Diferencias entre ERP y una suite de ofimática en la nube

Existen numerosas soluciones y herramientas cloud que pueden ser de ayuda para las empresas. Pero hay que tener en cuenta que cada una tiene sus funciones y no todas te aportan el mismo valor. Por ejemplo, una suite de ofimática en la nube puede aportar numerosas ventajas a la hora de organizar el trabajo, pero no es lo mismo que un software ERP, ya que su funcionamiento está basado en la creación y almacenamiento de archivos, como ahora vamos a ver.

¿Qué es una suite ofimática cloud?

Una suite de ofimática cloud es un conjunto de programas o paquete de aplicaciones que puedes utilizar y almacenar en línea.

El proveedor de software te aporta un espacio de trabajo y almacenamiento, de manera que tus empleados pueden crear y consultar archivos en línea de distinto tipo.

Las suites de ofimática pueden numerosas ventajas. Por ejemplo, no necesitas estar en el ordenador de la oficina para poder conectarte a la red de tu empresa. Puesto que está en la nube, sólo necesitas una conexión a Internet. Si tu empresa ha habilitado medidas de seguridad para el trabajo, quizás tengas que conectarte a través de una VPN.

Pero la idea de una suite ofimática es que son programas de oficina, donde se comparten archivos en línea y se puede trabajar en equipo a través de estos. No se trata de un software ERP, que es una herramienta de planificación de Recursos Empresariales y que tiene unas funcionalidades y características completamente diferentes.

Diferencias entre ERP y suite de ofimática en la nube

Un software ERP es una herramienta que te permite gestionar y planificar todos los procesos de negocio: facturación, almacén, contabilidad, CRM, gestión documental, sincronización con tienda online, control de la producción, etc.

Es una solución que está diseñada para convertirse en un registro único de los datos de tu empresa. No se trata de un conjunto de programas, sino de un software con funcionalidades integradas, en las que puedes gestionar y centralizar todos los procesos de tu negocio.

A diferencia de una suite ofimática, el ERP no está meramente basado en la creación y sincronización de archivos. Esto plantea numerosos problemas en la localización de los datos. Aunque hayas creado y almacenado en la nube numerosas hojas de cálculo, éstas no se actualizarán automáticamente cuando introduces nuevas facturas en otra carpeta.

Con un ERP con programa de contabilidad podrías rellenar de manera automatizada las declaraciones trimestrales del IVA o el Impuesto de Sociedades y conectar con la página de la AEAT para presentar tus impuestos.

Como puedes ver, uno de los problemas de trabajar con una suite ofimática que funcione mediante archivos es que hay un exceso de tareas manuales. No tiene sentido estar utilizando la nube para almacenar documentos, si eso no se traduce en una mejora de la productividad en tu empresa. Necesitas una digitalización real, no simplemente pasarte a la nube.

Para digitalizar tu negocio, necesitas soluciones de software como myGESTIÓN que te permitan automatizar numerosas tareas. Por ejemplo:

    • Hacer el cálculo automático de toda la facturación de un mes, un trimestre o un año.

 

    • Que los pedidos que recibas en tu tienda online lleguen automáticamente a tu ERP, con su factura correspondiente.

 

    • Poder rellenar los modelos y presentar tus impuestos y declaraciones conectando con la página de la AEAT a partir de los datos de tu software de gestión.

 

    • Que las existencias en tu tienda online estén actualizadas y se correspondan con los datos reales de tu ERP.

Todo esto no te lo suele hacer una suite de ofimática en la nube.

Ventajas de utilizar un ERP en la nube

Las suites ofimáticas pueden tener gran utilidad para organizar el trabajo en equipo y adaptarse al teletrabajo. Pero son un mero completo del software ERP, no pueden reemplazarlo porque no tienen las mismas funciones.

El software ERP en la nube está diseñado para facilitar la gestión empresarial. Sus beneficios directos son: la reducción de actividades manuales, la mejora de la productividad y el análisis avanzado del registro de datos de tu empresa para poder tomar decisiones.

Es una herramienta clave para la gestión empresarial, no una mera solución para trabajar a distancia o compartir archivos en línea. Si quieres que tu empresa sea eficaz y productiva en la organización del trabajo, debes empezar por buscar el máximo grado de automatización de las tareas repetitivas y rutinarias que te quitan tiempo y te impiden ser competitivo.

Un programa ERP con conciliación bancaria como MyGestion te ahorra muchísimas horas de trabajo, ya que los contables no tendrán que comparar manualmente los extractos del banco con una lista enorme de facturas y tickets en Excel, pdfs o archivos de Word.

En otras palabras, el software de gestión ERP se ha diseñado para facilitar la automatización de numerosos procesos en tu empresa. ¿El objetivo? Que seas más productivo y rentable. La nube no es simplemente almacenar los archivos en otro sitio. Es otra forma de gestionar tu negocio de forma más eficaz y perdiendo menos tiempo.

El BLOG de myGESTIÓN

LucusHost, el mejor hosting

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *