{"id":436,"date":"2020-02-03T11:02:12","date_gmt":"2020-02-03T11:02:12","guid":{"rendered":"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/teletrabajador\/?p=436"},"modified":"2020-02-03T11:02:12","modified_gmt":"2020-02-03T11:02:12","slug":"4-formas-de-usar-una-herramienta-de-gestion-de-proyectos-como-disenador-freelance","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/teletrabajador\/4-formas-de-usar-una-herramienta-de-gestion-de-proyectos-como-disenador-freelance\/","title":{"rendered":"4 formas de usar una herramienta de gesti\u00f3n de proyectos como dise\u00f1ador freelance"},"content":{"rendered":"<div id=\"telet-1750176794\" class=\"telet-antes-del-contenido telet-entity-placement\"><a href=\"https:\/\/quaderno.io\/?via=jose-manuel94\" aria-label=\"Quaderno General (Spanish) &#8211; 728&#215;90\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/teletrabajador\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/11\/Quaderno-General-Spanish-728x90-1.png\" alt=\"\"  srcset=\"https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/teletrabajador\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/11\/Quaderno-General-Spanish-728x90-1.png 728w, https:\/\/teletrabajoynegocios.com\/teletrabajador\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/11\/Quaderno-General-Spanish-728x90-1-300x37.png 300w\" sizes=\"(max-width: 728px) 100vw, 728px\" width=\"728\" height=\"90\"   \/><\/a><\/div><p>\u00bfTe abruma la cantidad de herramientas que necesitas usar o aprender para tu d\u00eda a d\u00eda como freelance?<\/p>\n<p>En este art\u00edculo te voy a contar c\u00f3mo puedes utilizar una \u00fanica herramienta -normalmente conocida como una herramienta de gesti\u00f3n de proyectos- para 4 usos diferentes\u2026<\/p>\n<p>\u00bfPor qu\u00e9 te cuento esto y por qu\u00e9 deber\u00eda interesarte?<\/p>\n<p>Cuando imparto ponencias o alguna clase, una de las preguntas m\u00e1s frecuente que recibo es acerca de herramientas.<\/p>\n<p>De alguna forma nos obsesiona estar a la \u00faltima del mercado con herramientas.<\/p>\n<p>Pero no hay nada peor que ir acumulando herramientas que usamos a medias (o ni siquiera acabamos usando) y adem\u00e1s dejar que nos abrume el solo hecho de pensar en aprender de todas ellas.<\/p>\n<p>Por esto hoy te cuento c\u00f3mo puedes exprimir al m\u00e1ximo una \u00fanica herramienta y as\u00ed&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.stefaniadp.com\/como-simplificar-negocio\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">simplifiques tu negocio<\/a>. Lo que te har\u00e1 ganar m\u00e1s tiempo y dinero.<\/p>\n<h2>Qu\u00e9 es una herramienta de gesti\u00f3n de proyectos<\/h2>\n<p>Antes que nada, vamos a revisar qu\u00e9 es una herramienta de este tipo.<\/p>\n<p>A\u00fan recuerdo el d\u00eda, hace 8 a\u00f1os, cuando a\u00fan estaba trabajando en empresa, en que me dieron la responsabilidad de coordinar los proyectos tecnol\u00f3gicos que ten\u00edamos planificados para el crecimiento del departamento en el que estaba trabajando entonces.<\/p>\n<p>Saqu\u00e9 mi excel y empec\u00e9 a dibujar tablas, responsabilidades, personas involucradas, plazos, tareas\u2026 Una aut\u00e9ntica locura.<\/p>\n<p>Una locura que luego entend\u00ed que podr\u00eda haber evitado puesto que hay herramientas que est\u00e1n especializadas en hacer exactamente esto: ayudarte a gestionar en modo profesional cualquier proyecto que incluya al menos uno de estos tres elementos clave: tareas, plazos y personas involucradas.