El tiempo que se va no vuelve: ¿cómo ser más productivo y organizado?

El tiempo es oro, supongo que lo sabes. Además, es el único activo de tu vida o de tu empresa tu empresa que no puedes recuperar. ¡Jamás! Puedes sufrir una quiebra y perderlo todo, pero con un poco de suerte y trabajo quizás levantes tu negocio otra vez. Un incendio o un terremoto podrán arrasar con tu empresa, pero mientras haya vida siempre tendrás una opción de recuperarlo.

Sin embargo, el tiempo no se recupera. Nunca puedes volver el reloj atrás y volver a la mañana de hoy, o al día anterior. Lo peor es que el frenético ritmo de la rutina moderna nos somete a una gran cantidad de distracciones, en especial a través de los dispositivos digitales. Es muy fácil perder el tiempo en redes sociales, viendo videos o simplemente conversando con los amigos.

Pero, claro, el alto precio lo pagamos después, cuando caen las sombras de la noche y no pudiste terminar las tareas previstas, cuando tienes el WhatsApp lleno de mensajes de tus clientes que no dan más espera con los trabajos convenidos. Y, claro, el resultado es que caes en manos del estrés, eres menos productivo (o, peor, eres improductivo) y la vida se te vuelve a cuadritos. ¡Auchhh!

Si le preguntas a mi buen amigo Mr. Google sobre organización y productividad, te ofrece una variedad de opciones, algo así como 51,3 millones. ¡Sí, más de 50 millones de artículos que están relacionados con este tema! Y si le preguntas a Facebook, te mostrará infinidad de grupos de expertos en áreas similares que te ofrecen la única verdad y la solución definitiva al problema.

El problema es que en este tema, como en otros tantos, pero en este tema en especial, no hay una verdad única, no hay solución definitiva. ¿Por qué? Porque si bien el Diccionario de la Lengua Española define estos términos, cada uno tiene su propia idea de ellos, cada uno los aplica de una forma diferente, cada uno los mide bajo parámetros distintos. Sin duda, no es una tarea fácil.

El problema, otra arista del problema, es que mi organización y mi productividad quizás no te sirvan a ti, quizás no le sirvan a nadie. ¿Por qué? Porque responden a mis hábitos, a mi conocimiento, a mi voluntad, a mi disposición, a mi disciplina que, por supuesto, son distintas de las tuyas. Por eso, tantos gurús y tantas verdades absolutas no te darán la solución definitiva.

Uno de los descubrimientos más interesantes que hice en mi trayectoria es que la organización y la productividad son como el éxito y la felicidad, de varias formas. Por un lado, no son un punto final, un resultado, sino un método, un proceso. Por otro, y esto es muy importante, cada uno debe establecer cómo ser organizado y cómo ser productivo. Y solo hay una fórmula válida.

¿Sabes cuál es? Sí, la temida y repudiada prueba y error. No hay más, te lo aseguro. Hay personas que se despiertan temprano, salen a practicar algún ejercicio (trotar, rodar en bicicleta, nadar) y luego toman el desayuno antes de emprender sus tareas del día. Para ellas, la noche comienza temprano y es raro que sacrifiquen su descanso, a sabiendas de lo que las espera mañana.

Otras, en cambio, despiertan más tarde (8-9 a. m.), no tienen una agenda definida y necesitan ocupar algunas horas nocturnas en tareas que para otros son estrictamente diurnas. Son dos caminos distintos, pero ofrecen buenos resultados para cada uno. ¿Entiendes? No hay reglas, no hay normas establecidas, no hay libretos perfectos, apenas unas guías que puedes probar.

La clave de la organización y la productividad está en el control. En la medida en que tú tengas el control de tu agenda, de tu tiempo y de las actividades que están previstas para cada día, mayor será la probabilidad de que las cumplas satisfactoriamente. Claro, a sabiendas de que siempre hay imprevistos, hay distracciones, hay repentinos cambios de planes. El control es el punto de partida.



Cuando pierdes el control, abres la puerta para que todo lo contraproducente suceda. Serás más propenso a las distracciones, te costará más estar concentrado y, lo más grave, emplearás más tiempo en actividades que son habituales. Esto, además, te llevará a sufrir ansiedad, a dejarte atrapar por el afán de concluir tus tareas y, por supuesto, caerás en las garras del estrés.

Cuando pierdes el control, no solo se afectan tu eficiencia y productividad: también, tu creatividad. Es decir, tu trabajo o aquello que hagas no tendrá la calidad óptima. Y no solo eso: dado que sentirás ansiedad, estarás más sensible y pequeños detalles harán que pierdas la compostura, que te enfades por nimiedades. Este, supongo que lo entiendes, es un ambiente tóxico.

Ahora, entonces, ¿cómo ser más organizado y productivo? Veamos estos consejos:

1.- Limita tus expectativas. Sí, las expectativas son inevitables, pero hay que saber gestionarlas para evitar que se conviertan en obstáculos. Ten en cuenta que tu capacidad operativa es limitada, lo mismo que tu tiempo y, además, que debes destinar un espacio para comer, descansar y, sobre todo, para vivir la vida. No te impongas metas imposibles y no permitas que otros las establezcan.

2.- Primero yo (tú). Solo en la medida en que tú seas organizado estarás en capacidad de realizar un aporte valioso en un equipo. Si no tienes buenos hábitos, si procrastinas con frecuencia, si te distraes permanentemente, serás el palo en la rueda del equipo, así el resto de los integrantes sean personas muy organizadas y productivas. Primero tú, para contribuir luego con el equipo.

3.- Haz seguimiento. Esta es otra de las claves del proceso: medir los resultados paso a paso, para saber qué funciona y qué no, en qué avanzaste y en qué no, y tratar de identificar el problema y solucionarlo. No esperes a terminar para revisar, para medir el resultado, porque quizás sea tarde y, algo peor, tengas que comenzar otra vez de cero. Fija objetivos a corto plazo y mídelos.

4.- Sé paciente. Esta es una de las piedras que nos hacen tropezar con más frecuencia porque somos propensos a buscar resultados a corto plazo y eso no siempre es posible. Recuerda: la clave del éxito radica en que mantengas el control, así que la paciencia es fundamentalSi aprendes a respetar el proceso, si tienes buenos hábitos, si eres disciplinado, la paciencia vendrá por añadidura.

5.- Prueba, erra y corrige. Hay ejemplos que puedes modelar y adaptar a tus condiciones, pero la única forma de saber si funcionan es probándolos. Esto, lo sabrás, incorpora un margen de error que no debes asumir como algo negativo, sino como la posibilidad de sentar cimientos sólidos y, lo más importante, de obtener aprendizajes valiosos. Pero, cuidado: no te quedes en esa etapa.

El tiempo es oro y, sobre todo, es limitado. Lo más complicado es que no sabemos de cuánto tiempo disponemos, así que no podemos darnos el lujo de desperdiciarlo, de perderlo. El tiempo, amigo mío, es el activo más valioso de su negocio, de tu vida, porque nunca lo podrás recuperar. Entonces, solo hay una alternativa para aprovecharlo: aprender a ser organizado y productivo.

Un artículo escrito por  

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