Un buen sistema de gestión personal necesita una buena organización. ¡Y GTD la tiene!
El tercer paso de GTD consiste en poner cada cosa en su lugar.
Aclarar y Organizar se realizan de manera consecutiva: cada vez que aclaras una cosa que consideras incompleta, necesitas crear crear un recordatorio y, según su naturaleza, ponerlo en la categoría organizativa adecuada.
Necesitas seis categorías organizativas para seguir la pista a tus recordatorios:
- Calendario. Se utiliza para las acciones que necesitas hacer en un día concreto o a una hora determinada. También puede incluir información que necesites conocer en una fecha concreta, como por ejemplo, un plazo de entrega.
- Acciones Siguientes. Aquí pondrás todas las acciones que necesitas hacer tú mismo cuanto antes, sin una fecha fija. Un contexto define dónde tienes que estar o qué necesitas para poder llevar a cabo una acción («casa», «ordenador», etc.). Es recomendable agrupar tus acciones siguientes por contextos; así podrás centrarte sólo en las acciones que puedes hacer en cada momento.
- Agendas. Contienen recordatorios de acciones siguientes que requieren de otras personas, de modo que la próxima vez que te reúnas o hables con ellas, puedas actuar sobre todas esas cuestiones.
- A la espera. Es una lista que contiene recordatorios de todas las acciones delegadas.
- Lista de Proyectos. Contiene todos los resultados con los que te has comprometido, pero aún no has completado.
- Algún día/Tal vez. Aquí incubarás todas aquellas cosas sobre las que no puedes o no quieres actuar por el momento, pero quieres volver a plantearte más adelante.
También necesitas otras herramientas para guardar objetos reales, no recordatorios:
- Papelera. Un lugar para desechar las cosas que ya no tienen ningún valor potencial para ti.
- Archivo. Aquí guardarás información potencialmente útil o interensante. El archivo suele dividirse en dos secciones:
- Material de referencia, para información de uso poco frecuente que no necesitas tener muy a mano.
- Material de apoyo, para información de uso más frecuente, relacionada con tus proyectos en curso, que necesitas tener más a mano.
Dado que tu cerebro es bueno para relacionar lugares y significados, puedes reducir su carga cognitiva utilizando recipientes con un significado claro. Es por eso que este tipo de organización te permite estar menos estresado y ser más efectivo.
No dejes pasar el próximo artículo. ¡Hasta pronto!