Cómo crear una oficina virtual: ventajas, requisitos y consejos

La tecnología y los nuevos modelos de negocios nos permiten desarrollar las obligaciones laborales de una forma diferente a como se habían ejecutado hasta ahora, es por eso que cada vez son más los profesionales que no necesitan una oficina física estática.

Debido a los avances tecnológicos y a los cambios en estas nuevas formas de trabajar, han aparecido los llamados nómadas digitales, que se caracterizan principalmente por realizar su labor desde cualquier lugar donde tengan una conexión a internet.

Cada vez son más los que se decantan por esta manera de desarrollar su profesión y las modalidades son varias. Según las estadísticas, estos trabajadores desempeñan su actividad en un 36 por ciento como freelance para varias empresas, un 33 por ciento son emprendedores y dueños de microempresas y pymes y un 21 por ciento trabajan como empleados fijos para una sola compañía.

Para todos estos profesionales la oficina virtual es un instrumento imprescindible que les permite ejecutar su trabajo de manera eficiente, independientemente de donde se encuentren ubicados.

¿Qué es una oficina virtual?

Una oficina virtual es, explicado de manera sencilla, aquella que no cuenta con una ubicación física y funciona a través de un conjunto de herramientas y aplicaciones, generalmente alojadas en la nube, y a las que se puede acceder desde cualquier dispositivo conectado a internet.

La pandemia mundial propició la irrupción en nuestro país del trabajo en remoto, pero esta forma de negocio ha llegado para quedarse, y la proliferación de este tipo de negocio ha fomentado la aparición de numerosos instrumentos que facilitan el trabajo virtual y de múltiples servicios que complementan, cuando es necesario, las posibles carencias que en un momento determinado pudiera tener una oficina virtual.

Así, las compañías que de manera puntual necesitan un lugar físico, para recibir a un cliente u organizar una reunión presencial, pueden contratar un espacio para ello, sin necesidad de invertir cada mes en un alquiler. Este tipo de soluciones son muy recomendables para empresas pequeñas y emprendedores que están empezando.

Por su parte, las grandes empresas que cuentan con oficinas físicas, también se ven beneficiadas a la hora de contar con una oficina virtual, ya que pueden implementar un modelo híbrido de trabajo, en el que parte de los empleados realizarán su labor desde la sede de la compañía y parte lo harán a través de la oficina virtual, reduciendo los costes, optimizando los recursos y sobre todo mejorando la experiencia del empleado.

¿Cuáles son las ventajas de contar con una oficina virtual?

Si te estás planteando hacer la transición a una oficina virtual, es interesante que conozcas los beneficios que puede aportar tanto para tu empresa como para tus empleados. Estas son algunas de ellas.

Menos costes fijos y una inversión inicial mínima

En primer lugar, a la hora de montar una oficina virtual, se reducen los costes fijos, ya que no necesitamos una ubicación física y por lo tanto no será necesario alquilar una oficina, ni pagar luz, agua y demás suministros.

Además, sobre todo para microempresas que están empezando, existe la posibilidad de crear una oficina virtual gratis o a un precio muy reducido, ya que la mayoría de las aplicaciones y herramientas necesarias cuentan con una versión de prueba. Eso sí, hemos de tener en cuenta que son mucho más reducidas en cuanto a funcionalidades.

Por ello, nuestra recomendación es que, en el caso de que nos veamos en la obligación de empezar con opciones gratuitas, es importante cambiar tan pronto como sea posible a una versión completa de las herramientas que mejor se adapten a las necesidades de nuestra empresa.

Más flexibilidad

Otra ventaja de la oficina virtual es la flexibilidad que aporta a los empleados, lo que les beneficia no solo a la hora de desarrollar su trabajo, sino también en su vida personal.

