TUTORIAL SLACK: QUÉ ES, PARA QUÉ SIRVE Y CÓMO FUNCIONA

Hoy vengo con un super tutorial: Slack. Un servicio de mensajería que descubrí gracias a WordPress Bilbao (sí, lo tengo que volver a nombrar, jeje) y que aunque está enfocado a la comunicación corporativa, también se puede utilizar en otros ámbitos.

¿Y qué te voy a contar sobre este servicio? En primer lugar te explico detalladamente qué es y cuáles son algunas de sus posibles aplicaciones (con ejemplos reales). Una vez claro el concepto, te enseño paso por paso cómo crear un grupo en Slack. Y por último, y no menos importante, te detallo cada una de sus funcionalidades.

Es un mega artículo, así que ponte cómod@ y ¡disfruta!

¿Qué es slack?

Es un sistema de mensajería en tiempo real para la comunicación entre equipos que incluye todos los medios de comunicación en un mismo sitio y que además integra gran cantidad de herramientas (Dropbox, Google Drive, Twitter, MailChimp, Skype…).

Cuenta con diferentes planes, pero entre ellos incluye uno GRATUITO (para autónomos o pequeñas empresas seguramente sea suficiente) con los siguientes servicios:

  • Buscar y navegar por los 10.000 mensajes más recientes
  • 5GB de almacenamiento
  • 10 servicios integrados
  • Sin límite de miembros

Además de poder acceder a través de tu navegador también puedes descargarte sus aplicaciones:

  • Aplicaciones de escritorio: Mac, Windows o Linux
  • Aplicaciones móvil: IOS, Android o Windows Phone

¿Para qué o por qué utilizar Slack?

Aunque de un primer vistazo puedas creer que Slack es sólo para empresas, no lo es desde mi punto de vista. Es una herramienta muy potente que servirá para todo aquel que tenga que comunicarse con un equipo de trabajo como por ejemplo:

Un autónomo con sus clientes → Si un diseñador web está en contacto con el departamento de ventas/producto de la empresa para la que va a construir la página, ahorrará muchísimo tiempo en el envío de emails (a través de mensajes instantáneos), centralizará todos los archivos (textos, logos, fotos…) en un mismo lugar, podrá enviar su trabajo de forma privada para recibir el feedback….

Una comunidad → A través de Slack todos los miembros podrán hacer sus aportaciones de forma pública, evitando así repeticiones. Todas las ideas quedarán guardadas en el archivo y se podrá acceder a ellas siempre que se quiera. Se podrán concertar quedadas a través de los canales y además se podrán añadir recordatorios para que a ningún participante se le olvide la fecha de la reunión.

Un departamento de una empresa → Esta es la situación que todos nos imaginamos, un departamento de marketing y ventas que tiene que gestionar varios proyectos y para cada uno de ellos crea un canal. En éste diseñadores, comerciales y especialistas en marketing podrán poner en común sus propuestas sin necesidad de concertar una reunión semanal para la puesta al día.

Como ves Slack es una herramienta muy potente para:

  1. Centralizar la comunicación
  2. Acceder de forma rápida a todo el contenido y archivos (a través del buscador)
  3. Integrar otras herramientas (Google Drive, Dropbox, Skype…)
  4. Ahorrar tiempo

A mi me convence, ¿a ti no?

¿Cómo crear un grupo en Slack?

Incluyo una infografía al pie de estas instrucciones que te recomiendo consultar para que puedas entender mejor cada paso.

1. Entra en Slack, escribe tu correo electrónico y pincha sobre “Create a new team”.

2. Escoge el nombre de tu grupo Slack y pulsa en “Next”.

3. De forma automática te habrá asignado tu dirección web Slack, puedes mantenerla o modificarla. Ten en cuenta que tiene que salirte un tick en verde, en caso contrario querrá decir que ese nombre ya está en uso y deberás escoger otro. Pinchas de nuevo en “Next”.

4. Ahora elige el nombre de usuario con el que te reconocerán el resto de miembros de tu equipo. Una vez elegido clicka sobre “Finish”.

5. Te aparecerá una última pantalla en la que podrás revisar todos los datos introducidos y cambiar aquellos con errores. Si todo está correcto pulsa en “Create my new Slack team”.

6. En este paso tienes que incluir los emails de aquellas personas que quieras que sean miembros de tu grupo Slack. Una vez introducidos tienes que pulsar “Send Invites”. Si por lo que fuera en este momento no tienes a mano los emails de tus compañeros, puedes postponer este paso pinchando en “Skip for now”.

7. Ta-chaaan, ya tienes tu cuenta activada 😉 Pero antes un par de configuraciones más.

Verás que en la parte superior te aparece el siguiente mensaje: “Slack needs your permission to enable desktop notifications”, pincha sobre él para permitir que te aparezcan notificaciones siempre que haya novedades en Slack.

8. Ahora accede a tu correo electrónico. Verás que te han llegado varios emails desde Slack. Presta especial atención a los siguientes:

  • It’s time to set your password!
    Este email te permite crear tu contraseña → Pulsa en “Set my password” → Se abrirá una ventana del navegador donde tienes que introducir tu contraseña (que al menos te indique que es “Good”) → Pincha en “New password”
  • Invite your team to Slack
    En este email encontrarás un enlace que podrás compartir con todos aquellos compañeros a los que quieras invitar al grupo, ya sea reenviándoles el propio email o copiando el enlace y pegándolo por ejemplo a través de un mensaje privado en redes sociales.

9. Otro paso que te puede interesar es descargarte la aplicación de Slack. Verás que de forma automática, una vez creada tu cuenta, te aparecerá un mensaje para su descarga. En mi caso: «Try Out the Slack Mac App».

