{"id":2383,"date":"2020-11-06T11:28:40","date_gmt":"2020-11-06T10:28:40","guid":{"rendered":"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/teletrabajador\/?p=2383"},"modified":"2021-01-08T13:43:02","modified_gmt":"2021-01-08T12:43:02","slug":"como-gestionar-los-asuntos-urgentes-con-gtd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/teletrabajador\/como-gestionar-los-asuntos-urgentes-con-gtd\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo gestionar los asuntos urgentes con GTD\u00ae"},"content":{"rendered":"
\"\"<\/a><\/div>

Antes de contarte c\u00f3mo gestionar los asuntos urgentes con GTD\u00ae<\/sup>, voy a hacer algunas aclaraciones importantes.<\/p>\n

Por una parte, hay dos tipos de urgencias<\/strong>: las derivadas de imprevistos y las derivadas de la falta de previsi\u00f3n.<\/p>\n

Las derivadas de imprevistos son urgencias reales<\/strong>, ya que los imprevistos forman parte del trabajo del conocimiento<\/strong>.<\/p>\n

Por el contrario, las derivadas de la falta de previsi\u00f3n son falsas urgencias<\/strong>. Es m\u00e1s, estas urgencias son un indicio de incompentencia<\/a>.<\/p>\n

Dentro de las urgencias reales hay, a su vez, dos tipos: las del tipo \u00abel mundo se acaba\u00bb y el resto.<\/p>\n

Excepto en el \u00e1mbito sanitario, las urgencias del tipo \u00abel mundo se acaba\u00bb son infrecuentes.<\/p>\n

Sin embargo, las urgencias reales que no exigen respuesta inmediata s\u00ed pueden suponer un volumen relevante en determinados entornos.<\/p>\n

Es a ellas a las que voy a dedicar este post<\/em>.<\/p>\n

Posibles formas de trabajar en GTD\u00ae<\/sup><\/h3>\n

GTD\u00ae<\/sup> nos dice que \u2014en el trabajo del conocimiento\u2014 hay tres posibles formas de trabajar.<\/p>\n

Una de ellas es el trabajo \u00abno definido\u00bb, \u00abseg\u00fan surge\u00bb o \u00abno planificado\u00bb. A m\u00ed me gusta m\u00e1s llamarlo \u00abtrabajo imprevisto\u00bb.<\/p>\n

Este tipo de trabajo abarca el generado por acontecimientos y situaciones imposibles de prever, que surgen repentinamente y exigen una reacci\u00f3n m\u00e1s o menos r\u00e1pida<\/strong>.<\/p>\n

El rango de esta rapidez es amplio y puede ir desde una respuesta inmediata hasta unos d\u00edas despu\u00e9s<\/strong>.<\/p>\n

Por otra parte, hay trabajos que consisten precisamente en gestionar incidencias.<\/p>\n

Aunque no se sabe qu\u00e9 incidencia concreta va a surgir en cada momento concreto, s\u00ed se sabe que las va a haber y, por tanto, no pueden considerarse \u00abimprevistos\u00bb.<\/p>\n

Un error habitual es creer que estas incidencias son \u00abtrabajo seg\u00fan surge\u00bb cuando en realidad son \u00abtrabajo definido\u00bb.<\/p>\n

Buenas pr\u00e1cticas de GTD\u00ae<\/sup> para gestionar asuntos urgentes<\/h3>\n

La buena pr\u00e1ctica cuando aparece un imprevisto es evaluar r\u00e1pidamente de qu\u00e9 tipo de imprevisto se trata<\/strong>.<\/p>\n

Si es un asunto urgente del tipo \u00abel mundo se acaba\u00bb, la buena pr\u00e1ctica es capturar lo que estabas haciendo en ese momento<\/strong> y \u00absalvar el mundo\u00bb.<\/p>\n

En todos los dem\u00e1s casos, la buena pr\u00e1ctica es capturar<\/strong> el asunto urgente<\/strong> que acaba de aparecer y terminar de hacer lo que estabas haciendo.<\/p>\n

Para una persona que no usa GTD\u00ae<\/sup>, este comportamiento puede parecer una irresponsabilidad, cuando no una locura.<\/p>\n

Sin embargo, una persona usuaria de GTD\u00ae<\/sup> conf\u00eda en sus h\u00e1bitos y en su sistema y sabe que, cuando termine de hacer lo que est\u00e1 haciendo, aclarar\u00e1 sus capturas y decidir\u00e1 lo correcto en relaci\u00f3n al asunto urgente capturado.<\/p>\n

En la pr\u00e1ctica, la mayor\u00eda de los asuntos urgentes requieren una respuesta r\u00e1pida pero no inmediata<\/strong>.<\/p>\n

Esto significa que la gran mayor\u00eda de los asuntos urgentes forman parte del \u00abtrabajo ya definido\u00bb<\/strong>.<\/p>\n

Una pregunta recurrente en los cursos de formaci\u00f3n GTD<\/a>\u00ae<\/sup> oficial es c\u00f3mo gestionar los asuntos urgentes que hay que terminar en la misma semana que surgen<\/strong>, antes de que tenga lugar la pr\u00f3xima Revisi\u00f3n Semanal.<\/p>\n

Veamos las posibles situaciones.<\/p>\n

C\u00f3mo gestionar los proyectos que hay que finalizar antes de la pr\u00f3xima Revisi\u00f3n Semanal<\/h3>\n

Si se trata de un proyecto, hay varias opciones, dependiendo de c\u00f3mo sea nuestro uso de la metodolog\u00eda.<\/p>\n