<\/p>\n<p>Pocos meses despu\u00e9s, gracias tambi\u00e9n a entrar en contacto con equipos m\u00e1s tecnol\u00f3gicos que el departamento en el que estaba, empec\u00e9 a utilizar una herramienta de gesti\u00f3n de proyectos.<\/p>\n<p>Y todo cambi\u00f3 de forma radical.<\/p>\n<p>Hoy, 8 a\u00f1os despu\u00e9s, es una de las herramientas que recomiendo utilizar a diario para tener un negocio eficiente y organizado y como dise\u00f1ador freelance puede ayudarte mucho y a continuaci\u00f3n entender\u00e1s por qu\u00e9.<\/p>\n<p>Si pones en Google \u201cherramienta de gesti\u00f3n de proyectos\u201d ver\u00e1s que hay muchas, pero yo trabajo con&nbsp;<a href=\"http:\/\/www.trello.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Trello<\/a>, una de las m\u00e1s populares y adem\u00e1s muy intuitiva para todo lo que te voy a contar. Otras alternativas v\u00e1lidas para peque\u00f1os negocios son&nbsp;<a href=\"http:\/\/www.asana.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Asana<\/a>&nbsp;o&nbsp;<a href=\"https:\/\/kanbanflow.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">KanbanFlow<\/a>, as\u00ed que te las menciono por si quisieras testearlas.<br \/>\nPero a partir de ahora te har\u00e9 ejemplos con&nbsp;<a href=\"http:\/\/www.trello.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Trello<\/a>&nbsp;que es la que conozco m\u00e1s en profundidad.<\/p>\n<p>Vamos a ello.<\/p>\n<h2>Beneficios de utilizar una herramienta de gesti\u00f3n de proyectos<\/h2>\n<ol>\n<li><strong>Mayor eficiencia en tu negocio<\/strong>&nbsp;porque no hay tareas que se \u201cpierdan\u201d por el camino o descontroladas. Todo est\u00e1 reflejado en un \u00fanico lugar y esto simplifica (mucho) el d\u00eda a d\u00eda, evita los errores y en definitiva te hace ahorrar tiempo, dinero y malentendidos.<\/li>\n<li><strong>M\u00e1s claridad acerca de lo que supone<\/strong>&nbsp;en t\u00e9rminos de tiempo y recurso cada proyecto.<\/li>\n<li><strong>Seguimiento de tareas:<\/strong>&nbsp;\u00bfvas con retraso o est\u00e1s ejecutando en l\u00ednea con los tiempos? Si tienes alg\u00fan colaborador, \u00bfest\u00e1 haciendo lo que deber\u00eda y en los plazos pactados?<\/li>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/www.stefaniadp.com\/como-tomar-decisiones-mas-rapido\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Toma de decisiones de forma m\u00e1s r\u00e1pida<\/a>&nbsp;y totalmente consciente<\/strong>&nbsp;en base a tareas\/recursos\/asuntos que aparecen en la herramienta. Como siempre me gusta decir en mi caso con Trello: \u201cSi no est\u00e1 en Trello no existe\u201d. Y es as\u00ed..<\/li>\n<li><strong>Menos estr\u00e9s<\/strong>: s\u00ed, porque cuando sientes que tienes las cosas bajo control el alivio que sientes es muy grande.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Ahora que conoces los beneficios que te puede reportar una herramienta de este tipo, te voy a contar c\u00f3mo puedes usarla. (Toma nota, estoy segura que alguna de las cosas que te comento no la hab\u00edas pensado..)<\/p>\n<hr>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/web.vallebro.biz\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/articulos.png\"><\/p>\n<p>[wp-rss-aggregator]<\/p>\n<hr>\n<h2>4 formas de utilizar una herramienta de gesti\u00f3n de proyectos a tu favor<\/h2>\n<ul>\n<li><b>USO 1: Gesti\u00f3n de proyectos<\/b><\/li>\n<\/ul>\n<p>Como no, para esto se cre\u00f3 y para esto debes usarla sin duda. Y si te est\u00e1s preguntando en tu caso concreto c\u00f3mo lo puedes hacer, aqu\u00ed te dejo un ejemplo:<\/p>\n<p>Imagina que est\u00e1s dise\u00f1ando una web para un cliente, por lo que el trabajo pasa por diferentes fases que podemos simplificar en 4: an\u00e1lisis inicial del cliente (su negocio, a qu\u00e9 p\u00fablico se dirige, qu\u00e9 quiere transmitir con su web\/su imagen de marca..), definici\u00f3n del dise\u00f1o de marca si procede (logo, tipograf\u00edas, paletas de colores..), definici\u00f3n del dise\u00f1o de la web, otros dise\u00f1os de folletos, material de marketing u otro si procede.