¿Por qué necesitas un sistema de gestión personal?

«Los objetivos se refieren a los resultados que quieres lograr. Los sistemas definen los procesos que conducen a esos objetivos.» – James Clear

Inconscientemente hemos ido cayendo en un pequeño gran engaño: “Cuanto más trabajo, más productivo soy».

Esta forma de definir la productividad proviene de la revolución industrial y ya no tiene mucho sentido, salvo para evaluar la productividad de una línea de fabricación industrial: más entradas, más resultados.

Cuando hablamos de productividad personal, en la actual sociedad del conocimiento y de la información, no hablamos de trabajar más horas sino de dedicar de manera eficiente nuestro tiempo a las tareas que producen un mayor valor en el entorno en el que nos movemos, nuestro trabajo o nuestra vida en general.

No podemos hacerlo todo, así que debemos ser capaces de poner nuestra atención en lo que más importa en cada momento. En la sociedad actual, el tiempo es nuestro recurso más valioso y debemos protegerlo.

De la misma manera que las empresas necesitan definir sistemas de trabajo que les permitan ser eficientes y sostenibles, los individuos necesitamos un enfoque estructurado que nos ayude a utilizar de manera efectiva nuestro tiempo y nuestra atención.

GTD (Getting Things Done) es un método de gestión personal que ha demostrado funcionar muy bien en un amplio rango de aplicaciones. Abarca un conjunto de comportamientos productivos que hoy son totalmente funcionales y mañana continuarán siéndolo: Tener una idea, capturarla en un sistema de confianza y asegurarte de que se procesa y se organiza adecuadamente para que vuelva a ti en el momento correcto. Esto es algo que no pasará de moda por mucho que avance la inteligencia artificial.

En contraposición a hacer las cosas según vienen, tener un sistema en marcha es una muy buena idea que te aportará grandes beneficios:

  • Mayor eficiencia. Un sistema define una forma coherente de hacer las cosas y unas reglas de juego. Esto reduce el tiempo necesario para tomar decisiones y actuar.
  • Más calidad. Cuando sabes que estás poniendo el foco en lo que de verdad importa, dejas de tener prisa para pasar a la siguiente tarea, y te centras en dar lo mejor de ti en lo que ahora estás haciendo.
  • Mejor toma de decisiones. Un sistema aporta un enfoque estructurado que determina cómo se han de tomar las decisiones en cada situación. Esto permite tomar mejores decisiones y minimizar las equivocaciones.
  • Mejor comunicación. Al tener toda tu información personal clara y a la vista, puedes compartirla y comunicarte de manera más efectiva con tus colaboradores, jefes, colegas, familia, etc.
  • Mayor adaptabilidad. Los sistemas suelen ser entidades flexibles y personalizables. El objetivo es que puedas responder rápidamente a circunstancias cambiantes y seguir siendo efectivo.

¿Qué te parecería tener la habilidad de recuperar el control y la perspectiva siempre que tengas la sensación de haberlos perdido? Tener la confianza de poder volver a tu camino siempre que las cosas se tuercen es una gran sensación, y ésta se consigue cuando te apoyas en un sistema totalmente seguro y confiable, como GTD.

Vivimos en un mundo lleno de sorpresas e incertidumbre, y cada decisión es un riesgo. No necesitas un sistema que decida por ti, necesitas un sistema que genere confianza, que genere un estado de libertad en el que puedas tomar las mejores decisiones.

Francisco Sáez

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