Cómo controlar la gestión del correo electrónico y ahorrar 2 horas de trabajo al día aunque ahora seas el caos personificado

El correo electrónico es satán  Lo dejo claro desde el principio para que no queden dudas.

Tengo comprobado que no hay mayor desperdicio de tiempo, oportunidades y credibilidad que a través de tu email.

Seguramente, como el 99% del resto de los mortales, pierdes unas 2 horas diarias por culpa de tu correo. Tiempo que podrías reducir drásticamente si cortases con algunos vicios que arrastras y aprendieses a organizar tu correo electrónico para que no te dejes abducir por él.

¿Qué te voy a enseñar en este post?

• Qué estás haciendo mal: y esto lo hago por 2 motivos. Uno, para que por fin te des cuenta de que la gestión del correo electrónico está suponiendo un lastre para tu negocio. Y dos, porque necesitas ver que ciertas actitudes (aunque para ti sean muy placenteras), solo conllevan perder tiempo.
• Cómo empezar a poner orden en esa locura: te voy a explicar, paso a paso, las 2 acciones que tienes que realizar para que tu email ya no te robe tanto tiempo. Solo con esto, ya te ahorras un buen puñado de minutos diarios.

Venga, ¡vamos!

¿De verdad es TAN importante la gestión del correo electrónico para tu negocio?

Cuando hablamos de “caos” en un negocio no hablamos solo de desorganización. Hay “desordenes” que nos provocan dolor de cabeza 🤯 pero no tienen porqué ser los que más dañen a tu proyecto.

El caos que realmente puede dejar a tu negocio KO es el que te lleva a perder el control sobre tus finanzas, a planificarte mal por no saber priorizar o fijar objetivos, a no saber escoger el proyecto sobre el que enfocarte, a cambiar de idea constantemente, empezar varias cosas y dejarlas a medias, a no organizar bien todas tus ideas y recursos o a llevar una mala comunicación con tu equipo, audiencia y clientes.

Si estás hiperventilado porque te identificas con alguna de estas situaciones, don’t worry. Pasa en las mejores familias 😅

Créeme… incluso en negocios que “aparentemente” crecen. Ni te imaginas el caos que pueden llegar a esconder.

Y me dirás.. ¿y en toda esta maraña de CAOS, con mayúsculas, de verdad es TAN importante para mi negocio la gestión del correo electrónico?

Absolutamente SÍ.

¿Por qué? Muy sencillo:

Las cifras afirman que dedicamos algo más de 2 horas de nuestra jornada laboral a leer, contestar y gestionar nuestros mails.

O sea, en torno a 13 horas a la semana.

Tirando a la baja… unas 40 horas al mes.

¡40 horas al mes! 🙈

Párate y piensa a qué podrías dedicar todo ese tiempo de oro si no estuvieras mirando continuamente tu correo electrónico.

Por eso, atender esta inversión de tiempo en tu día a día es esencial. Porque gestionarla bien supone liberar tiempo material y reinvertirlo en eso que sabes que sí te reportará nuevos ingresos o, simplemente, más tiempo para ti.

Y de esa gestión dependerá también la imagen que das de puertas afuera y la impresión que se lleven de ti tus potenciales clientes.

Ahora que sabes por qué organizar y gestionar bien tu correo electrónico no es cosa de unos pocos freaks, vamos a ver cómo hacerlo y por dónde se te puede estar escapando el tiempo a ti.

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5 Errores habituales en la gestión del correo electrónico que incrementan tus problemas de productividad.

Por favor, no me odies si te sientes culpable con la lista que viene a continuación. Mi intención es buena, lo prometo. Porque lo bueno de detectar problemas… ¡es que detrás viene la solución! ¡Venga, te ayudo!

 

1. TU PROGRAMA DE CORREO ELECTRÓNICO ESTÁ PERMANENTEMENTE ABIERTO.

Y no te voy a creer si me dices que no es cierto, porque lo es en el 99,99% de los casos.

Empiezas a trabajar, abres el correo nada más arrancar y se queda abierto el resto del día.

A veces, hasta le das a recargar cada dos por tres, no vaya a ser que llegue algo interesante y tú sin verlo… O poco interesante, al final eso es lo de menos 😉

¿Sabes que esto es como si tuvieras el teléfono pegado a la oreja todo el rato por si acaso alguien te llama?

Absurdo, ¿verdad?

