CÓMO CONTROLAR LA GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO Y AHORRAR 2 HORAS DE TRABAJO AL DÍA AUNQUE AHORA SEAS EL CAOS PERSONIFICADO

El email es satán.

Lo dejo claro desde el principio para que no queden dudas.

Tengo comprobado que no hay mayor desperdicio de tiempo, oportunidades y credibilidad que a través de tu correo electrónico.

Seguramente, como el 99% del resto de los mortales, pierdes hasta unas 2 horas diarias por culpa de tu correo. Tiempo que podrías reducir drásticamente si cortases con algunos vicios que arrastras y empezases a gestionar tu email con un sistema.

¿Qué te voy a enseñar en este post?

  1. Qué estás haciendo mal: y esto lo hago por 2 motivos. Uno, para que por fin te des cuenta de que el email está suponiendo un lastre para tu negocio. Y dos, porque necesitas ver que ciertas actitudes (aunque para ti sean muy placenteras), solo conllevan perder tiempo.
  2. Cómo empezar a poner orden en esa locura: te voy a explicar, paso a paso, las 2 acciones que tienes que realizar para que tu email ya no te robe tanto tiempo. Solo con esto, ya te ahorras unos 12 minutos diarios.

¡Empieza la operación limpieza de correo!

Prepárate porque vas a sentir un alivio inmediato.



5 ERRORES HABITUALES EN LA GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO QUE DESTROZAN TU PRODUCTIVIDAD

Por favor, no me odies si te sientes culpable con la lista que viene a continuación. Mi intención es buena, lo prometo. A veces es necesario ver plasmados los problemas para poder enfrentarse a ellos y ponerles solución. ¡Venga, te ayudo!

1. TU PROGRAMA DE CORREO ELECTRÓNICO ESTÁ PERMANENTEMENTE ABIERTO

Y no te voy a creer si me dices que no es cierto, porque lo es en el 99,99% de los casos.

Empiezas a trabajar, abres el correo nada más arrancar y se queda abierto el resto del día.

A veces, hasta le das a recargar cada dos por tres, no vaya a ser que llegue algo interesante y tú sin verlo… O poco interesante, al final eso es lo de menos. 😉

¿Sabes que esto es como si tuvieras el teléfono pegado a la oreja todo el rato por si acaso alguien te llama?

Absurdo, ¿verdad?

El email, el teléfono, el ordenador y mil artilugios y dispositivos más, son simples herramientas. La pieza clave y central eres tú, no lo olvides, no dejes que dicten tu rutina diaria.

2. USAS EL EMAIL COMO UN CHAT

Escribes correos que esperas que te respondan ya.

Cuestión que además hace que paralices el trabajo porque no continuas hasta que no tienes esa respuesta que debe llegarte por email. Pero el problema gordo viene cuando lo recibes. Porque ahí entras en una espiral de correos, respuestas y nuevas preguntas que parece interminable.

Y esto además te obliga también a seguir cometiendo el error del punto 1. Como estás siempre a la espera, tienes el email abierto todo el rato y estás revisándolo constantemente.

Te estás inundando tú solo de emails tontos. ¡Y a tus destinatarios también!

Esto es un muy mal uso del correo.

Las conversaciones que necesitan ser fluidas para no atascar un proyecto no pueden llevarse por email. Esto te destroza el día, te paraliza el trabajo y te satura la bandeja de entrada.

3. LAS REGLAS EN LOS MENSAJES NO EXISTEN PARA TI

Y no es que seas un rebelde, es que estás desaprovechando el potencial de una herramienta y además te estás cargando con trabajo innecesario.

Si tu inbox es una mezcla de:

  • Mensajes de trabajo.
  • Newsletters insulsas.
  • Correos de amigos.
  • Publicidad.
  • Emails que has abierto varias veces y no sabes qué hacer con ellos.

Claramente tienes un problema.

4. NO ACIERTAS CON EL CONTENIDO DE UN EMAIL

O es muy largo o es muy poco concreto.

El caso es que en demasiadas ocasiones tienes que volver a escribirte con el destinatario para pedir información extra, aclarar algo o entrar en el pimpón de preguntas y respuestas del punto 2.

Cuando hablamos del correo electrónico que conforma la base de tu negocio, tu día a día, no se trata de ser ocurrentes, misteriosos o chispeantes. Esto no es email marketing. ¡Tienes que ser efectivo!

Por eso siempre recomiendo crear un buen sistema de plantillas de email. Solo tienes que personalizarlas para que el correo se siga viendo cercano y tú te ahorras tiempo y errores. ¿Te gustaría descargarte 3 de las plantillas que yo más uso con mi negocio? Solo haz clic aquí.

