Cómo gestionar tu agenda para aumentar tus horas productivas

Una agenda laboral puede ser una herramienta muy útil para gestionar nuestro tiempo y aumentar nuestras horas productivas. Descubre cómo convertir a tu agenda en un aliado y no una carga con estos simples consejos.

Hace unos días explicábamos los beneficios que puede ofrecer una agenda laboral para aumentar el número de horas productivas y reducir el estrés. Con todo, de nada sirve tener una agenda si no sabes cómo utilizarla. Así, hoy queremos explicarte cómo optimizarla para que puedas sacarle todo su partido.

10 Consejos para gestionar tu agenda

 

1. Realiza una planificación de lo macro a lo micro  

Es decir, la mejor estrategia para gestionar tu agenda es escribir primero aquellas actividades, reuniones, llamadas? más importantes para luego anotar en los espacios restantes todas aquellas actividades que vayan surgiendo. De esta manera será casi imposible que te pases por alto lo que en verdad es más prioritario. Obviamente siempre surgirán imprevistos, pero es mejor planificar de forma semanal para poder repartir aquellas actividades más urgentes y esenciales para tu trabajo a lo largo de tu jornada.



2. Anota inmediatamente cualquier cita, llamada o contacto

Disponer de tu propia agenda te puede ayudar a aumentar tus horas productivas, ya que el tenerlo todo por escrito te ayudará a recordarlo todo y a que sepas en qué actividad debes centrarte en cada momento. De forma rápida y sencilla podrás aumentar tu productividad al no perder tiempo en actividades de menor prioridad y así podrás disfrutar plenamente de tu tiempo libre.

3. Anota los resultados que quieres alcanzar

Te aconsejamos anotar los resultados que quieres obtener en cada actividad y no solo la actividad en sí. La razón es que si solamente escribes lo que tienes que hacer, lo darás por realizado independientemente de que hayas alcanzado el objetivo buscado o no. Sin embargo, si lo que escribes es el objetivo de dicha actividad no lo darás por realizado hasta que no consigas el resultado.

4. Dedícate por entero a la actividad que te corresponde

Evita distracciones o realizar actividades de forma paralela a tu tarea principal. Una vez que has identificado cuál es tu prioridad, debes dedicar todos tus esfuerzos a lograr alcanzar los objetivos que te has planteado.  La multitarea puede repercutir negativamente en tus horas productivas.

5. Encadena tareas

Localiza aquellas labores que están relacionadas entre sí y realízalas una tras otra ya que eso supone menor esfuerzo que iniciar su elaboración de forma separada. Es decir, toda tarea que realices tiene un coste de arranque que puedes evitar si las agrupas. Por ejemplo, el realizar llamadas de seguimiento a clientes, la realización de informes?son actividades que puedes realizar juntas.

6. Identifica las dificultades que pueden obstaculizar que cumplas tu planificación

Saber de antemano cuáles son los posibles conflictos que pueden aparecer y la mejor manera para solucionarlos te ayudará a ser más productivo. Anticiparte a los problemas es la mejor manera para combatirlos.

7. Debes ser realista en la delimitación de los tiempos y objetivos

Al organizar tu agenda estás distribuyendo tu propio tiempo, por lo que tienes que saber cuánto tiempo necesita cada actividad. Una táctica es la de fraccionar tus proyectos en tareas más pequeñas y anotar su perspectivo tiempo. De esta forma podrás observar tus avances, aumentar tus horas productivas y alejarte de la insatisfacción laboral. Intenta no posponer actividades. Debes estar abierto a cualquier tipo de urgencias que puedan surgir, pero tienes que alcanzar los objetivos que te hayas propuesto en los tiempos de cada actividad y no dejarlos para más adelante, ya que así solo conseguirás retrasar y acumular trabajo y estrés.

8. Intenta no posponer actividades

Debes estar abierto a cualquier tipo de urgencias que puedan surgir, pero tienes que alcanzar los objetivos que te hayas propuesto en los tiempos de cada actividad y no dejarlos para más adelante, ya que así solo conseguirás retrasar y acumular trabajo y estrés.

9. Puedes complementar tu agenda con recordatorios en tu móvil o email

En la actualidad existen diferentes apps que funcionan como recordatorios donde puedas anotar no solo aquellos eventos más importantes sino información clave que no hayas escrito en tu agenda. Del mismo modo contar con una agenda de contactos electrónica puede facilitarte acceder a los datos de contacto de cualquier persona que necesites.

10. Revisa continuamente tus proyectos y la gestión que has hecho de ellos

En ocasiones puede ocurrir que la gestión que has hecho de tu trabajo no sea la más productiva y/o pueden surgir cualquier tipo e imprevistos, por lo que debes estar abierto a modificar tu gestión para mejorar tus horas productivas.

Si pones en práctica estos 10 consejos conseguirás optimizar tu agenda para que te resulte eficiente en tu trabajo y te ayude a aumentar tus horas productivas.

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