Si has llegado hasta aquí, ya conoces lo fundamental para ser una persona más efectiva en tu vida personal y profesional. El trabajo duro ya está hecho.
El cuarto paso de GTD se llama Reflexionar, pero básicamente consiste en revisar tu sistema de manera regular para asegurarte de que continúa siendo una representación fiel de tu realidad.
La Revisión Semanal es el proceso que te permite actualizar tu sistema de gestión personal para enfrentarte con total tranquilidad a la semana que tienes por delante.
Veamos en qué consiste la Revisión Semanal, paso a paso:
- Ganar claridad.
Captura todas las cosas que todavía no están en el sistema. Reúne los papeles y materiales sueltos, las «entradas» electrónicas pendientes de procesar, y vacía tu mente.
Aclara todos esos asuntos, vaciando tus bandejas de entrada.
Ponerse al día.
Revisa los elementos de fechas pasadas en el calendario. Si hay alguna cosa todavía pendiente, incorpórala al sistema activo. Captura todo aquello que pueda requerir alguna acción.
Revisa los elementos de fechas futuras en el calendario. Es posible que necesites capturar acciones para preparar alguna actividad planificada en las próximas semanas.
Revisa las listas de Acciones siguientes. Elimina las acciones terminadas y revisa las listas de contextos y Agendas. Captura nuevas acciones si es necesario.
Revisa la lista A la espera. Elimina las acciones delegadas que ya hayas recibido. Captura recordatorios para hacer un seguimiento de las acciones que no están progresando adecuadamente.
Revisa la lista de Proyectos. Evalúa la situación de los proyectos uno a uno y asegúrate de que tienes al menos una acción siguiente en marcha para cada uno de ellos.
Aplicar la creatividad.
Revisa la lista Algún día/Tal vez. Si hay algún proyecto incubado que se ha vuelto interesante, actívalo y trasládalo a la lista de proyectos. Elimina todos aquellos elementos que hayan perdido relevancia.
Sé creativo y valiente. Ahora que tienes una perspectiva más clara de tu vida, es un buen momento para pensar en cosas nuevas, tener ideas, crear. Captura todo lo que se te ocurra.
Te llevará un ratito hacer la Revisión Semanal, pero no puedo enfatizar lo suficiente cuán importante es hacerla. Es el pegamento que mantiene tu sistema fiable en cuanto aparece una grieta. ¡No te la saltes!