{"id":3324,"date":"2021-03-02T10:52:41","date_gmt":"2021-03-02T09:52:41","guid":{"rendered":"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/telesecretarias\/?p=3324"},"modified":"2021-04-18T16:46:11","modified_gmt":"2021-04-18T14:46:11","slug":"las-mejores-herramientas-para-trabajar-en-remoto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/telesecretarias\/las-mejores-herramientas-para-trabajar-en-remoto\/","title":{"rendered":"LAS MEJORES HERRAMIENTAS PARA TRABAJAR EN REMOTO"},"content":{"rendered":"
\"\"<\/a><\/div>

Te voy a presentar una serie de herramientas que utilizamos en mi equipo para trabajar en remoto.<\/p>\n

Llevo m\u00e1s de 10 a\u00f1os trabajando en remoto, con lo cual aqu\u00ed hay herramientas muy pr\u00e1cticas que te voy a presentar ahora.<\/p>\n

Son herramientas tanto de gesti\u00f3n de proyectos, de comunicaci\u00f3n interna como herramientas para poder documentar procesos.<\/p>\n

LOS RETOS ESPEC\u00cdFICOS AL TRABAJO EN REMOTO<\/span><\/h2>\n

Antes de presentarte esta colecci\u00f3n de herramientas, quiero explicarte de forma breve el contexto propio que tienen los negocios que trabajan en remoto.<\/p>\n

Los negocios en remoto no tienen oficinas, con lo cual la gesti\u00f3n del equipo de trabajo es distinta. Las personas casi nunca est\u00e1n juntas en una misma habitaci\u00f3n para trabajar.<\/p>\n

\u00bfCu\u00e1les son los grandes retos que hay en este trabajo en remoto?<\/strong><\/p>\n

El trabajo en remoto nos obliga a todos a comunicar mejor de forma escrita.<\/p>\n

Nos obliga tambi\u00e9n a tener una comunicaci\u00f3n as\u00edncrona<\/strong>, porque cuando est\u00e1s en una misma habitaci\u00f3n e interact\u00faas con alguien, obtienes respuestas bidireccionales en tiempo real.<\/p>\n

En este caso, con la comunicaci\u00f3n en remoto es completamente normal plantear una duda y dejar pasar cierto tiempo antes de tener respuesta.<\/p>\n

Este m\u00e9todo de trabajo as\u00edncrono es algo propio a los negocios que trabajan en remoto.<\/p><\/blockquote>\n

Ciertamente, hay un d\u00e9ficit de vida social, y esto puede impactar en lo que es la motivaci\u00f3n del equipo, entonces son aspectos que hay que cuidar.<\/p>\n

En estos negocios que trabajan en remoto, existe la necesidad de tener reuniones virtuales justamente para reiterar este d\u00e9ficit de vida social que tiene que ver con el modelo de trabajo del trabajo a distancia.<\/p>\n

De forma general, es mucho m\u00e1s complicado crear a distancia<\/strong> que crear estando varias personas juntas en una habitaci\u00f3n y, por ejemplo, hacer una tormenta de ideas y poder organizar estas ideas con post-its.<\/p>\n

Todo esto se hace much\u00edsimo mejor cuando est\u00e1s en presencial que en remoto.<\/p>\n

Los procesos de creaci\u00f3n son procesos especialmente complicados en casos de negocios remotos.<\/p>\n

\u00bfC\u00f3mo hacemos y c\u00f3mo trabajamos de forma pr\u00e1ctica?<\/strong><\/p>\n

Utilizando una una serie de herramientas para poder mitigar estos problemas que te acabo de presentar de los negocios en remoto.<\/p>\n

LOS 4 TIPOS DE HERRAMIENTAS PARA TRABAJAR EN REMOTO<\/span><\/h2>\n

Te voy a presentar cuatro series de herramientas distintas. Empezaremos con las herramientas transversales.<\/p>\n

Para todos los que quer\u00e9is trabajar en el mundo digital, estas son las herramientas base que tienes que tener para poder trabajar de forma correcta sea cual sea tu actividad digital.<\/p>\n

Luego iremos viendo herramientas que tienen que ver con la gesti\u00f3n de proyectos, herramientas que tiene que ver con la comunicaci\u00f3n interna, y finalizaremos con herramientas para documentar la actividad de la empresa.<\/p>\n

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Herramientas transversales para trabajar en equipo
\nEmpezamos por las herramientas transversales, aquellas que debes utilizar s\u00ed o s\u00ed en tu proyecto.<\/p>\n

GOOGLE SUITE<\/span><\/h3>\n

Es el servicio de Google que te permite tener un correo electr\u00f3nico, acceso a todo el software en la nube a trav\u00e9s de Google Drive, Google Docs (Procesador de textos, Hojas de C\u00e1lculo, Presentaciones), Google Calendar, etc.<\/p>\n

