¿Calendario en papel o en aplicación? Muchas personas (entre las que me incluyo) amamos el papel como herramienta de trabajo. Hay algo especial en poder escribir directamente, de forma libre y con un estilo personal. Y ese es uno de los motivos por el que muchos (entre los que no me incluyo) eligen una agenda tradicional para gestionar su calendario.
Hasta hace no mucho elegir entre aplicación o agenda tradicional había sido una cuestión de gustos o preferencias. Pero hay otro criterio de selección que siempre ha estado ahí y que cada vez tiene más peso: la eficiencia. Y eso incluye la comodidad, rapidez, accesebilidad y seguridad (en la pérdida de datos).
Razones (de peso) para decidir
A mí me encanta utilizar papel y bolígrafo. Constantemente estoy escribiendo cosas en libretas y notas. Por ejemplo el índice y los contenidos de este curso los he hecho en una libreta. Pero por encima de todo debes buscar la solución que te aporte más comodidad, rapidez y fluidez. Que te quite trabajo, no que te lo de…
Hay cuatro importantes razones por las que, a pesar de amar el papel, yo me decanto por utilizar una aplicación.
1. Va contigo a todas partes
Piensa por ejemplo en tu teléfono móvil. Seguro te acompaña allá donde vayas: a una reunión con un cliente, mientras tecleas frente al ordenador, cuando estás tomando un café con un compañero, mientras hablas por teléfono con un proveedor o colaborador…. Cuando trabajas y también en tu tiempo de descanso, ocio, personal, familiar… si es que ¡nos llevamos hasta el baño! ¿Pero llevas siempre contigo tu agenda de papel? Y fíjate que digo siempre… Es fácil que no. Y ahí está el problema. Tú necesitas una herramienta que puedas abrir, anotar y cambiar cuando lo necesites.
En el trabajo no te puedes permitir el lujo de decir: «Eso no lo tengo aquí, ya lo miraré cuando llegue a la oficina o a casa».
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2. Se sincroniza entre todos tus dispositivos
Esa es la ventaja de trabajar con aplicaciones en la nube. Cualquier cambio o cita que añadas en tu Calendario, se replica automáticamente en todos los sitios: tu ordenador de sobremesa o portátil, tu móvil, tu tablet… lo que sea. De modo que abras el que abras, siempre tendrás ahí lo último que añadiste o cambiaste. ¿Y dónde está aquí la ventaja respecto a la Agenda clásica? Porque ahí solo hay un “dispositivo”.
La ventaja es que tú utilizas esos dispositivos para tu trabajo y tu vida personal o tiempo libre. Estás constantemente con ellos y dependes de ellos para trabajar. Como siempre están contigo, abres la app del calendario y accedes a la información actualizada que necesites.
Algo TAN importante como la gestión de tu calendario tiene que meditarse bien, valorando el tiempo y energía que se puede llegar a ganar/perder en su gestión.
3. Gran rapidez, fluidez, eficiencia
Cuando anotas un evento o una cita en tu agenda-calendario, hay que algo que siempre debes intentar conseguir: hacerlo rápido. Muy rápido… para volver lo más deprisa que puedas a lo que estabas haciendo. Ya fuera procesar tu Correo, seguir la conversación de la reunión o la llamada en la que estabas, o atender a alguien con el que estás comiendo. Esa rapidez y eficiencia la tienes cuando coges tu teléfono móvil y escribes algo. Una cita.
4. Se puede compartir con otras personas
Puedes compartir todo el calendario o uno en particular. Y lo puedes hacer con tu socio, compañeros de equipo, tu pareja u otros miembros de tu familia, amigos… De esa manera la información fluye mejor. Una reunión que se cambia de día, o una llamada que cambia de hora, un nuevo viaje para el próximo mes… todas esas novedades les llegarán a esas personas (o a ti) en ese instante. Todo eso potencia vuestra colaboración y evita descoordinaciones, porque utilizamos un calendario común.
¿Ves por qué a pesar de amar el papel recomiendo el uso de una aplicación?
Y dicho esto, al final es tu decisión. Es tu herramienta y nadie como tú sabe lo que quiere, lo que le gusta y lo que necesita. Pero algo tan tan tan importante como la gestión de tu calendario tiene que meditarse bien, valorando el tiempo y energía que se puede llegar a ganar/perder en su gestión.