<\/p>\n<p>Una forma en la que puedes hacer seguimiento a este trabajo con el cliente es agrupando cada una de las tareas que componen las fases del trabajo en un listado dependiendo de la etapa en la que se encuentran:<\/p>\n<ul>\n<li>\u201cPOR HACER\u201d: Aqu\u00ed van todas las tareas y actividades a\u00fan por ejecutarse<\/li>\n<li>\u201cHACIENDO\u201d: aqu\u00ed van todas las actividades en las que se est\u00e1 trabajando<\/li>\n<li>\u201cPENDIENTE\u201d: aqu\u00ed van todas las actividades que por alguna raz\u00f3n no se pueden avanzar pues est\u00e1 pendiente de que el cliente te entregue algo, que te responda a algo o que recibas recursos y de otra forma no puedes avanzar<\/li>\n<li>\u201cHECHO\u201d: aqu\u00ed est\u00e1n las tareas ya ejecutadas.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Por lo tanto en un momento dado, cada una de estas listas tiene las tareas que le correspondan dependiendo del estado en el que se encuentran.<\/p>\n<p>\u00bfY qu\u00e9 beneficios te da tener plasmado de esta forma el proyecto con los clientes?<\/p>\n<ul>\n<li>T\u00fa, tu cliente y las dem\u00e1s personas involucradas en el proyecto sab\u00e9is exactamente en qu\u00e9 actividades est\u00e1s trabajando<\/li>\n<li>Todo el mundo sabe (adem\u00e1s estas herramientas te permiten asignar responsabilidades y plazos) si hay cuellos de botella o cosas que no pueden avanzarse pues alguien debe solucionar un problema que impide avanzar con el trabajo (lista \u201cPendientes\u201d)<\/li>\n<li>Os permite tomar perspectiva de todo lo que implica el proyecto, puesto que aqu\u00ed aparecen todas y cada una de las tareas a desarrollar (y esto te da m\u00e1s poder de negociaci\u00f3n con clientes que no se dan cuenta de todo el trabajo que hay detr\u00e1s de un desarrollo web como en este caso)<\/li>\n<li>Cumplir con los plazos de forma m\u00e1s firme puesto que todo est\u00e1 reflejado en un lugar visible<\/li>\n<li>Profesionalizaci\u00f3n de tu actividad, lo que da m\u00e1s confianza a tus clientes y les proporciona una mejor experiencia de consumo.<\/li>\n<\/ul>\n<p>TIP. Te he hecho un ejemplo de proyecto que involucra a un cliente, pero puedes perfectamente usar este m\u00e9todo -que por cierto, su origen es de digitalizar el cl\u00e1sico tablero Kanban lleno de post-its- para desarrollos propios de tu actividad profesional en el que eres la \u00fanica persona involucrada. Te aseguro que el solo hecho de plasmar todo en un \u00fanico lugar te da mucha paz mental y claridad.<\/p>\n<p><strong>USO 2: Hacer seguimiento a las propuestas de trabajo con clientes<\/strong><\/p>\n<p>Cuando tienes dos o tres clientes no hay problema y tener las cosas en la cabeza vale, \u00bfpero qu\u00e9 pasa si pasas a tener 5-10-15-30 presupuestos a la vez de mayor o menor importe a la vez?<\/p>\n<p>La cosa empieza a complicarse\u2026<\/p>\n<p>Debes hacer seguimiento a tu relaci\u00f3n con los clientes yendo un paso m\u00e1s all\u00e1 que tu propia memoria: \u00bfA qui\u00e9n has pasado una propuesta de trabajo? \u00bfQui\u00e9n te la ha solicitado pero a\u00fan no has tenido una sesi\u00f3n de diagn\u00f3stico con \u00e9l? \u00bfQui\u00e9n te ha aceptado la propuesta? \u00bfQui\u00e9n lo ha rechazado?