vamos a enviar un alta de un nuevo contrato por Teams aunque nos comuniquemos con nuestros clientes por esta herramienta? ¿Y para comunicar un despido? Para estas cuestiones «oficiales» el correo sigue siendo insustituible.

Pero tiene muchos más inconvenientes

El principal problema que nos genera el correo electrónico es que en muchos casos se gestiona mal o muy mal. Y pasamos demasiado tiempo gestionando mensajes inútiles. O deshaciéndonos de correos no deseados, simplemente porque en alguna ocasión nos suscribimos a una lista y ahora nunca anulamos dicha suscripción.

También un abuso de hilos interminables donde es muy complicado hacer un seguimiento de las decisiones que se han ido tomando sobre un determinado asunto.

En muchos casos además estos correos nos afectan de forma tangencial, cuando estamos en copia para estar informados, pero que leer todo el hilo muchas supone un trabajo estéril. A pesar de llevar años con esta herramienta, no todo el mundo tiene claro cuando poner en copia o no a otro y muchas veces se añaden solo por un principio de más vale que le llegue.

Por último, a pesar de llevar años con este modelo o precisamente debido a ello, hay empresas que todavía no han resuelto de forma adecuada la transición del correo solo en el ordenador del despacho a multidispositivo.

Y a veces genera mucha pérdida de tiempo por el uso de protocolos más antiguos que hacen que recibamos el mismo mensaje que ya leímos desde el móvil en el ordenador del despacho o que la respuesta que enviamos no la tengamos guardada desde el portátil luego no aparezca en el archivo principal de nuestro equipo de sobremesa.

Es cierto que se puede cambiar la forma de gestionar el correo, pero muchas empresas todavía se resisten a ello. El apego al archivo de correo guardado en nuestro ordenador, donde no tengamos limitaciones de espacio muchas veces sale ganando por encima del resto.

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