Todo esto es lo que es Google Suite<\/a>: una cuenta en Google, un buz\u00f3n de correo electr\u00f3nico, as\u00ed como acceso a servicios como son los Hangouts o Meet, que son servicios de valor a\u00f1adido.<\/p>\n

Para todo esto necesitas contratar este servicio de Google Suite. Es mejor hacerlo si tienes un dominio propio para tu actividad, ya que puedes crear correos corporativos para todos los puesto de trabajo de tus colaboradores.<\/p>\n

Es s\u00faper pr\u00e1ctico que ahora este servicio es relativamente barato (menos de 5\u20ac al mes). Esta herramienta de trabajo colaborativo nos encanta.<\/p>\n

Es la base de todo el trabajo que realizamos en digital.<\/p>\n

LASTPASS<\/a><\/span><\/h3>\n

Tenemos una segunda herramienta absolutamente clave que es un sector de contrase\u00f1as compartidas, tenemos muchas herramientas.<\/p>\n

Nosotros trabajamos con la herramienta LastPass<\/a> que nos permite compartir las contrase\u00f1as de forma segura. Permite encriptar estas contrase\u00f1as y podemos definir qui\u00e9n tiene acceso a qu\u00e9 herramienta a trav\u00e9s de esta plataforma.<\/p>\n

TOGGL<\/a><\/span><\/h3>\n

Tenemos una tercera herramienta transversal importante para nosotros: es un gestor de tiempo que te ayuda a organizarte mejor. Usamos Toggl<\/a>, que es un servicio online.<\/p>\n

Toggl nos permite hacer un tracking del tiempo invertido en cada tarea.<\/p>\n

No se trata de controlar a los empleados o colaboradores, sino de tener un registro del tiempo empleado en cada tarea para poder priorizar y recortar o a\u00f1adir donde haga falta.<\/p>\n

Hacemos tareas de forma peri\u00f3dica, semanalmente y mensualmente para estar seguro que realmente estamos gastando nuestro tiempo en cada momento en funci\u00f3n de los objetivos estrat\u00e9gicos de la empresa.<\/p>\n

Hasta aqu\u00ed este bloque de herramientas transversales. Ahora vamos a entrar en las herramientas espec\u00edficas para la gesti\u00f3n de proyectos.<\/p>\n

HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR PROYECTOS<\/span><\/h2>\n

La gesti\u00f3n de proyectos siempre es importante, m\u00e1s a\u00fan, cuando el equipo est\u00e1 repartido por varios puntos de la geograf\u00eda espa\u00f1ola y parte del extranjero.<\/p>\n

TRELLO<\/a><\/span><\/h3>\n

Es un gestor de To Do, usamos Trello<\/a>. Es un tablero en el que podemos crear lista de tareas por hacer, mover las tareas de un estado a otro, y as\u00ed hacer un seguimiento del proyecto en el que trabajamos varias personas.<\/p>\n

De esta forma estamos haciendo, por ejemplo, el seguimiento de la producci\u00f3n de contenidos que tenemos que producir cada semana, o cada mes.<\/p>\n

En el proyecto hacemos tambi\u00e9n un trabajo similar en la gesti\u00f3n de los proyectos que podemos tener: proyectos puntuales como el redise\u00f1o de una web, la creaci\u00f3n de una campa\u00f1a de Facebook Ads o similares.<\/p>\n

Entonces, todo esto se hace con Trello. Es una herramienta muy sencilla de usar y, para la mayor\u00eda de negocios peque\u00f1os, es un buen gestor de proyectos.<\/p>\n

CLICKUP<\/span><\/h3>\n

Si est\u00e1s trabajando de forma mucho m\u00e1s seria el tema de gesti\u00f3n de proyectos, deber\u00edas dar el salto y usar una herramienta m\u00e1s potente tipo Asana.<\/p>\n

Hay una alternativa en el mercado que a nosotros nos gusta mucho que se llama ClickUp<\/a>.<\/p>\n

Te recomiendo echarle un ojo si no la conoces, porque es algo m\u00e1s flexible que Asana, que es la referencia en gesti\u00f3n de proyectos.<\/p>\n

Ah\u00ed tendr\u00e1s la posibilidad de hacer un seguimiento mucho m\u00e1s preciso<\/strong> del camino, hacer diagramas de Gantt y un mont\u00f3n de cosas mucho m\u00e1s potentes que en Trello no puedes hacer, salvo que utilices una extensi\u00f3n tipo Planyway<\/a>.<\/p>\n

Estas son las principales herramientas de software que utilizamos para hacer la gesti\u00f3n del proyecto.<\/p>\n

Junto con estas herramientas, tenemos implementado un proceso de planificaci\u00f3n anual, previsiones trimestrales, cierres mensuales y actividad semanal basada en la tarea tarea roca.<\/p>\n

Es un sistema en el que en cada momento estamos trabajando en cortes peque\u00f1os de los objetivos grandes. Nos enfocamos cada d\u00eda de la semana en hacer primero las tareas que impactan el objetivo marcado.<\/p>\n