En primer lugar, los trabajadores como comerciales o altos directivos, que deben pasar parte de su jornada laboral fuera de la oficina, pueden utilizar, de manera fiable y segura, todos los recursos de la empresa. Incluso si se encuentran en una ciudad o un país distinto al de ubicación de la sede de la empresa podrán acceder a ellos sin un coste adicional.

Por otra parte, la posibilidad de poder trabajar desde casa, en muchos casos, aporta cierta flexibilidad en los horarios laborales, que va a facilitar la conciliación laboral.

Escalabilidad

La escalabilidad es un beneficio añadido de la oficina virtual. Puesto que contamos con la posibilidad de aumentar y disminuir el número de herramientas y las funcionalidades de cada una de ellas sin un coste elevado, podremos adaptar los recursos a las necesidades concretas de la empresa en cada momento, modificándolos cuando sea preciso.

Esto no sucedía en la empresa tradicional, ya que debíamos adquirir los productos completos y sin posibilidad de suscribirse de forma mensual para poder disfrutar de las licencias de los mismos, como ocurre en la oficina virtual.



Qué necesitas para crear tu propia oficina virtual: aplicaciones y herramientas

Para crear una oficina virtual es preciso adquirir ciertas herramientas que van a facilitar la gestión y el buen desarrollo de las labores diarias. En los siguientes apartados te ofrecemos una selección de las más útiles.

Software de Call Center

Un buen software de call center nos va a ofrecer una serie de opciones que nos permitirán atender de forma precisa y eficiente a nuestros clientes, con funcionalidades como la gestión de las colas de espera o el IVR para enrutar las llamadas de forma correcta.

Además, este instrumento imprescindible a la hora de gestionar el servicio de Atención al Cliente nos brinda otras aplicaciones como grabación de llamadas, marcador predictivo o inteligencia artificial, que nos permitirá dar un servicio 24/7 sin necesidad de invertir grandes cantidades de dinero.

Software CRM

Un CRM integrado a la centralita virtual nos va a proporcionar herramientas de automatización que mejorarán el servicio de manera notable. Aplicaciones como Zoho o Zendesk son dos buenos ejemplos.

Plataformas de comunicación

A la hora de montar una oficina virtual en la que los empleados no se ven las caras a diario de forma presencial, una herramienta que facilite la interacción es indispensable. Microsoft Teams es una de las aplicaciones de trabajo colaborativo más completas del mercado, imprescindible a la hora de mejorar la comunicación interna y la experiencia de empleado.

Espacio de almacenamiento virtual

Otro instrumento necesario cuando no contamos con una oficina física es el almacenamiento virtual. Es decir, un espacio en el que todos los miembros puedan acceder a la misma información, independientemente de dónde se encuentren ubicados. Los más utilizados son Dropbox y Google Suite.

Software ERP

Software de ERP para la gestión integral, como Oddo, permiten su integración con la centralita virtual, de manera que son de gran utilidad en una oficina virtual, ya que los archivos pueden ser creados o modificados desde cualquier dispositivo conectado a internet . Microsoft Dynamics ofrece las mismas funcionalidades, pero incluye además un potente CRM.

Centralita virtual

La integración de todas las aplicaciones anteriores con una centralita virtual te da la posibilidad de contar con una plataforma de comunicación y gestión integral, que facilitará de manera notable el desarrollo fluido del trabajo, además de mejorar la relación con el cliente y la experiencia del empleado.

Tendencias, ¿cómo trabajaremos en las oficinas del futuro?

Si hablamos de futuro virtual no podemos dejar de mencionar el metaverso. Esta tecnología de Realidad Aumentada es la apuesta más interesante de los gigantes tecnológicos, que prevén una implantación total no solo a nivel empresarial, sino también a nivel personal o social.

El metaverso ofrecerá múltiples aplicaciones en el entorno laboral y será de gran utilidad en  formación de empleados, simulación de proyectos y sobre todo en la comunicación, ofreciendo un entorno en 3D, donde ahora nos ofrecen imágenes planas y audio.

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