<\/p>\n<p>Esto es lo que puedes hacer con una herramienta como&nbsp;<a href=\"http:\/\/www.trello.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Trello<\/a>&nbsp;que te permite organizar elementos en listas.<\/p>\n<p>En este caso no organizas las tareas en listas, si no utilizas el nombre de cada cliente para ponerlo en la lista para asignarlo a un elemento de la lista meti\u00e9ndolo en la lista que le corresponde dependiendo del estado en el que se encuentra tu relaci\u00f3n con \u00e9l.<\/p>\n<p>Aqu\u00ed puedes ver gr\u00e1ficamente c\u00f3mo lo har\u00edas en&nbsp;<a href=\"http:\/\/www.trello.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Trello<\/a>&nbsp;a trav\u00e9s de 5 listas que vas rellenando con tarjetas con el nombre y la informaci\u00f3n del cliente potencial (cada lista representa una de las 5 fases por las que pasa un potencial cliente: \u201cHECHA PROPUESTA SESI\u00d3N\u201d, \u201cPENDIENTE DE HACER SESI\u00d3N\u201d, \u201cHECHA PROPUESTA ECON\u00d3MICA\u201d, \u201cME CONTRATAN\u201d, \u201cCLIENTES PASADOS\u201d). Por supuesto puedes crear cuantas listas consideres \u00fatiles para tu actividad profesional y esquema de venta, pero puedes usar este como punto de partida.<\/p>\n<p>Sencillo, \u00bfverdad?<\/p>\n<p>Y muy poderoso para evitar que pasen cosas desagradables como quedarse sin enviar un presupuesto que nos han solicitado o mezclar trabajos. En definitiva un \u201cmust\u201d cuando tu negocio empieza a crecer m\u00e1s y m\u00e1s.<\/p>\n<p><strong>USO 3: Hacer seguimiento a reuniones<\/strong><\/p>\n<p>\u00bfTe ha pasado alguna vez de tener reuniones con clientes, haber tomado decisiones en esta misma reuni\u00f3n y luego se quedan en el olvido? Hasta que un d\u00eda surgen malentendidos porque no se hizo seguimiento escrito a algo que se coment\u00f3 en la reuni\u00f3n (aunque&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.lauralofer.com\/clientes-toxicos-eneagrama\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">los clientes t\u00f3xicos es bueno evitarlos a toda costa<\/a>, los malentendidos que hacen que el servicio no sea fluido siempre pueden pasar\u2026)<\/p>\n<p>Estoy segura que ya te ha pasado.<\/p>\n<p>Una forma de evitarlo es utilizar un tablero en el que vas a crear una lista por cada reuni\u00f3n que hagas (p.e. Con un cliente en concreto) y que vas a poblar con lo que se ha dicho en la reuni\u00f3n, las decisiones tomadas, los participantes (si hay m\u00e1s personas), el reparto de tareas y todo lo que est\u00e9 relacionado con esta reuni\u00f3n.<\/p>\n<p>De este modo todo queda guardado en un \u00fanico lugar y ante dudas, all\u00ed es donde queda reflejada toda la informaci\u00f3n de cu\u00e1ndo se tom\u00f3 una decisi\u00f3n, qui\u00e9n se toma responsabilidad, qu\u00e9 se decidi\u00f3 y siguientes pasos.<\/p>\n<p>TIP: puedes agregar una lista en la que guardar toda la informaci\u00f3n \u201cbase\u201d de estas reuniones recurrentes, como por ejemplo enlaces a la sala de reuniones, enlace a material compartido, etc. Para que todo est\u00e9 a mano cuando llegue el momento de una nueva reuni\u00f3n.<\/p>\n<p><strong>USO 4: Hacer el manual operativo del negocio en un tablero<\/strong><\/p>\n<p>\u00bfQu\u00e9 es el manual operativo? Es un espacio donde vas acumulando la descripci\u00f3n de los procedimientos y procesos que hacen que tu actividad profesional como dise\u00f1ador freelance pueda llevarse a cabo.