{"id":14879,"date":"2023-06-21T11:21:15","date_gmt":"2023-06-21T09:21:15","guid":{"rendered":"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/telesecretarias\/?p=14879"},"modified":"2023-06-21T10:28:50","modified_gmt":"2023-06-21T08:28:50","slug":"7-consejos-para-una-gestion-eficaz-del-correo-electronico-para-tu-equipo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/telesecretarias\/7-consejos-para-una-gestion-eficaz-del-correo-electronico-para-tu-equipo\/","title":{"rendered":"7 consejos para una gesti\u00f3n eficaz del correo electr\u00f3nico para tu equipo"},"content":{"rendered":"
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El correo electr\u00f3nico<\/a> es un medio de comunicaci\u00f3n continua y eficiente. No obstante, como ocurre con toda herramienta de comunicaci\u00f3n<\/a>, es necesaria una administraci\u00f3n adecuada para sacar el mejor provecho. Una gesti\u00f3n eficaz del correo electr\u00f3nico<\/b> mejora la productividad de un equipo de trabajo, permiti\u00e9ndole enfocarse en lo importante.<\/p>\n

Todo se basa en procesos, donde el objetivo es crear estrategias de uso para evitar divagar entre correos y dejar tareas a medias. El tiempo dedicado al uso del correo electr\u00f3nico es primordial para mejorar y mantener la productividad de la empresa. En este sentido, \u00bfc\u00f3mo<\/i> gestionar el correo electr\u00f3nico<\/i> de manera eficiente? Aqu\u00ed encontrar\u00e1s algunos consejos debidamente probados para tener \u00e9xito en esta labor.<\/p>\n

C\u00f3mo gestionar el correo electr\u00f3nico de forma eficaz: 7 consejos importantes para tu equipo<\/b><\/b><\/h2>\n

1. Establece un horario para revisar y responder correo electr\u00f3nico<\/b>\u00a0<\/b><\/h3>\n

Est\u00e1 demostrado que programar espacios de tiempo cada d\u00eda para chequear y responder emails es una pr\u00e1ctica acertada para la gesti\u00f3n eficaz del correo electr\u00f3nico<\/b>. Clientes, proveedores y compa\u00f1eros de trabajo env\u00edan solicitudes y consultas en diferentes horarios.<\/p>\n

En ocasiones, abandonar moment\u00e1neamente una tarea, conlleva a un consumo mayor de tiempo para retomarla posteriormente. Por tal raz\u00f3n, uno de los consejos de gesti\u00f3n de correo electr\u00f3nico para ejecutivos contempla determinar la urgencia del requerimiento y solo desviar la atenci\u00f3n a este si es inevitable. El resto de solicitudes pueden ser atendidas seg\u00fan la prioridad, en un horario espec\u00edfico, antes de culminar la jornada.<\/p>\n

Tambi\u00e9n, se puede aplicar la estrategia de responder todos aquellos que no requieren m\u00e1s de 2 minutos, y dejar para otro momento los mensajes que requieren informaci\u00f3n que no est\u00e1 al alcance en ese preciso instante.<\/b><\/p>\n

2. Responde con acierto y en orden cronol\u00f3gico<\/b><\/h3>\n

Es una t\u00e1ctica efectiva revisar la bandeja de entrada del correo electr\u00f3nico en orden cronol\u00f3gico. Aunque pueda resultar una obviedad, responder las comunicaciones que lo requieran en el mismo orden que fueron recibidas evita dejar asuntos sin atender. Es un mecanismo que permite encargarse de cada situaci\u00f3n de manera coordinada y evitar inconvenientes posteriores, en especial cuando se trata de la gesti\u00f3n de clientes<\/a>.<\/p>\n

Esta estrategia facilita el control del trabajo realizado, dando seguimiento a cada requerimiento y cerrando casos de forma m\u00e1s \u00e1gil. Adem\u00e1s, es necesario que las respuestas sean claras y precisas para evitar p\u00e9rdidas de tiempo en el intercambio de informaci\u00f3n con los receptores. El objetivo principal es asegurarse de no dejar de lado ninguna solicitud, documentarse y responder con los \u00faltimos datos a la mano.<\/p>\n

3. Elimina mensajes promocionales y suscripciones<\/b>\u00a0<\/b><\/h3>\n

Eliminar los mensajes promocionales es una forma de gestionar eficazmente la bandeja de entrada. Es importante priorizar los mensajes y eliminar los no deseados. Lo ideal es mantener la bandeja de entrada debidamente organizada para recibir todo lo relacionado con el \u00e1mbito laboral. Los mensajes de ventas y promociones, en general distraen la atenci\u00f3n de las prioridades del equipo.<\/p>\n

