Qué es Google Workspace

El teletrabajo o trabajo remoto es algo a lo que nos hemos tenido que acostumbrar de forma muy rápida y que ha llegado para quedarse.

Muchas empresas están comenzando a adaptar sus jornadas laborales a una modalidad semipresencial completamente en remoto. Esto tiene muchas ventajas, como poder trabajar en una empresa de otro país sin tener que mudarte o mayor conciliación familiar.

Por eso son muchas las empresas que han ido a pasos agigantados con las mejoras en sus plataformas de trabajo colaborativo, como es el caso de Google. Google ha liberado lo que antes se conocía como Google Suite o G Suite y permite crear una cuenta gratuita, aunque con ciertas limitaciones.

Que es Google Workspace

Goolge Workspace, antes conocido como G Suite o Google Suite, es un servicio de Google que proporciona un entorno virtual perfecto para el trabajo colaborativo.

Esta plataforma cuenta con varios productos de Google (Meet, Docs, Chat etc) sobre los que puedes crear equipos de trabajo.

Hasta ahora, G Suite era de pago, aunque con una cuenta de Google podrías utilizar estos servicios de forma individual.

Entonces, ¿Qué ventajas tenía pagar G Suite si podías utilizar las herramientas por separado de forma gratuita?

---

---

Pues precisamente por la conectividad entre estas herramientas. Google apostó muy fuerte por crear una plataforma en la que el trabajo en equipo fuese tan “ligero” como si tuvieras a tu compañero la mesa de enfrente (pudiendo estar teletrabajando o incluso en otro país).

¿Y qué ha cambiado de G Suite a Google Workspace?

Pues con Google Workspace se ha renovado la estética (los logos de Google ahora son más minimalistas), ha aumentado esa conectividad con funcionalidades y ejemplos que veremos ahora y, lo más importante es que podemos crear una cuenta de Google Workspace de forma gratuita.

Para qué sirve Google Worskspace

Google Workspace sirve para crear un entorno de trabajo virtual colaborativo, y es que la principal diferencia de esta plataforma de Google con su competencia (como podría ser Microsoft Office) es la conectividad entre sus herramientas.

Por ejemplo, en Google Workspace puedes iniciar una videollamada desde Google Docs para revisar con un compañero algo en concreto de ese documento, o el proceso inverso de estar en una reunión y poder abrir en la misma pestaña de Google Meets un documento de Google Docs.

Esta interacción va a hacer que nos ahorremos muchísimo tiempo y energía, porque no tienes que generar una nueva reunión en Google Meets.

Si ya tienes una cuenta de Gmail en tu móvil con permisos al calendario habrás podido comprobar la grandísima utilidad de que cuando aceptas un evento desde Gmail se añade directamente a tu calendario y te manda un recordatorio.

Y hay muchas más ventajas.

Otras de las nuevas que ofrece Google Workspace es la creación de tu correo profesional. Es decir, con dominio propio y no necesariamente con la extensión por defecto de Gmail.

Si tienes, por ejemplo, una consultoría de marketing digital podría ser “@marketingdigital.com”, en vez de “@gmail.com”.

A nivel de comunicación también tenemos el cambio con las salas de reunión virtuales, a la altura de los competidores como Slack o Teams.

Estas salas son espacios virtuales, a los que se pueden añadir ciertos participantes, archivos y tareas y están disponibles todas las herramientas de la plataforma. En la imagen de abajo puedes ver un chat de una sala de Google en la que se está revisando un documento y proponiendo una reunión en ese mismo momento.

Como ves, el punto fuerte como veíamos al principio es la gran conectividad con tu entorno de trabajo.

Cómo obtener una cuenta gratuita de Google Workspace

El primer paso para tener una cuenta gratuita de Google Workspace es tener una cuenta de Gmail.

Una vez que la tengas disponible, accede al correo de Gmail y haz clic en el botón de ajustes que ves arriba a la derecha.

Haz clic en “Ver todos los ajustes”.

En esta nueva ventana debes hacer clic en “Chat y Meet” que ves en la barra superior y después activar la opción de Google Chat.

Cuando hayas terminado haz clic en “Guardar los cambios”.

Cuando vuelvas a Gmail verás a ambos márgenes de la pantalla como se han activado varias opciones:

• A la derecha aparecen el Calendario, Notas (Keep), Task (Tareas) y Contactos.
• A la izquierda tienes la opción de Correo, Chatear, Salas y Reunión. Estas tres últimas son las novedades de Google Workspace que aparecen integradas en la ventana de Gmail y de las que hablábamos antes.

¿Qué herramientas incluye Google Workspace?

Este entorno de trabajo virtual tenemos 14 herramientas:

• Las enfocadas a la comunicación: Gmail, Meet (videollamadas), Chat (Mensajería instantánea).
• Las que son similares al office: Docs (Documentos, similar a Word), Sheets (Hojas de cálculo, como Excel) y Slides (Presentaciones, como Power Point).
• Las que nos ayudan con la organización del trabajo como Calendar, Forms (para crear formularios), App Script (lenguaje de programación para creación de herramientas), Keep (notas) y Cloud Search (buscador dentro de Cloud).
• Almacenamiento de archivos con Drive.
• Desarrollo de sitios webs con Sites.

Como ves, estas 14 herramientas conectadas entre sí desde un solo interfaz te aportan un perfecto entorno de trabajo virtual.

Comparativa Google Workspace gratis frente a Google Workspace de pago

Vamos a comparar la versión gratuita frente a la tarifa más barata de Google WorKspace:

La primera diferencia comparando la versión gratuita con el plan más barato de Google Workspace, es que con la primera no puedes tener un correo electrónico de empresa personalizado.

Es decir, como veíamos antes, no podrás tener un correo con dominio propio, como por ejemplo “@micorreodejemplo.com”.

Además, en la cuenta gratuita en las videollamadas puedes añadir muchos participantes, con un máximo de 50, mientras que en el plan Business Starter tienes un máximo de 100 participantes.

Otra de las diferencias es que la versión gratuita tienes la mitad de almacenamiento en la nube (15 GB frente a los 30 GB del plan más barato).

Y finalmente, en todos los planes de pago de Google Workspace tienes asistencia por parte del equipo de Google si tienes cualquier problema o duda.

 Lucía Berlanga