5. WORKFLOW ESTRATÉGICO ¿EH?

Y dejamos para el final lo más gordo, el peor error en la gestión del correo electrónico:

Dejar que la herramienta tenga vida propia y crezca sin sentido.

Porque, cuántas veces te has dicho a ti mismo…

  • “Esto creo que ya lo escribí antes”.
  • “¿Qué hago con este email?”.
  • “¿Dónde está el correo aquel en el que me compartían una información que ahora me interesa…?”.

No establecer una estructura de carpetas inteligente y un workflow estratégico te lleva a:

  • Perder información importante.
  • Perder tiempo buscando mensajes o remitentes.
  • Perder oportunidades.

Y lo peor, perder dinero por culpa de una mala gestión. 

¿Agobiado?

¿Empiezas a mirar con odio la pestaña de Gmail?

Venga, venga, menos drama que todo tiene arreglo. El correo electrónico es una herramienta maravillosa… si sabes cómo usarla.

Por eso, ahora te voy a enseñar 2 operaciones básicas de gestión de correo electrónico. Solo con ellas, te aseguro que vas a notar una cambio radical. Vamos, que le daremos un buen recorte a esa cantidad de horas que pasas con el email.

CÓMO CENTRALIZAR LA GESTIÓN DE TU EMAIL EN UNA ÚNICA BANDEJA DE ENTRADA

Más de 900 millones de personas usan Gmail y seguramente tú formas parte de esta estadística. Sin embargo, como casi todos, también tendrás alguna cuenta de este tipo:

  • Quizás una cuenta de correo personal en Hotmail.
  • Otra en Gmail que abriste para usar las herramientas de Google.
  • Una de Yahoo de hace mil años.
  • Otra más que usas solo para trabajo.
  • Y, por supuesto, la cuenta de email oficial de tu negocio con el nombre de tu dominio, ¿o quizás son dos?

Son muchas cuentas, muchos servidores y, sobre todo, mucho tiempo perdido entrando en Gmail, Hotmail, Yahoo, Outlook y el servidor de correo de tu propio hosting.

Ante esta situación tienes 2 opciones para gestionar tu correo:

  • Opción A: entras en cada uno de los servicios para rescatar tus emails todos los días o de vez en cuando.
  • Opción B: centralizas todo tu correo en Gmail y lo gestionas de forma eficiente para perder menos tiempo.

La decisión entre elegir A y B debería ser muy sencilla, ¿no?

1. ¿POR QUÉ ELIJO GMAIL PARA GESTIONAR EL CORREO?

Voy a usar Gmail porque es una de las herramientas que utilizo a diario y me gusta por varios motivos:

  • Es gratuito: si de momento trabajas solo, sin equipo, Gmail será suficientemente potente para ti.
  • Es de Google: para mí supone una ventaja tener todas las herramientas de Google integradas bajo una misma cuenta de correo.
  • Tus emails quedan archivados en la nube: de esta forma puedes acceder a tu correo desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y, si tu ordenador explota, tus emails estarán a salvo.
  • Puedes recibir emails de otras cuentas en la bandeja de entrada de Gmail: y no solo eso, también puedes responder a esos correos desde Gmail utilizando como remitente el email al que te han escrito.
  • Puedes tener una firma diferente para cada cuenta de email: personalización al máximo.
  • Hilo de conversación: una cadena de correos con una misma persona queda archivada como si fuese una conversación, lo que hace supersencillo seguir la charla a través de los distintos emails intercambiados.
  • Búsqueda eficaz: con unos trucos básicos de búsqueda no pierdes nada de tiempo para encontrar un dato importante de algún email antiguo.
  • Gmail pone a tu disposición un montón de espacio: no tienes que andar borrando correos para hacer sitio.
  • Tiene muchísimas utilidades que te facilitan la gestión del correo electrónico: etiquetas, estrellas, reglas de mensajes, extensiones, plantillas, etc. Y por cierto, ¿recuerdas las 3 plantillas de correo que te di antes? Pues puedes incorporarlas a Gmail para que dentro del propio correo solo tengas que seleccionar la que quieres usar y editarla. Más fácil imposible. 😉

¿Convencido ya de usar Gmail?

Entonces ya es hora de que empieces a ganar tiempo.

Para ser más exacta, solo con este punto vas a ahorrar unos 12 minutos diarios. Sí, 12 minutos suena a poco, pero seguro que ahorrarte unas 6 horas al mes suena mucho mejor (y 6 horas, te recuerdo que casi es una jornada entera de trabajo).

Así que vamos a ponernos ya manos a la obra.