En caso de tener suscripciones con boletines que ya no son de inter\u00e9s, es el momento de cancelar la suscripci\u00f3n para contribuir en la optimizaci\u00f3n de la bandeja de entrada. Este tipo de mensajes se acumulan con gran rapidez, constituyendo un obst\u00e1culo que invisibiliza lo relevante.\u00a0 Aunque puede resultar evidente \u00e9ste es, muchas veces, uno de los consejos para gestionar el correo electr\u00f3nico que se suele pasar por alto.<\/p>\n

4. Establece filtros autom\u00e1ticos para organizar seg\u00fan etiquetas, carpetas y categor\u00edas<\/b>\u00a0<\/b><\/h3>\n

Crear filtros en el email permite que los correos entrantes puedan organizarse, etiquetarse o marcarse seg\u00fan los criterios establecidos. De este modo siempre hay garant\u00eda de mantener facturas o correos importantes de alg\u00fan destinatario espec\u00edfico separadas del resto de la informaci\u00f3n. Siempre se pueden agrupar los correos por proyecto o nombre del cliente seg\u00fan palabras clave y asuntos espec\u00edficos.<\/p>\n

Los filtros hacen la funci\u00f3n de un asistente personal que se encarga de la organizaci\u00f3n de los asuntos al momento de entrar en el sistema. De este modo, siempre es posible concentrarse en la gesti\u00f3n de tareas<\/a> m\u00e1s urgentes. Otro beneficio de esta estrategia es la agilidad en la b\u00fasqueda de informaci\u00f3n dentro del correo electr\u00f3nico, que ayuda a mejorar los tiempos de respuesta.<\/p>\n

5. Crea un alias de remitente para la misma direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico<\/b><\/h3>\n

La mayor parte de las herramientas de correo, en la actualidad, permiten crear alias utilizando la misma direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico. Esta es una forma sencilla de filtrar correos entrantes. El alias es simplemente un pseud\u00f3nimo para mostrar al receptor, que, puede ser incluso, otra direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico. Esto permite disponer de una direcci\u00f3n de correo adicional, sin necesidad de tener que crear y administrar otra cuenta.<\/p>\n

Los alias de correo electr\u00f3nico brindan la oportunidad de enviar correos con un nombre diferente. As\u00ed, se pueden tratar asuntos relacionados con el trabajo desde una direcci\u00f3n, y los personales utilizando un alias. Por otra parte, cuando el alias se constituye por una direcci\u00f3n de correo diferente, es factible y conveniente configurar una firma separada que aparezca cuando se utiliza el alias.<\/p>\n

6. Configura plantillas de correo electr\u00f3nico<\/b>\u00a0<\/b><\/h3>\n

Las plantillas representan una de las herramientas de gesti\u00f3n de correo electr\u00f3nico m\u00e1s importante a la hora de ahorrar tiempo y garantizar el uso de un tono en la comunicaci\u00f3n acorde con la empresa. Aunque la mayor\u00eda de los correos disponen de una plantilla b\u00e1sica para el intercambio de correspondencia, tambi\u00e9n hay otras alternativas. Bitrix24 es una soluci\u00f3n que permite crear y compartir plantilla<\/a>s de correo electr\u00f3nico<\/a> que pueden integrarse en el sistema de tu empresa, simplificando los procesos repetitivos y potenciando el uso del correo electr\u00f3nico.<\/p>\n

Contar con la posibilidad de agregar detalles que personalicen el correo para dar una respuesta \u00e1gil en situaciones frecuentes es, tambi\u00e9n, una estrategia de gesti\u00f3n eficaz del correo electr\u00f3nico que permite presentar al cliente una imagen corporativa y un servicio al cliente consistente. De esta forma, es posible crear plantillas para dar la bienvenida a un nuevo cliente, dar respuesta a problemas comunes\/preguntas frecuentes y atender situaciones espec\u00edficas que se presentan en tu empresa.<\/p>\n

7. Crear grupos de distribuci\u00f3n<\/b>\u00a0<\/b><\/h3>\n

Para una gesti\u00f3n eficaz del correo electr\u00f3nico<\/b> es recomendable, adem\u00e1s, identificar los grupos de trabajo con los cuales se intercambian mensajes con frecuencia. De este modo, se puede crear un grupo de distribuci\u00f3n para incluir todos los contactos que forman parte de este grupo. Esto permite ahorrar mucho tiempo, ya que solo deber\u00e1s seleccionar la lista de distribuci\u00f3n, en lugar de a\u00f1adir uno a uno los contactos al email que quieras enviar, para que la informaci\u00f3n se distribuya a todos los involucrados en el tema dentro de un proyecto o departamento de la empresa.<\/p>\n

En el caso de grandes vol\u00famenes de trabajo, es adecuado considerar otras herramientas para la comunicaci\u00f3n interna<\/a>. Las apps de mensajer\u00eda pueden ayudar a despejar la bandeja de entrada del equipo, y solventar cuestiones de forma r\u00e1pida y directa.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

Anton Budon<\/a><\/p>\n

\"LucusHost,<\/a><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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