Muchos hemos compartido alguna vez documentos de Google Drive. Es fácil, rápido y práctico. Además, tiene una ventaja. Y es que a medida que editas ese documento, los cambios están a disposición de quien acuda a ver o descargar dicho documento. Pero también tiene un inconveniente. Por defecto, la función de compartir no tiene fecha de caducidad.
Esto puede ser un inconveniente, ya que si has compartido un documento con alguien, esa opción está activada hasta que la desactives. Por lo que si en el futuro incluyes información sensible, quien tenga acceso al enlace de compartir podrá ver los cambios. Así que, ¿por qué no añadir una fecha de caducidad y así asegurarnos de que un documento de Google Drive está a disposición de otros solamente durante un periodo de tiempo concreto?
La opción de añadir una fecha de caducidad en documentos de Google Drive está pensada para “cuando trabajes con personas ajenas a tu organización, como clientes o agencias”. De esta manera, puedes limitar el acceso a determinados documentos durante el periodo de tiempo en el que estáis en contacto. Es decir, que el acceso caducará “una vez que se hayan completado los proyectos”.
El único requisito para poder usar esta función, por el momento, es que tu cuenta de Google Drive forme parte de Google Workspace. En caso contrario, podrás compartir documentos pero no con una fecha concreta.
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Añadir una fecha de caducidad a documentos de Google Drive
La fecha de caducidad sirve para compartir documentos de Google Drive con lectores pero también para comentadores, editores y lectores. Además, puedes aplicar una fecha de caducidad a un documento pero también a carpetas. Así tendrás más control sobre qué ven determinadas personas y durante cuánto tiempo.
Para añadir una fecha de caducidad a un documento, primero tendrás que compartirlo con alguien. Es decir, con un contacto concreto. Para ello:
- Abre el archivo en Google Drive
- Haz clic en el botón Compartir
- Busca el contacto en el cuadro de búsqueda o introduce una dirección de email
- Asígnale un rol: Lector, Comentador, Editor.
Luego, para añadir la fecha de caducidad:
- Entra de nuevo en el archivo
- Haz clic en el botón Compartir
- Pulsa en la flecha, al lado del usuario, y elige la opción Añadir caducidad
- Por defecto, indica 30 días. Pulsa en la fecha para cambiarla por otro día y mes
- Cuando vuelvas a Compartir, verás que al lado del usuario hay un icono de tiempo
Una vez has configurado una fecha de caducidad para compartir uno o más documentos de Google Drive, puedes volver a los pasos anteriores para editar la fecha y así alargar el periodo de gracia. O también para eliminarlo directamente pulsando en Quitar la caducidad.
La fecha de caducidad va asociada a un usuario concreto. Es decir, no puedes añadir una fecha al enlace genérico que puedes compartir con todo el mundo. Y, por otro lado, tendrás que configurar una fecha para cada usuario que tenga acceso a dicho archivo o documento. De manera que pueden ser la misma fecha o fechas distintas.
Añadir una fecha de caducidad a carpetas
Para compartir carpetas con una fecha de caducidad, el proceso es similar a compartir documentos de Google Drive. Solo tienes que entrar en la carpeta desde Google Drive o hacer clic derecho y pulsar en Compartir. Primero tendrás que asignar la carpeta a alguien. Es decir, compartirla. Y, una vez compartida, podrás configurar una fecha de caducidad.
Según explica la ayuda oficial de Google Drive, “en el caso de las carpetas, puedes definir fechas de vencimiento para lectores y comentadores. Si estableces una fecha de vencimiento para un editor en una carpeta, su rol cambiará a Lector. Sin embargo, puedes cambiar su rol en Comentador y conservar la fecha de vencimiento”.