2. USAS EL EMAIL COMO UN CHAT.

Escribes correos que esperas que te respondan ya.

Cuestión que además hace que paralices el trabajo porque no continuas hasta que no tienes esa respuesta que debe llegarte por email. Pero el problema gordo viene cuando lo recibes. Porque ahí entras en una espiral de correos, respuestas y nuevas preguntas que parece interminable.

Y esto además te obliga también a seguir cometiendo el error del punto 1. Como estás siempre a la espera, tienes el email abierto todo el rato y estás revisándolo constantemente.

Te estás inundando tú solo de emails tontos. ¡Y a tus destinatarios también!

Esto es un muy mal uso del correo.

3. LAS REGLAS Y FILTROS EN LOS MENSAJES NO EXISTEN PARA TI.

Y no es que vayas de rebelde por la vida, es que estás desaprovechando el potencial de una herramienta y además te estás cargando con trabajo innecesario.

Claramente tienes un problema

4. NO ACIERTAS CON LA REDACCIÓN DE UN CORREO ELECTRÓNICO.

O es muy largo o es muy poco concreto.

El caso es que en demasiadas ocasiones tienes que volver a escribir al destinatario para pedir información extra, aclarar algo o entrar en el pimpón de preguntas y respuestas del punto 2.

Cuando hablamos del correo electrónico que conforma la base de tu negocio, tu día a día, no se trata de ser ocurrentes, misteriosos o chispeantes. Esto no es email marketing. ¡Tiene que ser efectivo!

Por eso siempre recomiendo crear un buen sistema de plantillas de email. Aquí están las que más usamos en Caos Cero y que van a facilitarte muchísimo el trabajo. Solo tienes que personalizarlas para que el correo tenga tu tono y tú te ahorras tiempo y errores.

5. WORKFLOW ESTRATÉGICO… ¿EH?

Y dejamos para el final lo más gordo, el peor error en la gestión del correo electrónico:

Dejar que la herramienta tenga vida propia y crezca sin sentido.

 

No organizar bien tu correo electrónico, no establecer una estructura de carpetas inteligente y un workflow estratégico te lleva a perder información importante, perder tiempo buscando mensajes o remitentes, perder oportunidades 🙈

Y lo peor, perder dinero por culpa de una mala gestión.

¿Sientes la presión? 😅

¡Calma! El correo electrónico es una herramienta maravillosa… si sabes cómo usarla. Por eso, ahora te voy a enseñar 2 operaciones básicas de gestión de correo electrónico. Solo con ellas, te aseguro que vas a notar una cambio radical. Vamos, que le daremos un buen recorte a esa cantidad de horas que pasas con el email.

Cómo centralizar la gestión de tu correo electrónico en una única bandeja de entrada.

Más de 900 millones de personas usan Gmail y seguramente tú formas parte de esta estadística. Sin embargo, como casi todos, también tendrás alguna cuenta de este tipo:

Son muchas cuentas, muchas herramientas y, sobre todo, mucho tiempo perdido entrando en Gmail, Hotmail, Yahoo, Outlook y el servidor de correo de tu propio hosting.

La decisión entre elegir A y B debería ser muy sencilla, ¿no?

1. ¿POR QUÉ ELIJO GMAIL PARA GESTIONAR EL CORREO?

Aquí me voy a centrar en Gmail porque es una de las herramientas que utilizo a diario, es la que suelo recomendar y además me gusta por…

¿Te he convencido ya para usar Gmail? 😄

Entonces ya es hora de que empieces a ganar tiempo.

Para ser más exacta, solo con este punto vas a ahorrar unos 12 minutos diarios. Que sí, que sí, 12 minutos suena a poco, pero seguro que ahorrarte unas 6 horas al mes suena mucho mejor (y 6 horas, te recuerdo que casi es una jornada entera de trabajo).

Así que vamos a ponernos ya manos a la obra.

2. CÓMO GESTIONAR VARIAS CUENTAS DE CORREO EN GMAIL.

Ok, quédate con la idea de que lo que pretendemos es que recibas en una única bandeja de entrada de Gmail todos los correos de cualquier otra dirección que tengas.

Así todos centralizados en un único lugar para que los gestiones de forma más cómoda y fácil.

Y la forma más sencilla de conseguir esto es configurando un reenvío desde cada una de tus cuentas de correo hacia la cuenta de Gmail donde vayas a centralizarlo todo.

