Cómo crear y editar un PDF con Dropbox

El formato PDF se resiste a morir. Es uno de los más longevos y versátiles. Por eso sigue ahí, ofreciendo la posibilidad de compartir facturas, albaranes, informes o manuales para consultar, imprimir o editar. Y es que aunque editar PDF no es tan fácil, en la actualidad hay muchas maneras de añadir y quitar páginas, cambiarles el orden, etc. Por ejemplo, desde Dropbox.

Hace tiempo que Dropbox incorporó la posibilidad de crear archivos PDF a partir de un documento de texto en formato Word o Google. Sin salir de Dropbox y directamente desde tu navegador web. Desde tu PC o Mac, tableta o smartphone. Aunque tengas cuenta gratuita de Dropbox. Y desde no hace mucho, además de mostrar documentos PDF, permite editarlos.

Editar un PDF desde Dropbox

Para editar un documento PDF desde Dropbox sólo tenemos que subirlo a nuestro espacio de Dropbox. El límite está en 111 MB por archivo y que no esté protegido por contraseña. Una vez subido a Dropbox, podemos hacerlo con él lo mismo que con otros archivos. Y si lo abrimos, por defecto lo veremos desde el visor de PDF de Dropbox. Desde ahí puedes descargarlo (Descargar), guardarlo en formato de imagen PNG o JPG (Guardar como…) o compartirlo (Compartir).

Para las funciones de edición, deberás pulsar en Editar y se abrirá el archivo PDF en el editor de Dropbox. Si sólo quieres añadir una firma al documento, pulsa en Flujos de trabajo y luego en Autofirma. A través del servicio de terceros HelloSign, podrás firmar el documento online. Eso sí, la primera vez, Dropbox te ayudará a crear una cuenta en HelloSign.

El editor de PDF de Dropbox muestra las miniaturas de las páginas y luego cada página a tamaño real o aproximado. Como comenté antes, las tareas de edición disponibles por ahora son: añadir una nueva página en PDF que tengas alojada en Dropbox (Insertar página), quitar páginas (Eliminar la página), girar las páginas si están mal encaradas (Rotar a la derechaRotar a la izquierda) y, finalmente, Mover página para cambiar el orden de las páginas del archivo PDF abierto.

Cuando termines de editar el PDF, podrás guardarlo directamente y sustituir el PDF original o guardar una copia. Ambas opciones las encontrarás en el botón desplegable Hecho de la esquina superior derecha del editor de Dropbox. Y si prefieres dejarlo estar, pulsando en Cancelar o cerrando la pestaña o ventana, se te preguntará si quieres descartar los cambios.



Editar un PDF desde Dropbox con otras apps

Si el editor de PDF de Dropbox no te termina de convencer, puedes usar editores de terceros. Directamente desde Dropbox. En concreto, es posible usar, por el momento cuatro editores a elegir: SmallPDF, Nitro, airSlate PDFfiller y Soda PDF Editor.

Para usarlos deberás seleccionar el documento PDF desde Dropbox, pulsar en el botón desplegable Abrir en y luego en Conectar aplicaciones. Aparecerá una lista con los cuatro editores antes mencionados. Elige uno de ellos y se abrirá el documento PDF seleccionado en una nueva ventana o pestaña. La del editor elegido.

Una vez hayas terminado de editar el documento PDF con las aplicaciones o editores externos, tendrás la posibilidad de guardar una copia en Dropbox o en tu dispositivo. Eso o compartirlo directamente a través de distintas vías. Dependerá de cada editor.

Crear un PDF desde Dropbox

Es probable que una de las funciones que eches en falta del editor de PDF de Dropbox es poder trabajar directamente con el contenido del PDF. Es decir, eliminar fragmentos de texto, reescribirlos, eliminar una imagen… Por desgracia, por ahora no es posible hacer eso, pero puedes solucionarlo de otra manera. Creando las páginas del PDF con el contenido como tú quieres y luego añadiéndolas al PDF desde el editor de Dropbox.

Para crear páginas nuevas o documentos nuevos en PDF, Dropbox integra la opción de crear documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones. En formato Microsoft (Word, Excel, PowerPoint) o en el formato de Google. En ambos casos, las herramientas de ofimática de Google y Microsoft están integradas en Dropbox para que puedas usarlas sin salir del mismo. Así, puedes crear un documento nuevo desde tu espacio de Dropbox e incluir el contenido que quieras.

Al terminar, sólo tendrás que ir a Archivo > Imprimir. Por defecto, el documento se convertirá en un PDF que podrás abrir en tu navegador web y luego guardar en tu dispositivo. Luego lo subimos a Dropbox y, desde el editor de PDF de Dropbox, lo añadimos al PDF previo. Otra manera de convertir documentos en PDF es directamente desde la pantalla principal de Dropbox, seleccionando el archivo y/o desde la vista previa del documento y luego pulsando en Guardar como…

No es un sistema tan práctico pero es igual de rápido para editar PDF si sólo hay que cambiar unas cuantas páginas. Además, los editores de Microsoft y Google permiten añadir todo tipo de contenido al documento, como tablas, imágenes, enlaces, emojis, símbolos…

José María López

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