2. CÓMO GESTIONAR TU CORREO ELECTRÓNICO EN GMAIL

Si ya tienes una cuenta de Gmail puedes empezar directamente en el panel de control. En caso contrario crea una cuenta gratuita de Gmail desde aquí.

En la zona superior derecha verás una rueda dentada, haz clic ahí y luego en “Configuración“.

Haz clic en “Cuentas e Importación” y luego en “Añadir una cuenta de correo POP3 tuya“.

A continuación se abre una nueva ventana en la que te pide que añadas la dirección de email de la que quieres recibir los mensajes. Escribe la dirección completa y haz clic en “Siguiente paso“. Ahora pon tu nombre de usuario y contraseña de la cuenta que quieres configurar. Haz clic en las dos casillas marcadas en rojo que ves en la imagen y termina haciendo clic en “Añadir cuenta“.

Ya casi lo tienes, solo queda un paso más para terminar de gestionar todo tu correo desde Gmail.

3. RESPONDER EMAILS DE OTRAS CUENTAS USANDO TU CORREO DE GMAIL

Te aconsejo que configures también el envío de emails desde Gmail usando como remitente la cuenta que has configurado.

De este modo, un email enviado a (por ejemplo) xxxxxx@hotmail.com lo recibirás en el panel de control de Gmail, y desde allí mismo, podrás responderlo usando tu cuenta de Hotmail como remitente del mensaje.

Es muy sencillo también.

  1. En la misma pantalla “Configuración” >> “Cuentas e Importación“, haz clic en “Añadir otra dirección de correo tuya” (al lado de “enviar mensaje como”).
  2. Escribe tu nombre y la dirección de email que estás configurando.
  3. Añade tu nombre de usuario y contraseña.
  4. Haz clic en “Añadir cuenta“.
  5. Gmail te enviará un mensaje de confirmación a la dirección de correo que estás configurando. Ve a la plataforma de email correspondiente (Hotmail, Yahoo…) y haz clic en el link que Gmail te ha enviado.

Si quieres configurar más de una cuenta para hacer la gestión de todo tu correo electrónico desde Gmail, tendrás que repetir todos los pasos de nuevo.

A partir de ahora, recibirás los emails de cualquiera de tus direcciones de correo en tu gestor de Gmail y podrás responderlos desde ahí sin tener que perder tiempo entrando en varias herramientas diferentes.

CÓMO ELIMINAR LA PESTAÑA DE PROMOCIONES DE TU BANDEJA DE CORREO DE GMAIL

Esta es la petición estrella de la mayoría de alumnos al empezar el Reto Email Detox y, además, el principal obstáculo para que tus correos no lleguen adecuadamente a tus suscriptores y clientes.

¿Sabes de qué te estoy hablando?

¿O acaso no has notado que los emails que envías a tu lista siempre llegan a la pestaña de “Promociones” de Gmail y tienes pocas aperturas?

Y, a nivel personal, ¿no te fastidia perderte newsletters que te gustan u ofertas que ves tarde porque te llegan a esa dichosa pestaña?

Pues bien, ¡puedes librarte de esta maldita pestaña de Gmail cuando quieras!

Veamos cómo hacerlo paso a paso para que, por fin, puedas ordenar tu bandeja de correo como quieras. Y además, te daré un truco para que consigas aumentar la tasa apertura de tu lista de correo.

¡Vamos a por ello!

1. TRUCO: CÓMO CONSEGUIR QUE TUS SUSCRIPTORES RECIBAN SIEMPRE TUS CORREOS

Antes de hablar sobre cómo quitar las pestañas de Gmail y en concreto la de “Promociones”, voy a darte ese pequeño truco para que tus correos nunca vayan a la carpeta de spam de tus clientes y suscriptores.

Para conseguirlo solo tienes que pedirles que añadan tu correo a su lista de contactos.

Vamos a ver cómo puedes hacerlo en Gmail y en Hotmail…

 

A. AÑADIR EMAIL A LA LISTA DE CONTACTOS EN GMAIL

  1. Abre un correo de la persona que quieras añadir a tu lista de contactos. Por ejemplo, ¡puedes abrir uno mío! 😉
  2. Pulsa sobre la flecha que hay al lado de Gmail y haz clic en “Contactos”.
  3. Ahí te saldrá la página de “Contactos”.
  4. Pulsa en el signo de + de la esquina inferior derecha.
  5. Introduce los datos.

Una vez hayas hecho esto siempre recibirás mis correos, en este caso, en la bandeja principal de Gmail. No solo evitarás que tus mensajes se vayan a la carpeta de spam, sino que también escaparás de las pestañas de “Notificaciones” y “Promociones”.

