En momentos donde es crítico permanecer en casa y que las empresas de todos los tamaños han tenido que migrar aceleradamente a mecanismos de teletrabajo o trabajo desde el hogar, aparecen dudas sobre cómo potenciar la productividad desde el entorno digital de forma remota y virtual.
Lo cierto es que el trabajo virtual desde el hogar trae consigo algunos retos y se requiere nuevos hábitos que faciliten su asimilación y permitan potenciar la productividad digital:
Establecer horarios para las actividades del hogar y las actividades del trabajo
Es necesario definir acuerdos de gestión donde haya rutinas definidas que permitan al empleado tener un equilibrio adecuado entre el trabajo remoto y las actividades del hogar. Por ejemplo, la preparación de alimentos para el almuerzo, servir el almuerzo y dejar limpiando la cocina es una actividad que puede quedar relegada si el trabajo es muy demandante, o, por otro lado, el cuidado de los hijos puede desenfocar de los objetivos del trabajo si no se trata con cuidado. Es conveniente que cada empleado defina horarios que permitan combinar adecuadamente las actividades del hogar y del trabajo. Establecer horarios para iniciar las tareas del trabajo y para finalizarlas, así como para las actividades del hogar y comunicarlo al equipo.
Mantener la conexión
Cuando se está trabajando desde el hogar, algunas personas pueden sentirse desconectadas de su equipo, ya sea porque no las ve o porque piensa que no están en contacto. Mantener reuniones virtuales con frecuencia con el equipo de trabajo permite mantener la conexión y el sentido de pertenencia, así como saber lo que se está haciendo como equipo. Este tipo de reuniones disminuye la tensión que puede generarse por una sensación de desconexión.
Reglas claras
Establecer reglas de convivencia en gestión remota es clave, tales como, cuando debe finalizar una actividad, qué objetivo de sebe cumplir, cómo van a ser la entrega de tareas, por qué medio se puede enviar requerimientos de trabajo, etc. Mantener claridad sobre lo que se espera y la forma de gestión del trabajo es importante para que el equipo conozca las condiciones de juego.
Minimizar la ansiedad
El trabajo remoto o virtual puede traer consigo dudas y ansiedad para el equipo de trabajo. Es responsabilidad del líder conocer y disipar las dudas y ansiedad del equipo para que éste pueda mantenerse concentrado en sus objetivos.
Los líderes deben ayudar en la organización del teletrabajo
Los lideres deben ayudar en el proceso de organización del teletrabajo de su equipo, estableciendo las reglas y ayudando a que el equipo mantenga un equilibrio que potencie su productividad. Si esto significa generar carpetas compartidas para que todos puedan tener información necesaria para el trabajo, así como establecer cronogramas de actividades y mecanismos de comunicación efectivos, esto es algo que el líder debe realizar para su equipo.
Adicionalmente a esto, es conveniente establecer herramientas y metodologías ágiles que mejoren la comunicación, permitan mayor entendimiento de la gestión productiva del equipo y faciliten la entrega de resultados. Dentro de esto es conveniente pensar en:
Metodologías ágiles
La primera metodología ágil para gestión del teletrabajo que recomiendo es KANBAN, un término japones, que hoy es sinónimo de agilidad. Básicamente se enfoca en establecer de forma visual un flujo de pasos distribuidos en columnas para desarrollar cualquier y pasar los requerimientos siguiendo el flujo hasta que llegue a su resultado final. Este flujo de pasos puede ser tan sencillo como establecer las columnas: Entradas, Haciendo y Hecho; o tan complejo donde haya una cantidad de columnas de un proceso. Este tipo de metodología permite visualizar de forma gráfica el avance de actividades, proyectos o desarrollo de nuevos productos.
Herramienta ágil
Una herramienta que se basa en KANBAN y que permite tener un registro de absolutamente toda la gestión que se ha hecho sobre una tarea en particular se llama Trello. Es una aplicación freemium que en su versión libre permite gestionar adecuadamente las actividades de un equipo de trabajo virtual. A través de esta herramienta es fácil saber si la tarea a avanzado dentro del flujo. Esta herramienta permite configurar el tablero del proceso o proyecto de forma flexible para que se adapte al flujo que se requiera.
En mi caso yo recomiendo tener un flujo de columnas que sean:
- Entradas: Donde inician las tareas que se piden.
- En espera: Donde se colocan las tareas que por uno u otro motivo han quedado en pausa.
- Recurrente mes: Donde estan las actividades que deben desarrollarse de forma mensual.
- Haciendo: Donde estarán las actividades que se están gestionando.
- Revisión: Donde estan las actividades que ya se han hecho, pero dependen de una revisión final.
- Listo: Donde estan las actividades que ya se hayan finalizado.
Adicionalmente, cada tarea/actividad, tiene un formato para registrar la información necesaria de la misma, se puede seleccionar miembros que deben desarrollar las actividades, adjuntar documentos para mayor información o como evidencia del trabajo, mencionar actualizaciones al equipo de trabajo, establecer fechas de vencimiento, entre muchas otras opciones. Dentro de estas tarjetas se registra todo lo que los diferentes miembros realizan, desde la fecha de creación de la tarea, agregar a un miembro del equipo, hasta quien movió la tarea a su siguiente paso del flujo.
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Recomendaciones para la gestión de tarjetas/tareas de gestión
Es recomendable que dentro de las tarjetas se establezca una sola persona como miembro de la misma (el miembro es quien recibe las actualizaciones de los cambios en la tarjeta), así es el miembro quien debe dar seguimiento a la misma hasta que llegue a su paso final. Así mismo es recomendable utilizar las etiquetas para agregar a los demás miembros del equipo que forman parte de la tarea. En la descripción es necesario explicar adecuadamente el detalle de lo que se quiere y comunicar lo que los miembros deben conocer para realizar la tarea. En tareas donde hay varias actividades por desarrollar, es recomendable utilizar la opción de checklist, donde se puede asignar una actividad a cada persona responsable de la misma y cada quien debe llenar el checklist una vez que finalice. También es importante agregar una fecha de vencimiento, ya sea de una fase de las actividades o la fecha final de toda la tarea.
Recomendaciones de uso de documentos adjuntos
Para la gestión de documentos adjuntos que sirvan como evidencia del trabajo realizado o para revisar y aprobar los entregables requeridos, es recomendable siempre adjuntar el link del archivo compartido en la nube. Esto porque permite una mayor facilidad para la edición del mismo, así como menos pasos en caso de que haya observaciones. Cuando se adjuntan archivos, es más complicado realizar revisiones porque requiere descargar el archivo, hacer ajustes y volver a cargar un archivo nuevo, con todo el tiempo que esto conlleva.
Recomendaciones para la gestión del avance del equipo
El avance del equipo y de las tareas propias es muy sencillo de realizar en trello. Sólo se necesita filtrar las tareas por el miembro responsable y podremos saber cuantas tareas tiene en pendientes, cuantas esta realizando y cuántas están hechas. Del mismo modo, si hay una mención para pedir alguna cosa en una tarea, es muy fácil ingresar a la sección de alertas donde se muestran las actualizaciones que se han hecho y todas las menciones que se hayan hecho a tu usuario. De esta forma es fácil gestionar las tareas propias o el avance de las tareas del resto del equipo.
Los acuerdos comunes, una mejor comunicación, el uso de herramientas y metodologías ágiles ayudan a potenciar la productividad digital en entornos de teletrabajo, y permitirán gestionar de mejor manera a equipos de trabajo remotos.