6 trucos y consejos para sacarle todo el partido Google Calendar

Google cuenta con muchos servicios gratuitos de calidad, y con solo unos trucos para Google Calendar, puedes hacer de este el servicio más aprovechable de todos, ya que se trata de una plataforma con una infinidad de posibilidades.

Integra herramientas de lo más interesantes tanto para trabajar en equipo como para gestionar correctamente tu agenda personal. De hecho, incluso puedes separar el calendario laboral y el personal para estar seguro de que no te pierdes ni una sola cita.

Pero, para ello, es interesante que descubras algunos trucos para Google Calendar que te pueden ayudar a utilizarlo mejor y a ser más productivo, para aprovechar el tiempo en lo que realmente importa.

Lo primero que debes saber es que Google calendar es totalmente multiplataforma, ya que además de poder acceder desde la versión web también cuenta con una aplicación para iOS y otra para Android que Google cuida mucho y que cuenta con un diseño y un funcionamiento muy buenos.



Utiliza el modo oscuro

Al igual que otras muchas aplicaciones y servicios de Google, Calendar cuenta con un modo oscuro que cambia por completo el color predominante en la aplicación para hacer esta más agradable a los ojos cuando hay poca luz o es de noche.

Por defecto, se activa si activas el modo oscuro de tu móvil. Sin embargo, también se puede utilizar de forma predeterminada, independientemente del modo en el que se encuentre tu móvil. Para ello solo tienes que:

  • Abre Ajustes.
  • Pulsa en General.
  • Pulsa en Tema.
  • Selecciona Oscuro.

Crea un evento con todo lujo de detalles

Google ofrece la opción de añadir muchísimos detalles cuando creas un evento, y es algo que viene muy bien para no tener que buscar el lugar en el que este va a suceder o los asistentes al mismo, por ejemplo. Al crear un evento, el calendario permite rellenar los siguientes aspectos:

  • Duración del evento: muy útil, e imprescindible para organizarse correctamente.
  • Participantes en el evento: recuento de las personas que van a asistir, se les enviará una notificación cuando les añadas preguntando acerca de su asistencia.
  • Videoconferencia: si el evento consiste en una videollamada, puedes crear la sala de Google Meets en la que tendrá lugar la reunión, aunque aún quede tiempo.
  • Ubicación: permite establecer una ubicación real de la base de datos de Google, a la que podrás acceder desde Google Maps, o bien introducir una manualmente.
  • Notificación: puedes recibir un aviso que te recuerde que empieza el evento con la antelación que tú elijas.
  • Color: establece el color que quieres asignar al evento, en función de la clasificación que hagas de estos.
  • Descripción: puedes añadir una descripción que te recuerde por qué vas, o algún dato importante que debas recordar, para tenerlo a mano.
  • Adjuntar archivos: puedes añadir archivos al evento, bien desde tu ordenador o móvil, o bien desde Google Drive.

Establece una notificación predeterminada para cada uno de tus calendarios.

Como te he comentado antes, el calendario de Google da la opción de enviarte una notificación cuando quiere cierto tiempo para que comience un evento, y puedes personalizar este tiempo para que sea siempre el mismo en función de tus calendarios.

Es decir, por ejemplo, puedes hacer que tú calendario personal te avise de los eventos con 2 horas de antelación, y que el calendario laboral te avise con un día de antelación siempre que los establezcas, sin tener que configurar los avisos manualmente siempre que creas un evento. Para cambiarlo:

  • Abre Ajustes.
  • Pulsa en el calendario que quieras modificar.
  • Establece las opciones personalizadas del calendario.

Cambia la duración predeterminada de los eventos

También puedes modificar la duración predeterminada de los eventos, que, por defecto, es una hora. Una medida que no tiene por qué ser la que más utilices.

Se trata de una función a la que le puedes sacar partido si sueles establecer eventos de menor —o mayor— duración, y no quieres tener que cambiar la duración cada vez que establezcas un evento. 

Aunque debes saber que no da la opción de hacer que el evento dure todo el día de forma predeterminada. Para acceder a esta opción:

  • Abre Ajustes.
  • Pulsa en General.
  • Abre Duración predeterminada de los eventos.

Utiliza los recordatorios para recibir avisos cuando los necesites.

Los recordatorios solo una funcionalidad del calendario de Google que te permiten establecer avisos personalizados, para que te lleguen en el momento en el que creas que lo necesitas.

Por ejemplo, puedes programar el envío de un recordatorio para que por la noche recibes una notificación diciéndote que tienes que bajar la basura.

Darle darle una gran cantidad de usos a estos recordatorios, que además cuentan con el punto positivo de aparecer en el calendario para que puedas acceder a ellos aunque elimines la notificación.

Crea tu propia lista de tareas con Google Task

Además de incluir los recordatorios, Google también introdujo en Google Calendar su herramienta de lista de tareas, Google Task, a la que puedes acceder desde la parte derecha de la versión web del calendario de Google, o bien mediante su propia aplicación para Android e iOS.

Se trata de una plataforma complementaria e integrada en el calendario de Google que permite crear una lista de tareas que puedes ir marcando como completadas y que irán desapareciendo a medida que lo hagas, haciendo más fácil que puedas tener una vista general de todo lo que tienes que hacer.

Business Insider España.

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