Elige la aplicación acorde a tu sistema operativo: Mac, Windows o Linux, o en caso de querer utilizarlo en el móvil: Android, IOS o Windows Phone.

Ten en cuenta que todas las aplicaciones están conectadas, por lo tanto lo que escribas en una aparecerá en la otra.



¿Cómo funciona Slack?

1. CANALES (Channels)

Las conversaciones están organizadas por canales. Puedes crear tantos canales como departamentos, proyectos, oficinas, etc. tengas. Los canales públicos son abiertos, de manera que todos los miembros de tu equipo pueden ver de qué se está hablando y unirse a la conversación.

Por defecto aparecerán dos canales: general y random (para temas ajenos al trabajo).

– ¿Quieres crear un nuevo canal en Slack?
Vete al menú lateral de la izquierda y junto a “channels” pulsar en el +. A continuación se abrirá una nueva ventana donde tienes que elegir:

  • Nombre
  • Invitar a los miembros que quieras que participen en dicho canal
  • Una descripción sobre el canal

– ¿Quieres cambiar el nombre de uno de tus canales de Slack?

Para ello tienes que posicionarte en el canal, y en la parte superior izquierda (en la zona blanca) pinchar sobre el nombre del canal → Advanced options → Rename this channel → Cambias el nombre y pulsas sobre “Rename channel”

– ¿Quieres borrar un canal en Slack?

Vuelve a posicionarte en el canal → Pulsa sobre el nombre (parte superior izquierda, zona blanca) → View message archives → Se te abrirá una nueva ventana en el navegador → En la parte inferior derecha tienes que clickar en “Delete channel” → Hacer tick en “Yes, I am absolutely sure” y pinchar en “Delete it”.

Esta acción no se puede deshacer y borra todo el contenido del canal (incluidos los archivos), así que antes de llevarlo a cabo tienes que estar 100% segur@.

2. CANALES PRIVADOS (Private Channels)

Si algún proyecto es privado también puedes crear un canal privado e invitar a los miembros que consideres necesarios.

Para crearlo tienes que seguir los mismos pasos que para crear un canal público, la diferencia está en que deberás activar en la zona superior la opción “Private” (en color naranja).

Una vez creado verás que aparece con un candado. De esta forma podrás diferenciar los grupos privados de los públicos.

3. MENSAJES DIRECTOS (Direct Messages)

Si necesitas escribir a alguien directamente puedes utilizar los mensajes directos. Un sistema totalmente privado y seguro.

También se pueden enviar mensajes a un grupo de personas. Es un buen sistema para comunicarte con tus compañeros por ejemplo para organizar planes fuera de la oficina, para quedar para comer, etc.

4. ARRASTRAR, SOLTAR Y COMPARTIR ARCHIVOS

Puedes compartir archivos: imágenes, PDFs, documentos y hojas de cálculo, simplemente arrastrando y soltando. Asimismo, tanto tú como el resto de miembros del grupo podéis añadir comentarios a los documentos, de esta manera la colaboración es más transparente y eficaz.

– ¿Cómo arrastrar y soltar archivos en Slack?

Tienes dos posibilidades:

1. Arrastra el archivo al canal → Se te abrirá una ventana donde tienes que pinchar en “Upload”

2. Arrastra el archivo mientras pulsas la tecla Shift y así el archivo se subirá de forma automática

– ¿Y si quiero añadir comentarios a los archivos de Slack?

Si te posicionas sobre el documento compartido te aparecerá “Add comment”, pulsa sobre él y una nueva ventana se abrirá en la parte derecha, donde podrás añadir tu comentario.

– ¿Y si mis documentos están alojados en un servidor externo?

Si utilizas servicios como Google Drive o Dropbox, basta con pegar el enlace para que el documento se sincronice de forma inmediata.

IMPORTANTE:

  • Sólo se pueden compartir documentos, no carpetas.
  • Deberás loguearte en tu cuenta de Google Drive o Dropbox para dar acceso a Slack a tus archivos.

5. BÚSQUEDA
Todo en Slack (mensajes, notificaciones , archivos…) está indexado y archivado, de esta manera a través de un cuadro de búsqueda podrás encontrar todo lo que desees.

6. MÁS COSAS INTERESANTES

Emojis. Puedes acceder a ellos pulsando en la cara feliz que se encuentra en la parte derecha del cuadro de texto o insertando directamente el código de los emojis recogidos en “Emoji Cheat Sheet”.

Recordatorios. Utilizando el comando “/remind” seguido del nombre de usuario o canal, del momento en el que quieres que se realice el envío y del texto que quieres que lo acompañe, puedes programar el envío de avisos a personas o canales. Tienes más información en el siguiente enlace.

Un ejemplo: Necesito que Nuria me envíe las fotos de los productos de Minigüini mañana como tarde para poder seguir trabajando en el diseño de la web, de modo que utilizaría el siguiente comando:

/remind @nuriafernandez “Envíame las fotos de los productos por favor” at 9am tomorrow

Recuerda configurar tu zona horaria para que los recordatorios lleguen cuando deben. Lo puedes hacer entrando en “View Profile and Account”.

Dar formatos a tus mensajes:

*Negrita*
_Cursiva_
~Tachado~
> Blockquote en una línea
>>> Blockquote en varias líneas
Listas: Pulsando Shift+Enter y añadiendo al inicio números o puntos

Además de todo lo explicado hasta el momento Slack también te permite personalizar las notificaciones, cambiar la plantilla (colores) de tu Slack, personalizar el icono de tu grupo, modificar los permisos y un montón de cosas más. No voy a extenderme más, esta parte la dejo en tus manos y si te surge alguna duda, cuéntamela en un comentario.

Ahora es tu turno, ¿qué te parece Slack? ¿la utilizarás como servicio de mensajería o sigues prefiriendo el email?

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