{"id":1164,"date":"2020-06-30T11:22:48","date_gmt":"2020-06-30T09:22:48","guid":{"rendered":"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/teletrabajador\/?p=1164"},"modified":"2020-06-26T08:30:49","modified_gmt":"2020-06-26T06:30:49","slug":"como-desarrollar-la-productividad-digital-en-teletrabajo-con-herramientas-y-metodologias-agiles","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/teletrabajador\/como-desarrollar-la-productividad-digital-en-teletrabajo-con-herramientas-y-metodologias-agiles\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00f3mo desarrollar la productividad digital en Teletrabajo con herramientas y metodolog\u00edas \u00e1giles?"},"content":{"rendered":"
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En momentos donde es cr\u00edtico permanecer en casa y que las empresas de todos los tama\u00f1os han tenido que migrar aceleradamente a mecanismos de teletrabajo o trabajo desde el hogar, aparecen dudas sobre c\u00f3mo potenciar la productividad desde el entorno digital de forma remota y virtual.<\/p>\n

Lo cierto es que el trabajo virtual desde el hogar trae consigo algunos retos y se requiere nuevos h\u00e1bitos que faciliten su asimilaci\u00f3n y permitan potenciar la productividad digital:<\/p>\n

Establecer horarios para las actividades del hogar y las actividades del trabajo<\/strong><\/p>\n

Es necesario definir acuerdos de gesti\u00f3n donde haya rutinas definidas que permitan al empleado tener un equilibrio adecuado entre el trabajo remoto y las actividades del hogar. Por ejemplo, la preparaci\u00f3n de alimentos para el almuerzo, servir el almuerzo y dejar limpiando la cocina es una actividad que puede quedar relegada si el trabajo es muy demandante, o, por otro lado, el cuidado de los hijos puede desenfocar de los objetivos del trabajo si no se trata con cuidado. Es conveniente que cada empleado defina horarios que permitan combinar adecuadamente las actividades del hogar y del trabajo. Establecer horarios para iniciar las tareas del trabajo y para finalizarlas, as\u00ed como para las actividades del hogar y comunicarlo al equipo.<\/p>\n

Mantener la conexi\u00f3n<\/strong><\/p>\n

Cuando se est\u00e1 trabajando desde el hogar, algunas personas pueden sentirse desconectadas de su equipo, ya sea porque no las ve o porque piensa que no est\u00e1n en contacto. Mantener reuniones virtuales con frecuencia con el equipo de trabajo permite mantener la conexi\u00f3n y el sentido de pertenencia, as\u00ed como saber lo que se est\u00e1 haciendo como equipo. Este tipo de reuniones disminuye la tensi\u00f3n que puede generarse por una sensaci\u00f3n de desconexi\u00f3n.<\/p>\n

Reglas claras<\/strong><\/p>\n

Establecer reglas de convivencia en gesti\u00f3n remota es clave, tales como, cuando debe finalizar una actividad, qu\u00e9 objetivo de sebe cumplir, c\u00f3mo van a ser la entrega de tareas, por qu\u00e9 medio se puede enviar requerimientos de trabajo, etc. Mantener claridad sobre lo que se espera y la forma de gesti\u00f3n del trabajo es importante para que el equipo conozca las condiciones de juego.<\/p>\n

Minimizar la ansiedad<\/strong><\/p>\n

El trabajo remoto o virtual puede traer consigo dudas y ansiedad para el equipo de trabajo. Es responsabilidad del l\u00edder conocer y disipar las dudas y ansiedad del equipo para que \u00e9ste pueda mantenerse concentrado en sus objetivos.<\/p>\n

Los l\u00edderes deben ayudar en la organizaci\u00f3n del teletrabajo<\/strong><\/p>\n

Los lideres deben ayudar en el proceso de organizaci\u00f3n del teletrabajo de su equipo, estableciendo las reglas y ayudando a que el equipo mantenga un equilibrio que potencie su productividad. Si esto significa generar carpetas compartidas para que todos puedan tener informaci\u00f3n necesaria para el trabajo, as\u00ed como establecer cronogramas de actividades y mecanismos de comunicaci\u00f3n efectivos, esto es algo que el l\u00edder debe realizar para su equipo.<\/p>\n

Adicionalmente a esto, es conveniente establecer herramientas y metodolog\u00edas \u00e1giles que mejoren la comunicaci\u00f3n, permitan mayor entendimiento de la gesti\u00f3n productiva del equipo y faciliten la entrega de resultados. Dentro de esto es conveniente pensar en:<\/p>\n

Metodolog\u00edas \u00e1giles<\/strong><\/p>\n

La primera metodolog\u00eda \u00e1gil para gesti\u00f3n del teletrabajo que recomiendo es KANBAN, un t\u00e9rmino japones, que hoy es sin\u00f3nimo de agilidad. B\u00e1sicamente se enfoca en establecer de forma visual un flujo de pasos distribuidos en columnas para desarrollar cualquier y pasar los requerimientos siguiendo el flujo hasta que llegue a su resultado final. Este flujo de pasos puede ser tan sencillo como establecer las columnas: Entradas, Haciendo y Hecho; o tan complejo donde haya una cantidad de columnas de un proceso. Este tipo de metodolog\u00eda permite visualizar de forma gr\u00e1fica el avance de actividades, proyectos o desarrollo de nuevos productos.<\/p>\n