Vamos a ver un ejemplo con Hotmail pero tendrás que repetirlo entrando en cada una de las cuentas de email que tengas. Sigue estos pasos .

1) Entra en tu cuenta de Hotmail en la rueda dentada arriba a la derecha.

2) Haz clic en «Ver toda la configuración de Outlook«.

3) En el menú que aparece pincha en: Correo >> Reenvío

4) Marca la casilla “Habilitar el reenvío” y en el recuadro pon la dirección de correo en la que quieres recibir tus mensajes (la de Gmail en la que vas a centralizar todos tus correos).

5) Pincha “Guardar”.

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Ya casi lo tienes, solo queda un paso más para terminar de gestionar todo tu correo desde Gmail.

3. RESPONDER EMAILS DE OTRAS CUENTAS USANDO TU CORREO DE GMAIL.

Para terminar de gestionar todo tu correo desde Gmail, te aconsejo que configures también el envío de emails desde Gmail usando como remitente la cuenta que has configurado.

De este modo, un email enviado a (por ejemplo) xxxxxx@hotmail.com lo recibirás en el panel de control de Gmail, y desde allí mismo, podrás responderlo usando tu cuenta de Hotmail como remitente del mensaje.

Es muy sencillo también.

1. En Gmail haz clic en la rueda dentada y luego en «Ver todos los ajustes«.
2. En la pestaña «Cuentas e Importación«, haz clic en «Añadir otra dirección de correo electrónico» (al lado de «enviar como»).
3. Escribe tu nombre y la dirección de email que estás configurando.
4. Añade tu nombre de usuario y contraseña.
5. Haz clic en «Añadir cuenta«.
6. Gmail te enviará un mensaje de confirmación a la dirección de correo que estás configurando. Ve a la plataforma de email correspondiente (Hotmail, Yahoo…) y haz clic en el link que Gmail te ha enviado.

Si quieres configurar más de una cuenta para hacer la gestión de todo tu correo electrónico desde Gmail, tendrás que repetir todos los pasos de nuevo.

A partir de ahora, recibirás los emails de cualquiera de tus direcciones de correo en tu gestor de Gmail y podrás responderlos desde ahí sin tener que perder tiempo entrando en varias herramientas diferentes.

Cómo eliminar la pestaña de Promociones de tu bandeja de correo de Gmail.

Esta es la petición estrella de la mayoría de alumnos al empezar el Reto Email Detox y, además, el principal obstáculo para que tus correos no lleguen adecuadamente a tus suscriptores y clientes.

¿Sabes de qué te estoy hablando?

¿O acaso no has notado que los emails que envías a tu lista siempre llegan a la pestaña de «Promociones» de Gmail y tienes pocas aperturas?

Y, a nivel personal, ¿no te fastidia perderte newsletters que te gustan u ofertas que ves tarde porque te llegan a esa dichosa pestaña?

Pues bien, ¡puedes librarte de esta maldita pestaña de Gmail cuando quieras!

Veamos cómo hacerlo paso a paso para que, por fin, puedas ordenar tu bandeja de correo como quieras. Y además, te daré un truco para que consigas aumentar la tasa apertura de tu lista de correo.

¡Vamos a por ello!

 

 

1. TRUCO: CÓMO CONSEGUIR QUE TUS SUSCRIPTORES RECIBAN SIEMPRE TUS CORREOS.

Antes de hablar sobre cómo quitar las pestañas de Gmail y en concreto la de «Promociones», voy a darte ese pequeño truco para que tus correos nunca vayan a la carpeta de spam de tus clientes y suscriptores.

Para conseguirlo solo tienes que pedirles que añadan tu correo a su lista de contactos.

Vamos a ver cómo puedes hacerlo en Gmail y en Hotmail…

A. AÑADIR EMAIL A LA LISTA DE CONTACTOS EN GMAIL.

1. Abre un correo de la persona que quieras añadir a tu lista de contactos. Por ejemplo, ¡puedes abrir uno mío! 😉
2. Pulsa sobre la flecha que hay al lado de Gmail y haz clic en «Contactos».
3. Ahí te saldrá la página de «Contactos».
4. Pulsa en el signo de + de la esquina inferior derecha.
5. Introduce los datos.

Una vez hayas hecho esto siempre recibirás mis correos, en este caso, en la bandeja principal de Gmail. No solo evitarás que tus mensajes se vayan a la carpeta de spam, sino que también escaparás de las pestañas de «Notificaciones» y «Promociones».

