El propósito los 4 pasos anteriores que hemos compartido en este blog de telesecretarias, es crear un flujo de trabajo que te ayude a tomar buenas decisiones acerca de lo que podrías estar haciendo en cualquier momento. El quinto paso de GTD, Actuar o Ejecutar, consiste en elegir la mejor acción a realizar de entre todas tus opciones. Y hacerla, claro.
Si has puesto en marcha un sistema de gestión personal completo y lo mantienes actualizado, lo normal es que la mayor parte del tiempo estés realizando cosas que ya están en tus listas de acciones.
En ese caso, sólo te llevará un momento elegir cuál es la mejor acción a realizar en este preciso momento:
Si tienes algo que hacer anotado en el Calendario, entonces necesitas concentrarte en esa acción (el Calendario debería contener cosas que necesariamente deben hacerse en una fecha o en un momento dado).
Si no hay nada que hacer en el Calendario, necesitarás mirar tus listas de Acciones Siguientes, donde presumiblemente habrás acumulado un buen número de acciones. ¿Cómo elegirás qué acción realizar a continuación, sintiéndote a gusto con tu elección? GTD te propone que la elijas basándote en estos criterios:
El contexto en que te encuentras. Algunas acciones se pueden realizar en cualquier parte, pero la mayoría requieren de un lugar determinado, de la presencia de alguien, o del acceso a unas herramientas concretas. ¿Qué acciones puedes hacer en tu contexto actual?
Tu tiempo disponible. Las actividades cercanas en el tiempo, por ejemplo una reunión dentro de una hora, pueden limitar tus opciones. Fíjate sólo en las acciones que puedas completar en el tiempo que tienes disponible ahora mismo.
Tu energía disponible. Si estás cansado o no te encuentras demasiado bien, reduce tus opciones a las acciones que no demandan mucha energía mental o física. Trata de no embarcarte en tareas que exigan más de lo que puedes dar en este momento.
La prioridad relativa de cada acción. Una vez reducida la lista de acciones en función de los criterios anteriores, de las que quedan ¿cuál tiene más sentido hacer ahora mismo?
¡Enhorabuena! Si has llegado hasta aquí, ya sabes cómo implementar los 5 pasos de GTD.
Si lo piensas un poco, se trata simplemente de sentido común: Necesitas capturar todo lo que llama tu atención, aclarar qué significa cada cosa y decidir qué vas a hacer con ella, organizar recordatorios en las listas apropiadas, y revisar esas listas con la frecuencia necesaria para que estén al día, de modo que puedas actuar en cada momento sobre la acción óptima.
Poner en práctica este flujo de trabajo y convertirlo en un hábito es todo lo que necesitas para disfrutar de una vida personal y profesional mucho más efectiva y relajada. ¡Anímate a probarlo!