EJEMPLO DE CÓMO CREAR UNA LISTA DE TAREAS A DELEGAR EN UNA SECRETARIA VIRTUAL

Como ya te he indicado en un post del blog del teletrabajador, la fórmula DCCP, te puede servir para diferentes tipos de listas de tareas. Y un ejemplo de estas listas, puede ser una lista de tareas a delegar en una secretaria virtual.

Si hubieras tomado la decisión de empezar a trabajar con una Secretaria Virtual, partiendo del objetivo, disponer de más tiempo cada día para desarrollar tu actividad principal. Empleando mi fórmula DCCP.

¿Cómo crearías tu lista de tareas a delegar?

De esta lista que te propongo, partirá el trabajo diario, semanal o mensual de tu secretaria virtual.

Recomendaciones para crear la lista de tareas a delegar en tu secretaria virtual.

Diseña una plantilla excell, con las pautas que te doy a continuación.

Crea una lista principal con dos bloques de tareas.

Bloque 1, Tareas Internas. En este bloque de tu lista de tareas, puedes describir las que solo tú puedes realizar y son parte de lo que es tu actividad principal.

Bloque 2, Tareas Externas. Describe todas aquellas tareas que podría realizar otra persona.

El bloque de tu lista de tareas externa, divídelo por categorías. No te recomiendo más de 5 bloques de categorías. Un ejemplo podría ser, atención al cliente, contabilidad/facturación, social, organización.

Cada una de tus categorías debe contener cuatro secciones.

  • La primera sección es en la que vas a describir las diferentes tareas de esa sección.
  • La segunda sección los programas o herramientas que utilizas para ejecutar las tareas de esa sección.
  • La tercera sección la frecuencia con la que la realizas, si diariamente, semanalmente o mensualmente.
  • La cuarta sección, computo final del tiempo estimado en ejecutar las tareas de esa categoría al cabo del mes.

Con tu plantilla excell creada, ya tendrías el dónde de esta lista de tareas a delegar en una secretaria virtual.

Ahora toca el cuándo. Te recomiendo la lectura de la entrada anterior: “Secretaria virtual: El bastón de apoyo que necesitas para crecer y avanzar”.

Partimos de la base, que ya tienes claro que vas a delegar.

El mejor momento para crear esta lista, es cuando te encuentres con tus revisiones de la semana. Evaluando y reflexionando sobre tus avances. Y organizando y planificando la semana siguiente 😉

Bloquea en tu calendario un bloque de trabajo, de la semana siguiente, para crear tu lista de tareas a delegar en una secretaria virtual.

Y si has seguido mis recomendaciones y en tu sistema de organización existen las listas de tareas del día, cuando te toque crear la del viernes, suma la tarea de crear la lista de tareas a delegar en una secretaria virtual.

Pasamos a la parte más complicada de la lista el cómo crear este tipo de lista.

El concepto inicial de esta lista es que vuelques todo aquello que tienes que hacer y que te ronde por la cabeza. Ya verás, que cuando te arranques a describir tareas, de manera mecánica te irán saliendo otras. De momento vuelca tareas, que ya habrá tiempo para organizar y priorizar sobre categorías y secciones de cada categoría.

Describe tareas específicas y lo más precisas posibles.

En cuanto al número de tareas, para este tipo de lista no vamos a poner límite.



De momento es una lista de volcado de tareas ya existentes que quieres delegar.

Vamos a considerarla cerrada, si o si. Para empujarte en tu decisión y que toda tarea que entre en esta lista, no salga de ella.

Es decir, que no cambies de opinión mañana, si te encuentras menos motivado en el proceso de delegación 😉

Lista cerrada, en el sentido de que son tareas que vas a delegar en una secretaria virtual, si o si.

Tareas abordables y viables. Abordables en el sentido, de que si una tarea lleva más de una hora, divídela. Viables, asegúrate de contar con las herramientas y recursos necesarios para que tu secretaria virtual las pueda ejecutar.

Y hemos llegado al final de la fórmula. Al para qué de tu lista.

Para crear el objetivo principal, el para qué de tu delegación.

Piensa en esos deseos  y proyectos que te gustaría arrancar si tuvieras más tiempo libre 😉

Y qué cosas podrías hacer, si dejaras de hacer otras. Es decir, en tus ventajas de delegar en una secretaria virtual.

Siempre, antes de arrancar cualquier colaboración, una de las cosas que pido, es que me faciliten la lista de tareas a delegar, con las pautas indicadas.

Aquí tienes una plantilla de ejemplo

LISTA DE TAREAS A DELEGAR EN LA SECRETARIA EXTERNA

Y aquí lo dejo …

Yolanda Perez

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