Cómo gestionar los asuntos urgentes con GTD®

Antes de contarte cómo gestionar los asuntos urgentes con GTD®, voy a hacer algunas aclaraciones importantes.

Por una parte, hay dos tipos de urgencias: las derivadas de imprevistos y las derivadas de la falta de previsión.

Las derivadas de imprevistos son urgencias reales, ya que los imprevistos forman parte del trabajo del conocimiento.

Por el contrario, las derivadas de la falta de previsión son falsas urgencias. Es más, estas urgencias son un indicio de incompentencia.

Dentro de las urgencias reales hay, a su vez, dos tipos: las del tipo «el mundo se acaba» y el resto.

Excepto en el ámbito sanitario, las urgencias del tipo «el mundo se acaba» son infrecuentes.

Sin embargo, las urgencias reales que no exigen respuesta inmediata sí pueden suponer un volumen relevante en determinados entornos.

Es a ellas a las que voy a dedicar este post.

Posibles formas de trabajar en GTD®

GTD® nos dice que —en el trabajo del conocimiento— hay tres posibles formas de trabajar.

Una de ellas es el trabajo «no definido», «según surge» o «no planificado». A mí me gusta más llamarlo «trabajo imprevisto».

Este tipo de trabajo abarca el generado por acontecimientos y situaciones imposibles de prever, que surgen repentinamente y exigen una reacción más o menos rápida.

El rango de esta rapidez es amplio y puede ir desde una respuesta inmediata hasta unos días después.

Por otra parte, hay trabajos que consisten precisamente en gestionar incidencias.

Aunque no se sabe qué incidencia concreta va a surgir en cada momento concreto, sí se sabe que las va a haber y, por tanto, no pueden considerarse «imprevistos».

Un error habitual es creer que estas incidencias son «trabajo según surge» cuando en realidad son «trabajo definido».

Buenas prácticas de GTD® para gestionar asuntos urgentes

La buena práctica cuando aparece un imprevisto es evaluar rápidamente de qué tipo de imprevisto se trata.

Si es un asunto urgente del tipo «el mundo se acaba», la buena práctica es capturar lo que estabas haciendo en ese momento y «salvar el mundo».

En todos los demás casos, la buena práctica es capturar el asunto urgente que acaba de aparecer y terminar de hacer lo que estabas haciendo.

Para una persona que no usa GTD®, este comportamiento puede parecer una irresponsabilidad, cuando no una locura.

Sin embargo, una persona usuaria de GTD® confía en sus hábitos y en su sistema y sabe que, cuando termine de hacer lo que está haciendo, aclarará sus capturas y decidirá lo correcto en relación al asunto urgente capturado.

En la práctica, la mayoría de los asuntos urgentes requieren una respuesta rápida pero no inmediata.

Esto significa que la gran mayoría de los asuntos urgentes forman parte del «trabajo ya definido».

Una pregunta recurrente en los cursos de formación GTD® oficial es cómo gestionar los asuntos urgentes que hay que terminar en la misma semana que surgen, antes de que tenga lugar la próxima Revisión Semanal.

Veamos las posibles situaciones.

Cómo gestionar los proyectos que hay que finalizar antes de la próxima Revisión Semanal

Si se trata de un proyecto, hay varias opciones, dependiendo de cómo sea nuestro uso de la metodología.

Si consultas tu calendario varias veces al día, y no solo el contenido del día en curso, sino también el resto de la semana, entonces una buena práctica es ponerte un recordatorio en el día de la fecha límite. Ejemplo:

«Terminar (o he terminado) la presentación para la ponencia del jueves 29/10». También valdría «Presentación para la ponencia del jueves 29/10 terminada».

Si, por el contrario, no sueles revisar el calendario muy a menudo, o solo revisas el día en curso, lo anterior sería una mala práctica, ya que es muy probable que no veas el recordatorio con la frecuencia adecuada.

En este caso, la buena práctica sería ponerte el recordatorio del proyecto en un checklist específico del tipo «Para finalizar esta semana» o «Para finalizar antes de la próxima Revisión Semanal».

Lógicamente, para que sea útil y cumpla su cometido, este checklist específico hay que revisarlo con la frecuencia necesaria.

Otras opciones, como incluir un recordatorio del proyecto en la lista de proyectos —o en un checklist diario o semanal— y, en general, cualquier sobre-complicación del sistema, son malas prácticas.



Cómo gestionar las siguientes acciones que hay que finalizar antes de la próxima Revisión Semanal

Si se trata de una siguiente acción independiente, la buena práctica sería incluir la fecha límite en la redacción del recordatorio de la propia siguiente acción. Ejemplo:

«Redactar y enviar la propuesta de formación GTD® oficial de Nivel 1 a Luis García, de ULTRAZOOM, antes del viernes 30/10».

El recordatorio de esta siguiente acción estaría organizado en su contexto correspondiente, si es uno que revisas con frecuencia o, en caso contrario, en el checklist específico para estos casos.

Cómo gestionar las acciones delegadas que se deben finalizar antes de la próxima Revisión Semanal

Por último, si es una acción delegada, hay también varias opciones.

Si revisas tu «lista a la espera» a diario, la buena práctica sería muy parecida a la aplicada a las siguientes acciones. Ejemplo:

«Luis García (ULTRAZOOM) – Enviarme la propuesta firmada antes del jueves 5/11 – 2/11». La primera fecha es la de vencimiento de la propuesta y la segunda es la fecha de delegación.

Si, por el contrario, revisas tu «lista a la espera» cada varios días o solo en tu Revisión Semanal, entonces tendrías dos opciones.

Si consultas el calendario frecuentemente, con los matices que comentaba al hablar de los proyectos, podrías poner el recordatorio allí.

Si no es el caso, la buena práctica es también la misma que para los proyectos y las siguientes acciones, es decir, añadir el recordatorio a un checklist específico para estos casos.

Resumen

Es posible que estés pensando «¿cómo? ¿mezclar en un mismo checklist recordatorios de proyectos, siguientes acciones y acciones delegadas?».

Sí, así es, ya que todos estos recordatorios comparten una característica de orden superior: tienen que completarse en la misma semana que han surgido y antes de la próxima Revisión Semanal.

Esta es, de hecho, la buena práctica recomendada por la David Allen Academy.

Por último, si ya dominas la metodología y tienes interiorizados sus hábitos y buenas prácticas, tienes una opción adicional.

Esta opción es preguntarte qué necesitas hacer para sacar todos esos recordatorios de tu mente y liberar tu atención, con la confianza de saber que los estás gestionando de la manera adecuada.

Espero que este post te haya sido útil. ¿Cómo gestionas tú los asuntos urgentes con GTD®? Te invito a continuar la conversación en los comentarios.

Jose Miguel Bolivar

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