7 grietas por donde se fuga el tiempo

Las grietas por las que se fuga el tiempo nos hacen más ineficientes y limitan todavía más nuestro espacio de libre disposición. Se trata de situaciones o actitudes que nos hacen poco eficientes y, a la larga, infelices.

Hoy, quizás más que nunca, tenemos dificultades para aplicarnos a una tarea y no perder la concentración rápidamente. Hay muchas grietas por donde se fuga el tiempo y muchos factores que nos restan eficiencia. Por lo mismo, es importante estar atentos a ellos para depurar cómo estamos haciendo las cosas.

Las grietas por donde se fuga el tiempo tienen que ver con situaciones puntuales, pero también con actitudes. A veces no solo se trata de las interrupciones de las que somos objeto, sino de cómo abordamos una actividad. En algunas ocasiones, nuestra forma de hacer las cosas prolonga innecesariamente las tareas o nos lleva a dedicarle más tiempo del que ameritan.

Un buen camino para ser más eficientes es identificar esas grietas por dónde se fuga el tiempo. Son como trampas en las que caemos frecuentemente y el resultado es una menor concentración y una menor eficiencia.

“El tiempo es la cosa más valiosa que una persona puede gastar”.

-Theophrastus-

1. La multitarea

Por lo general, y aunque pueda parecernos lo contrario,somos más eficientes y gastamos menos tiempo cuando nos volvemos capaces de enfocarnos en una sola actividad y no la abandonamos hasta concluirla. No emprender más de una tarea a la vez es una gran medida si lo que queremos es concentración.

La multitarea implica tener varias cosas en mente al mismo tiempo y, a veces, hacer varias cosas en el mismo momento. Lo más frecuente es que esas actividades terminen interfiriendo entre sí y produciendo errores.

2. El móvil, una de las grietas por donde se fuga el tiempo

El teléfono móvil es una de las principales “trampas” para nuestra gestión del tiempo. Este dispositivo tiene un poder enorme como distractor. Así, en muchas ocasiones y sin darnos cuenta, terminamos mirado a la pequeña pantalla sin saber muy bien con qué propósito.

Así, este dispositivo es el responsable de que dediquemos más tiempo del que requieren a muchas de nuestras actividades. La interrupción hace en muchas ocasiones que luego necesitemos un rato para retoma el hilo. Son lapsos breves, pero si las interrupciones son muy frecuentes, entre minuto y minuto terminamos perdiendo horas.

3. Las reuniones innecesarias

No son pocas las organizaciones que padecen de una especie de “reunionitis” o celebración de reuniones frecuentes para todo, sin que de ellas salga un fruto valioso. Generalmente esto obedece a una falta de planificación, a la inseguridad, o a un excesivo deseo de control.

Las reuniones innecesarias son otra de esas grietas por donde se fuga el tiempo. Interrumpen las actividades, lastran la concentración e impiden muchas veces un manejo eficiente del tiempo de trabajo. Las reuniones solo deben hacerse cuando son realmente necesarias y planificarse de tal modo que conduzcan a un resultado observable.

4. La búsqueda de la perfección

El perfeccionismo también quita tiempo, porque se trata de una búsqueda en pos de algo que no existe. Todo lo que hagamos siempre tendrá algún detalle que pueda mejorarse, pero si nos obsesionamos con esto, lo único que logramos es terminar siendo ineficientes.

Es necesario aprender a darle importancia a lo que verdaderamente lo tiene. Muchas veces es más importante hacer el trabajo en un tiempo razonable, que hacerlo extraordinariamente bien a destiempo. Sobre todo, cuando la tarea no amerita tanto detalle, ni tanta dedicación.

5. Falta de motivación

La falta de motivación nos hace perder tiempo porque nos lleva a adoptar conductas evasivas. Si tenemos que hacer una tarea, pero nos sentimos sin energía para hacerla y lo único que hacemos es emitir quejas sobre ella, probablemente vamos a eludir hacerla tanto como podamos.

También es posible que comencemos a hacerla, pero la actitud negativa hacia ella nos lleve a distraernos con facilidad o elaborarla de tal modo que sea necesario revisarla luego. En ambos casos, lo más posible es que la misma tarea termine prolongándose más de lo razonable. La salida está en automotivarnos.

6. Procrastinación

La procrastinación, o sea el hecho de posponer algunas actividades indefinidamente, generalmente tiene que ver con la desmotivación o la falta de una planificación adecuada. Es una de las grietas por donde se fuga el tiempo, ya que suele generar desorden y acumulación de tareas.

Si por alguna razón es necesario posponer alguna actividad, lo adecuado es disponer en el calendario, en ese momento y no más tarde, un momento para realizarla. Si simplemente “dejamos fluir” lo ya establecido, es probable que esa actividad termine en el limbo. Dentro de lo posible, siempre es mejor cumplir con el plan de trabajo.

7. Falta de asertividad

La dificultad para expresar nuestras opiniones de manera clara y respetuosa también es uno de los factores que atentan contra el buen manejo del tiempo. El ejemplo más común es el de quien acepta una tarea, pese a que no tiene tiempo para hacerla, y al final no hace bien ni la nueva tarea ni cumple con la responsabilidad que ya tenía asignada.

En ocasiones, «las personas perdedoras de tiempo» son aquellas que no saben delegar en los demás. Esta especie de autotortura se da porque queremos ser percibidos como competentes para abordar un número amplio de desafíos o no confiamos lo suficiente en las capacidades de los demás. Delegar de la forma correcta y con instrucciones precisas ayuda a ahorrar tiempo.

Esas grietas por donde se fuga el tiempo no solo nos hacen más ineficientes, sino que también terminan por empobrecer nuestro tiempo libre. Así, una buena organización va a ser aquella que maximice el tiempo de libre disposición, minimizando aquel que dedicamos a tareas que nos gustan poco o nada.

Edith Sánchez