Si consultas tu calendario<\/strong> varias veces al d\u00eda, y no solo el contenido del d\u00eda en curso, sino tambi\u00e9n el resto de la semana, entonces una buena pr\u00e1ctica es ponerte un recordatorio en el d\u00eda de la fecha l\u00edmite. Ejemplo:<\/p>\n

\u00abTerminar (o he terminado) la presentaci\u00f3n para la ponencia del jueves 29\/10\u00bb. Tambi\u00e9n valdr\u00eda \u00abPresentaci\u00f3n para la ponencia del jueves 29\/10 terminada\u00bb.<\/p>\n

Si, por el contrario, no sueles revisar el calendario muy a menudo, o solo revisas el d\u00eda en curso, lo anterior ser\u00eda una mala pr\u00e1ctica, ya que es muy probable que no veas el recordatorio con la frecuencia adecuada.<\/p>\n

En este caso, la buena pr\u00e1ctica ser\u00eda ponerte el recordatorio del proyecto en un checklist<\/em> espec\u00edfico<\/strong> del tipo \u00abPara finalizar esta semana<\/strong>\u00bb o \u00abPara finalizar antes de la pr\u00f3xima Revisi\u00f3n Semanal<\/strong>\u00bb.<\/p>\n

L\u00f3gicamente, para que sea \u00fatil y cumpla su cometido, este checklist<\/em> espec\u00edfico hay que revisarlo con la frecuencia necesaria<\/strong>.<\/p>\n

Otras opciones, como incluir un recordatorio del proyecto en la lista de proyectos \u2014o en un checklist <\/em>diario o semanal\u2014 y, en general, cualquier sobre-complicaci\u00f3n del sistema, son malas pr\u00e1cticas<\/strong>.<\/p>\n

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[wp-rss-aggregator]<\/p>\n

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C\u00f3mo gestionar las siguientes acciones que hay que finalizar antes de la pr\u00f3xima Revisi\u00f3n Semanal<\/h3>\n

Si se trata de una siguiente acci\u00f3n independiente, la buena pr\u00e1ctica ser\u00eda incluir la fecha l\u00edmite en la redacci\u00f3n del recordatorio de la propia siguiente acci\u00f3n. Ejemplo:<\/p>\n

\u00abRedactar y enviar la propuesta de formaci\u00f3n GTD\u00ae<\/sup> oficial de Nivel 1 a Luis Garc\u00eda, de ULTRAZOOM, antes del viernes 30\/10\u00bb.<\/p>\n

El recordatorio de esta siguiente acci\u00f3n estar\u00eda organizado en su contexto correspondiente<\/strong>, si es uno que revisas con frecuencia o, en caso contrario, en el checklist<\/em> espec\u00edfico<\/strong> para estos casos.<\/p>\n

C\u00f3mo gestionar las acciones delegadas que se deben finalizar antes de la pr\u00f3xima Revisi\u00f3n Semanal<\/h3>\n

Por \u00faltimo, si es una acci\u00f3n delegada, hay tambi\u00e9n varias opciones.<\/p>\n

Si revisas tu \u00ablista a la espera<\/strong>\u00bb a diario, la buena pr\u00e1ctica ser\u00eda muy parecida a la aplicada a las siguientes acciones. Ejemplo:<\/p>\n

\u00abLuis Garc\u00eda (ULTRAZOOM) \u2013 Enviarme la propuesta firmada antes del jueves 5\/11 \u2013 2\/11\u00bb. La primera fecha es la de vencimiento de la propuesta y la segunda es la fecha de delegaci\u00f3n.<\/p>\n

Si, por el contrario, revisas tu \u00ablista a la espera\u00bb cada varios d\u00edas o solo en tu Revisi\u00f3n Semanal, entonces tendr\u00edas dos opciones.<\/p>\n

Si consultas el calendario<\/strong> frecuentemente, con los matices que comentaba al hablar de los proyectos, podr\u00edas poner el recordatorio all\u00ed.<\/p>\n

Si no es el caso, la buena pr\u00e1ctica es tambi\u00e9n la misma que para los proyectos y las siguientes acciones, es decir, a\u00f1adir el recordatorio a un checklist<\/em> espec\u00edfico<\/strong> para estos casos.<\/p>\n

Resumen<\/h3>\n

Es posible que est\u00e9s pensando \u00ab\u00bfc\u00f3mo? \u00bfmezclar en un mismo checklist<\/em> recordatorios de proyectos, siguientes acciones y acciones delegadas?\u00bb.<\/p>\n

S\u00ed, as\u00ed es, ya que todos estos recordatorios comparten una caracter\u00edstica de orden superior: tienen que completarse en la misma semana que han surgido y antes de la pr\u00f3xima Revisi\u00f3n Semanal.<\/p>\n

Esta es, de hecho, la buena pr\u00e1ctica recomendada por la David Allen Academy<\/strong>.<\/p>\n

Por \u00faltimo, si ya dominas la metodolog\u00eda y tienes interiorizados sus h\u00e1bitos y buenas pr\u00e1cticas, tienes una opci\u00f3n adicional<\/strong>.<\/p>\n

Esta opci\u00f3n es preguntarte qu\u00e9 necesitas hacer para sacar todos esos recordatorios de tu mente y liberar tu atenci\u00f3n, con la confianza de saber que los est\u00e1s gestionando de la manera adecuada.<\/p>\n

Espero que este post<\/em> te haya sido \u00fatil. \u00bfC\u00f3mo gestionas t\u00fa los asuntos urgentes con GTD\u00ae<\/sup>? Te invito a continuar la conversaci\u00f3n en los comentarios.<\/p>\n

Jose Miguel Bolivar<\/em><\/a><\/p>\n

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