 

B. AÑADIR EMAIL A LA LISTA DE CONTACTOS EN HOTMAIL

1. Abre un correo de la persona que quieras añadir, de forma similar a la explicada para Gmail.
2. Pulsa sobre el nombre del remitente del correo, en mi caso «Laura Ruiz».
3. Te saldrá una columna a la derecha con los datos del remitente.
4. Haz clic sobre los 3 puntitos y verás que te aparece «Agregar contacto».
5. Te aparecerá otra ventana, revisa los datos y pulsa en «Guardar».

Tras hacerlo también evitarás que te ocurra lo mismo en Hotmail y la bandeja de spam dejará de recibir correos que sí deseas.

 

 

2. CÓMO ELIMINAR LA PESTAÑA «PROMOCIONES» O CUALQUIER OTRA DE GMAIL.

Si odias el sistema que tiene Gmail por defecto para organizar el correo en las pestañas «Principal», «Social», «Promociones», «Notificaciones» y «Foros»; es hora de tomar el control y organizarlas como tú quieras.

Sigue estos pasos para cambiar las bandejas predeterminadas de tu Gmail:

A. HAZ CLIC EN LA RUEDA DENTADA Y ENTRA EN «CONFIGURAR BANDEJA DE ENTRADA»

B. ELIGE LAS QUE QUIERES MANTENER

Selecciona las casillas de las bandejas que quieras conservar.

Yo te recomiendo habilitar únicamente la pestaña «Principal» y que tú, poco a poco, configures de forma manual el sistema que mejor encaja en tu forma de procesar el correo.

C. CLIC EN GUARDAR…

¡Y listo! Tu Gmail ya estará ordenado de la forma que tú quieres y no de la que le apetece al Señor Google 😉

✱ PUNTO EXTRA: VEAMOS ESAS ETIQUETAS…

Si además de estas bandejas estándar de Gmail tienes creadas etiquetas que no utilizas y solo te provocan más desorden, puedes borrar cualquiera de ellas con unos simples pasos:

1. Pulsa sobre la pequeña flecha que aparece (cuando pones el cursor encima) a la derecha de la etiqueta.
2. En el menú que se despliega haz clic en «Eliminar etiqueta».

Perfecto.

Ten en cuenta que todos los mensajes de las pestañas o etiquetas que deshabilites pasarán a la bandeja «Principal», por lo que puede que te aparezcan decenas de mensajes sin contestar.

 

3. CÓMO MOVER CORREOS DE UNA PESTAÑA A OTRA EN GMAIL.

Si quieres mantener el sistema de pestañas de Gmail, pero te gustaría que algunos correos de diferentes personas lleguen siempre a la pestaña «Principal«, puedes hacer esto:

1. Haz clic derecho en el correo del remitente en cuestión.
2. Pulsa sobre «Mover a la pestaña» y elige «Principal».
3. Cuando aparezca el mensaje que pregunta si quieres que siempre se lleven los correos de ese remitente a esta pestaña, selecciona «Sí».

Haciendo esto te aseguras que los correos de esos remitentes siempre lleguen a la pestaña «Principal».

Siguiente paso: hacer un buen “email detox”.

Solo con lo que te acabo de enseñar vas a ahorrar un puñado de minutos diarios, pero la realidad es que puedes conseguir mucho más. Ya sabes… más de 2 horas diarias. 40 horas al mes.

O lo que es mismo, 40/8=5 días de trabajo que podrías estar dedicando a tareas que de verdad aporten beneficios a tu negocio o, simplemente, a viajar, leer, pasear, disfrutar de la gente que quieres…

Si el tiempo es tu mayor activo, ¿por qué desperdiciarlo de esa forma en una tarea rutinaria como el correo electrónico?

Así que, si ya has detectado que tu correo electrónico es tu mayor atrapa-tiempo, empieza aplicando estos consejos.

Pero, si te saben a poco, pasa al siguiente nivel y propónte aplicar un buen Email Detox.

Es el siguiente -y decisivo- paso que te planteo en Reto Email Detox, un programa en el que creamos, juntos, un sistema de trabajo basado en 3 herramientas básicas que todos necesitamos en el día a día y que, si encajan bien, es la paz absoluta:

Email, agenda y gestor de tareas.

No es magia, es una fórmula 100% útil que te garantiza esas 40 horas de más al mes.

Echa un ojo y comprueba como al final

… el email no va a ser Satán

POR LAURA RUIZ