Herramienta \u00e1gil<\/strong><\/p>\n

Una herramienta que se basa en KANBAN<\/a> y que permite tener un registro de absolutamente toda la gesti\u00f3n que se ha hecho sobre una tarea en particular se llama Trello. Es una aplicaci\u00f3n freemium que en su versi\u00f3n libre permite gestionar adecuadamente las actividades de un equipo de trabajo virtual. A trav\u00e9s de esta herramienta es f\u00e1cil saber si la tarea a avanzado dentro del flujo. Esta herramienta permite configurar el tablero del proceso o proyecto de forma flexible para que se adapte al flujo que se requiera.<\/p>\n

En mi caso yo recomiendo tener un flujo de columnas que sean:<\/p>\n

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  1. Entradas: Donde inician las tareas que se piden.<\/li>\n
  2. En espera: Donde se colocan las tareas que por uno u otro motivo han quedado en pausa.<\/li>\n
  3. Recurrente mes: Donde estan las actividades que deben desarrollarse de forma mensual.<\/li>\n
  4. Haciendo: Donde estar\u00e1n las actividades que se est\u00e1n gestionando.<\/li>\n
  5. Revisi\u00f3n: Donde estan las actividades que ya se han hecho, pero dependen de una revisi\u00f3n final.<\/li>\n
  6. Listo: Donde estan las actividades que ya se hayan finalizado.<\/li>\n<\/ol>\n

    Adicionalmente, cada tarea\/actividad, tiene un formato para registrar la informaci\u00f3n necesaria de la misma, se puede seleccionar miembros que deben desarrollar las actividades, adjuntar documentos para mayor informaci\u00f3n o como evidencia del trabajo, mencionar actualizaciones al equipo de trabajo, establecer fechas de vencimiento, entre muchas otras opciones. Dentro de estas tarjetas se registra todo lo que los diferentes miembros realizan, desde la fecha de creaci\u00f3n de la tarea, agregar a un miembro del equipo, hasta quien movi\u00f3 la tarea a su siguiente paso del flujo.<\/p>\n

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    Recomendaciones para la gesti\u00f3n de tarjetas\/tareas de gesti\u00f3n<\/strong><\/p>\n

    Es recomendable que dentro de las tarjetas se establezca una sola persona como miembro de la misma (el miembro es quien recibe las actualizaciones de los cambios en la tarjeta), as\u00ed es el miembro quien debe dar seguimiento a la misma hasta que llegue a su paso final. As\u00ed mismo es recomendable utilizar las etiquetas para agregar a los dem\u00e1s miembros del equipo que forman parte de la tarea. En la descripci\u00f3n es necesario explicar adecuadamente el detalle de lo que se quiere y comunicar lo que los miembros deben conocer para realizar la tarea. En tareas donde hay varias actividades por desarrollar, es recomendable utilizar la opci\u00f3n de checklist, donde se puede asignar una actividad a cada persona responsable de la misma y cada quien debe llenar el checklist una vez que finalice. Tambi\u00e9n es importante agregar una fecha de vencimiento, ya sea de una fase de las actividades o la fecha final de toda la tarea.<\/p>\n

    Recomendaciones de uso de documentos adjuntos<\/strong><\/p>\n

    Para la gesti\u00f3n de documentos adjuntos que sirvan como evidencia del trabajo realizado o para revisar y aprobar los entregables requeridos, es recomendable siempre adjuntar el link del archivo compartido en la nube. Esto porque permite una mayor facilidad para la edici\u00f3n del mismo, as\u00ed como menos pasos en caso de que haya observaciones. Cuando se adjuntan archivos, es m\u00e1s complicado realizar revisiones porque requiere descargar el archivo, hacer ajustes y volver a cargar un archivo nuevo, con todo el tiempo que esto conlleva.<\/p>\n

    Recomendaciones para la gesti\u00f3n del avance del equipo<\/strong><\/p>\n

    El avance del equipo y de las tareas propias es muy sencillo de realizar en trello. S\u00f3lo se necesita filtrar las tareas por el miembro responsable y podremos saber cuantas tareas tiene en pendientes, cuantas esta realizando y cu\u00e1ntas est\u00e1n hechas. Del mismo modo, si hay una menci\u00f3n para pedir alguna cosa en una tarea, es muy f\u00e1cil ingresar a la secci\u00f3n de alertas donde se muestran las actualizaciones que se han hecho y todas las menciones que se hayan hecho a tu usuario. De esta forma es f\u00e1cil gestionar las tareas propias o el avance de las tareas del resto del equipo.<\/p>\n

    Los acuerdos comunes, una mejor comunicaci\u00f3n, el uso de herramientas y metodolog\u00edas \u00e1giles ayudan a potenciar la productividad digital en entornos de teletrabajo, y permitir\u00e1n gestionar de mejor manera a equipos de trabajo remotos.<\/p>\n

    V\u00eda: Puro Marketing<\/em><\/a><\/p>\n

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