No basta con tener herramientas de software o servicios que contratas en la nube. Necesitas implementar un sistema de gesti\u00f3n de proyectos<\/strong> en tu propia organizaci\u00f3n para que seas capaz de hacer el seguimiento de tus proyectos.<\/p>\n

HERRAMIENTAS DE COMUNICACI\u00d3N INTERNA PARA EL TRABAJO COLABORATIVO<\/span><\/h2>\n

Atacamos ahora el bloque de las herramientas de comunicaci\u00f3n interna, y hay una regla base en temas de comunicaci\u00f3n interna cuando trabajas en remoto y es: \u201cNo al correo electr\u00f3nico\u201d.<\/p>\n

La informaci\u00f3n que se comparte en correo electr\u00f3nico es privada, cerrada y no se comparte.<\/p>\n

La regla de la estrategia que hemos implementado en nuestra organizaci\u00f3n en remoto es compartir toda la informaci\u00f3n de forma p\u00fablica.<\/p>\n

Para esto necesitamos plataformas que nos permitan organizar estas conversaciones y as\u00ed segregar qui\u00e9n participa en estas conversaciones o no. No tenemos que compartir absolutamente todo para todos.<\/p>\n

Para hacer estas cosas usamos una herramienta muy buena que se llama Slack.<\/p>\n

SLACK<\/a><\/span><\/h3>\n

Slack es una especie de chat organizado que puedes dise\u00f1ar de tal forma que tus conversaciones cobren m\u00e1s sentido.<\/p>\n

Adem\u00e1s, permite compartir tambi\u00e9n documentos, hacer videoconferencias o llamadas en la versi\u00f3n de pago de Slack<\/a>. Tambi\u00e9n puedes hacer b\u00fasquedas, tienes chinchetas en tus canales para destacar mensajes, etc.<\/p>\n

Para nosotros Slack es la herramienta de comunicaci\u00f3n de referencia, con la que estamos compartiendo nuestro d\u00eda a d\u00eda.<\/p>\n

ZOOM<\/span><\/h3>\n

Junto con estas herramientas estamos trabajando con Zoom<\/a>, que es el sistema que usamos para hacer nuestras reuniones virtuales.<\/p>\n

All\u00ed podemos plantear m\u00edtines uno a uno o m\u00edtines grupales.<\/p>\n

Zoom se integra con Slack de forma autom\u00e1tica, podemos tambi\u00e9n recuperar los archivos de estas reuniones y compartirlos a trav\u00e9s de Zapier<\/a> en Google Drive.<\/p>\n

Zoom permite tambi\u00e9n compartir pantalla y realmente es una herramienta francamente buena para poder trabajar en remoto varias personas.<\/p>\n

Cuando se tratan de reuniones con grupos peque\u00f1os funciona especialmente bien; cuando el grupo es un poco m\u00e1s grande es m\u00e1s complejo, y no tanto por dif\u00edcil de funcionar la herramienta, sino porque hay m\u00e1s personas y es m\u00e1s dif\u00edcil gestionar la atenci\u00f3n de todo el mundo.<\/p>\n

LOOM<\/a><\/span><\/h3>\n

Es la tercera herramienta que usamos para la comunicaci\u00f3n interna.<\/p>\n

Loom<\/a> es una herramienta para Chrome y Firefox que te permite grabar capturas de v\u00eddeo.<\/p>\n

Es especialmente \u00fatil cuando est\u00e1s trabajando en comunicaci\u00f3n de empleados a empleados, y tienes que explicar algo a tu compa\u00f1ero, ya que te permite ir mucho m\u00e1s r\u00e1pido que redactar un correo escrito.<\/p>\n

Tambi\u00e9n lo usamos de vez en cuando, para responder a preguntas t\u00e9cnicas que nos pueden plantear nuestros clientes, cuando vemos que es m\u00e1s r\u00e1pido grabar un v\u00eddeo.<\/p>\n

Estos mini v\u00eddeos pueden estar guardados en la nube, y puedes conectar esta extensi\u00f3n muy bien con Slack y con Google Drive para almacenar tus respuestas.<\/p>\n

Adem\u00e1s, es una herramienta que tambi\u00e9n encontramos en el bloque de herramientas que nos ayudan a documentar nuestros procesos.<\/p>\n

HELPSCOUT<\/a><\/span><\/h3>\n

Es un buz\u00f3n de correo compartido que nos permite tener un solo buz\u00f3n que gestionan varios operadores.<\/p>\n

HelpScout<\/a> una herramienta de atenci\u00f3n al cliente y nos permite distribuir el trabajo entre varias personas.<\/p>\n

Tambi\u00e9n nos permite recibir feedback sobre la calidad de las respuestas, los tiempos medios de respuestas y as\u00ed detectar los mejores operarios que podemos tener o los problemas recurrentes que est\u00e1n saliendo una y otra vez.<\/p>\n

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