 

B. AÑADIR EMAIL A LA LISTA DE CONTACTOS EN HOTMAIL

  1. Abre un correo de la persona que quieras añadir, de forma similar a la explicada para Gmail.
  2. Pulsa sobre el nombre del remitente del correo, en mi caso “Laura Ruiz”.
  3. Te saldrá una columna a la derecha con los datos del remitente.
  4. Haz clic sobre los 3 puntitos y verás que te aparece “Agregar contacto”.
  5. Te aparecerá otra ventana, revisa los datos y pulsa en “Guardar”.

Tras hacerlo también evitarás que te ocurra lo mismo en Hotmail y la bandeja de spam dejará de recibir correos que sí deseas.

2. CÓMO ELIMINAR LA PESTAÑA DE “PROMOCIONES” O CUALQUIER OTRA DE GMAIL

Si odias el sistema que tiene Gmail por defecto para organizar el correo en las pestañas “Principal”, “Social”, “Promociones”, “Notificaciones” y “Foros”; es hora de tomar el control y organizarlas como tú quieras.

Sigue estos pasos para cambiar las bandejas predeterminadas de tu Gmail:

A. HAZ CLIC EN LA RUEDA DENTADA Y ENTRA EN “CONFIGURAR BANDEJA DE ENTRADA”

B. ELIGE LAS QUE QUIERES MANTENER

Selecciona las casillas de las bandejas que quieras conservar.

Yo te recomiendo habilitar únicamente la pestaña “Principal” y que tú, poco a poco, configures de forma manual el sistema que mejor encaja en tu forma de procesar el correo.

C. DAS A GUARDAR…

¡Y listo! Tu Gmail ya estará ordenado de la forma que tú quieres y no de la que le apetece al Señor Google. 😉

 

✱ PUNTO EXTRA: VEAMOS ESAS ETIQUETAS

Si además de estas bandejas estándar de Gmail tienes creadas etiquetas que no utilizas y solo te provocan más desorden, puedes borrar cualquiera de ellas con unos simples pasos:

  1. Pulsa sobre la pequeña flecha que aparece (cuando pones el cursor encima) a la derecha de la etiqueta.
  2. En el menú que se despliega haz clic en “Eliminar etiqueta”.

Perfecto.

Ten en cuenta que todos los mensajes de las pestañas o etiquetas que deshabilites pasarán a la bandeja “Principal”, por lo que puede que te aparezcan decenas de mensajes sin contestar.

3. CÓMO MOVER CORREOS DE UNA PESTAÑA A OTRA EN GMAIL

Si quieres mantener el sistema de pestañas de Gmail, pero te gustaría que algunos correos de diferentes personas lleguen siempre a la pestaña “Principal, puedes hacer esto:

  1. Haz clic derecho en el correo del remitente en cuestión.
  2. Pulsa sobre “Mover a la pestaña” y elige “Principal”.
  3. Cuando aparezca el mensaje que pregunta si quieres que siempre se lleven los correos de ese remitente a esta pestaña, selecciona “Sí”.

Haciendo esto te aseguras que los correos de esos remitentes siempre lleguen a la pestaña “Principal”.

EL SIGUIENTE PASO…

Solo con lo que te acabo de enseñar vas a ahorrar unos 12 minutos diarios, pero la realidad es que puedes conseguir mucho más. Con una buena gestión del correo electrónico puedes salvar hasta 2 horas diarias. Y 2 horas diarias son 10 a la semana y 40 al mes.

O lo que es mismo, 40/8=5 días de trabajo.

Estás tirando a la basura 5 días que puedes dedicar a crear nuevos infoproductos, mejorar tu lead magnet o a escribir un embudo de venta por email. Podrías dedicar todo ese tiempo en tareas que de verdad aporten beneficios a tu negocio.

O simplemente, podrías dedicar ese tiempo a viajar, leer, pasear, disfrutar de la familia…

Si el tiempo es tu mayor activo, ¿por qué desperdiciarlo de esa manera en una tarea rutinaria como el correo?

Por eso, quiero que ahora te descargues un regalo que tengo para ti: un pack con 3 de las plantillas que yo uso en mi negocio.

Si además de aprender a procesar los correos, respondes más rápido a cada email que te manden, tu servicio de atención al cliente mejorará y ahorrarás todavía más tiempo.

Si es que con un poco de ayuda al final el email no va a ser Satán. 😉

Antes de que te vayas (que eres un valiente por haber llegado hasta aquí), déjame pedirte un favor. Si ahora que ya te las has descargado las plantillas te parece que son útiles, ayúdame a compartir por las redes sociales este post. Tú compartes información útil a tu comunidad y a mí me ayudas a dar visibilidad a mi proyecto.

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