<\/p>\n<p>Cosas como \u201cgeneraci\u00f3n de facturas\u201d, \u201calta de nuevos clientes\u201d, \u201ccreaci\u00f3n de presupuestos\u201d son procedimientos que forman parte del manual operativo.<\/p>\n<p>Tener todo ello documentado a trav\u00e9s de un \u00fanico espacio simplifica (mucho) el flujo de trabajo, adem\u00e1s de obligarte a mantener todo este material organizado en un \u00fanico lugar.<\/p>\n<p>Mi sugerencia adem\u00e1s es que agrupes los diferentes procesos en listas que identifican el \u00e1rea a la que hace referencia cada proceso.<\/p>\n<p>Por ejemplo, todo lo que est\u00e9 relacionado con la facturaci\u00f3n y contabilidad podr\u00edas agruparlo en una lista. Todo lo que est\u00e1 relacionado con la entrega del servicio y la parte creativa de tus servicios ser\u00eda otra \u00e1rea y as\u00ed a seguir crear\u00edas diferentes \u00e1reas en tu negocio.<\/p>\n<p>Te hablo de negocio porque, independientemente de la etapa en la que te encuentras como dise\u00f1ador freelance, es importante que visualices tu actividad como si de una empresa se tratara (aunque est\u00e9s t\u00fa solo).<\/p>\n<p>S\u00f3lo empezar a pensar en estos t\u00e9rminos te facilita plantear diferentes formas para crecer con tu actividad y posicionarte como un verdadero due\u00f1o de negocio.<\/p>\n<p>Llegados a este punto, imagino que entender\u00e1s todas las ventajas que puede brindarte aprovechar estos diferentes usos en una \u00fanica herramienta. Aqu\u00ed te dejo algunas.<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Ahorro de costes<\/strong>. Ten en cuenta que est\u00e1s aprovechando el pago de una \u00fanica herramienta (adem\u00e1s, si est\u00e1s solo o con pocos miembros en tu equipo, en muchos casos puedes utilizarla con su plan gratuito) para sustituir a 4 herramientas que, de otra forma, deber\u00edas pagar a parte.<\/li>\n<li><strong>Te olvidas de sentirte \u201cabrumado\u201d<\/strong>&nbsp;por la cantidad de herramientas que debes conocer, pues s\u00f3lo aprendes a fondo c\u00f3mo funciona una y la explotas al m\u00e1ximo con al menos 4 usos diferentes.<\/li>\n<li><strong>Curva de aprendizaje m\u00e1s corta<\/strong>: una vez que has aprendido esta herramienta y sobretodo si tu negocio a\u00fan no est\u00e1 demasiado avanzado, la aprovechas en diferentes facetas sin que debas aprender de otras.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Ahora est\u00e1 en tus manos decidir en cu\u00e1l de estos ejemplos empezar a utilizar (y exprimir) una herramienta de gesti\u00f3n de proyecto.<\/p>\n<h3>\u00bfCon cu\u00e1l te quedas? Escoge una y empieza a utilizarla hoy mismo.<\/h3>\n<p>Y si se te ocurren otras formas para usar una herramienta de gesti\u00f3n de proyectos y seguimientos de tareas estar\u00e9 encantada que las compartas en los comentarios.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.stefaniadp.com\/\"><em>Por&nbsp;<span class=\"entry-author\"><span class=\"entry-author-name\">Stefania Dalle Pezze<\/span><\/span><\/em><\/a><\/p>\n<div id=\"telet-2098687039\" class=\"telet-despues-del-contenido telet-entity-placement\"><a target=\"_blank\" href=\"\/\/aff.lucushost.com\/resources\/click\/?n=gDxoXMAJ&aff=756\"><img decoding=\"async\" border=\"0\" alt=\"LucusHost, el mejor hosting\" src=\"\/\/aff.lucushost.com\/resources\/banners\/?zoneid=5123&n=gDxoXMAJ&aff=756\" \/><\/a><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00bfTe abruma la cantidad de herramientas que necesitas usar o aprender para tu d\u00eda a d\u00eda como freelance? 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