En nuestra vida acelerada, en la que reina la dispersión, las distracciones y la multitarea, cada vez necesitamos más recursos que nos ayuden a sacar más de cada día y de nuestro esfuerzo. Quiero hablarte de una técnica que llevo utilizando desde hace muchos años, y que me funciona francamente bien. Yo la llamo «Compartimentar Tareas».
¿Qué es Compartimentar Tareas?
Compartimentar significa definir momentos y tiempos específicos para ciertas tareas o actividades que sabes que tienes que hacer, o que has decidido hacer. Consiste en delimitar o crear franjas de tiempo, que llamaremos «compartimentos», en los que vas a hacer (y repetir) esas tareas, rutinas o actividades.
Este recurso que, como ves, no entraña dificultad alguna, ofrece a cambio una serie de potentes beneficios… todos los días:
Beneficios de Compartimentar Tus Actividades
1. Mejora la Concentración y Reduce la Multitarea
Al asignar bloques de tiempo específicos a cada tarea, reducimos la tentación de saltar de una actividad a otra. Esto no solo mejora nuestra concentración, sino que también aumenta la eficiencia y calidad del trabajo realizado.
- Compartimentar actividades ayuda a delimitarlas y protegerlas, evitando caer en distracciones y pérdidas de tiempo.
- Fomenta la Monotarea en lugar de la multitarea, que tanto ha calado en nuestra forma de vivir y trabajar, y que tanto daño hace.
Imagina que te has propuesto retomar el hábito diario de leer, y estás en el compartimento «leer un rato». De repente, sientes la tentación de atrapar el móvil y ponerte a curiosear. Te dices a ti mismo: «quieto, eso ahora no toca. Ya lo mirarás cuando termines». De manera que continúas centrado en la lectura hasta completar ese compartimento.
2. Fomenta la Regularidad y la Disciplina
Piensa en esa persona que lucha por mantener una rutina, por ejemplo, de escritura consistente (para su diario personal, blog o un libro). Al compartimentar, decide escribir cada día de 7 a 8 de la mañana. Eso ayuda a que en su mente se vaya asentando la idea de que ese es y será el «momento de escribir», lo que propicia una disciplina de escritura, empezándose a construir el ansiado hábito.
Compartimentar es un recurso buenísimo para crear hábitos. En lugar de apostarlo todo a la fuerza de voluntad o la supuesta disciplina, estás poniendo el foco en el método, el ritual. Esto fomenta la regularidad, repetición y disciplina, lo que es especialmente útil para quienes luchan por generar consistencia y quieren construir hábitos.
«Compartimentar no es solo organizar el tiempo, es tomar el control de tu día y convertir tus intenciones en acciones concretas. Es el arte de hacer que cada momento cuente».
3. Facilita la Gestión y Organización
Compartimentar nos ayuda a organizar mejor nuestro día. Distribuir las tareas a lo largo del día o de la semana nos permite tener una visión clara de lo que se debe hacer, y cuándo.
- Al fijar un momento específico para ciertas tareas, te aseguras de que las vas a poder hacer, en vez de apostarlo todo al «a ver si encuentro un hueco», o «a ver si me acuerdo».
- Balancea mejor el trabajo a lo largo del día o la semana, asegurando que puedes distribuir mejor esas cosas que sabes que tienes que hacer.
Al crear compartimentos sigues una máxima que siempre he practicado: Hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento. Los compartimentos según la rutina o actividad te hacen preguntarte: «¿Cuál es el mejor momento o situación para hacer esto?». Eso ayuda a elegir mejor, valorando el resto de cosas que tienes que hacer. Este enfoque permite tener una visión clara y organizada de su semana, asegurando que todas las áreas reciben la atención necesaria.
4. Permite Flexibilidad Frente a Imprevistos
A pesar de la estructura que ofrece, esta técnica nos da la flexibilidad para adaptarnos a cambios e imprevistos. Al tener claro qué tareas son prioritarias, podemos reajustar nuestros planes de manera más efectiva.
Imagina a una persona que trabaja desde casa y también debe atender a su familia. Al compartimentar, bloquea ciertas horas para el trabajo y otras para actividades familiares. Cuando ocurre un imprevisto, como una cita médica inesperada, puede reajustar fácilmente su agenda sin sacrificar el tiempo dedicado al trabajo o a la familia, gracias a la claridad que le proporciona esa subdivisión del día.
Cómo Empezar a Compartimentar tus Rutinas
- Identifica las tareas y actividades que requieren ser compartimentadas. Piensa en aquellas que son recurrentes y esenciales para tu productividad.
- Asigna ratos de tiempo específicos (en el día o semana) para cada una de estas actividades en tu agenda. Sé realista con el tiempo que cada tarea requiere.
- Durante estos bloques de tiempo, enfócate únicamente en la tarea que has decidido y… aparca lo demás. Y si sientes la tentación de empezar otra cosa o mirar algo, puedes repetir una frase de oro que yo digo mucho: «eso ahora no toca».
- Empieza suave. Con dos o tres tareas/actividades a la semana. Luego, si ves que esta técnica te ayuda, ve sumando hasta construir una rutina diaria y semanal consistente.
- Evalúa y ajusta. Al final de la semana, revisa cómo ha funcionado cada compartimento, y ve haciendo los ajustes necesarios. Es normal.
No podemos, claro, compartimentar toda nuestra vida. Las personas no funcionamos como si fuéramos trenes, sujetas a un inflexible horario. En la vida real hay imprevistos, urgencias y desajustes. Pero crear compartimentos para ciertas rutinas o actividades específicas, te impulsará en tu gestión personal, tanto en el trabajo, como en el ámbito personal o familiar.