CÓMO PASAR DEL CAOS AL ORDEN Y TRABAJAR CON ORGANIZACIÓN

¿Qué tipos de caos matan tu productividad?

¿Qué es lo que provoca que tu trabajo diario sea un caos?

¿Cuántas cosas fuera de tu control absorben tu tiempo?

La falta de orden y organización en nuestro trabajo, muchas veces provoca una sensación que quizás te resulte familiar.

Una sensación de viajar en un tren a una velocidad vertiginosa en la que, todo te parece caótico. Una velocidad, que no te deja parar y pensar.

Un viaje con tramos en los que todo se mueve en muchas direcciones, tramos en los que todo se paraliza y tramos en los que piensas que caes al vacío.

Un viaje en el que las cosas ocurren tan rápido, que intentas resolver un problema y a base de darle vueltas, lo que haces es que lo empeoras.

Un viaje en el que cuando intentas centrarte en una tarea, miles invaden tu cabeza.

Viajas a una velocidad que te descentra y eso te roba energía. Te paraliza, te sobrepasa, te frustra y te confunde.

Estás viajando en un tren que su alta velocidad, está produciendo un caos que está matando tu productividad. Y a esa velocidad no conseguirás llegar a tu meta.

Para llegar a tu meta, necesitas despejarte de la niebla que está produciendo tu caos 😉

Tienes dos opciones …

Seguir haciendo lo mismo y vagar sin rumbo subido a tu tren de alta velocidad.

saltar del tren, parar, reflexionar e identificar dónde está tu caos, ver qué tipo de caos te enfrentas y empezar a poner orden a ese caos, organizando tu trabajo, eliminando lo que no necesitas y delegando lo que pueden hacer otros.

Si decides la segunda opción, acompáñame a despejar la niebla del caos, que hoy está matando tu productividad.



CÓMO PASAR DEL CAOS AL ORDEN Y TRABAJAR CON ORGANIZACIÓN

Uno de los grandes enemigos de la productividad es el caos. Te encuentras perdido en tu ritmo diario de trabajo y eso dificulta que seas productivo. Una situación que si te paraliza y no la cambias, no irá a menos sino a más.

Puedes tener tus objetivos claros, tus prioridades bien definidas. Pero si tienes más cosas que hacer que tiempo disponible, algo no va bien y necesitas poner orden en tu trabajo, hábitos y rutinas.

Vivimos en una sociedad sometida a las prisas a una continua aceleración física y psicológica. Eligiendo constantemente entre diferentes alternativas. Asumiendo cada día más responsabilidades. Dónde crece la competitividad a un ritmo vertiginoso y el nivel de exigencia cada vez es aún mayor.

Nuestra vida es una continua jornada extensiva. Nuestro día una montaña rusa que dificulta el ser productivo de manera continuada.

Nos hemos subido a un carrusel de tareas, activado por el dispositivo multitarea, que no para de dar vueltas y del que no sabemos cómo bajarnos. Y a la espera, una interminable lista de aún más tareas, de cosas por hacer, que a ver si se puede mañana, la semana que viene o nunca.

¿Qué señales nos advierten que estamos en una situación de caos y desorganización?

Has llegado a una situación en la que necesitas tiempo extra para sacar la sobrecarga de trabajo. Y robas ese tiempo a tu ocio y descanso.

Esa circunstancia está provocando deterioro en tus relaciones personales y sociales. Y está haciendo mella en tu salud física y psicológica.

Estas son algunas de las señales, que te advierten de tu problema de caos y desorganización 😉

  • Desorden generalizado por la falta de tiempo para abarcarlo todo.
  • Se te acumulan los asuntos pendientes.
  • Empiezan las prisas, los agobios y el sobreesfuerzo.
  • Desorientación en cuanto a tus objetivos y prioridades.
  • Descoordinación con tus colaboradores.
  • Fallos de comunicación.
  • Tendencia a la improvisación.
  • Demasiados errores.
  • Falta de puntualidad con tus compromisos y en tus plazos.
  • Pesimismo, actitud negativa, desmotivación y pereza.

Estas señales, empiezan a generar hábitos que te producen un caos interno.

Hábitos que han nacido como consecuencia de tu forma de proceder y trabajar.

Y que a base de repetir las mismas acciones de manera frecuente, se han convertido en los verdugos de tu productividad 😉

¿A qué hábitos internos me refiero?

A un tipo de hábitos, que aunque a ti te parezcan normales, pueden resultar un obstáculo para tu productividad.

Te cito 4 ejemplos de hábitos que acompañan al caos productivo porque tu mente está desordenada.

  • El hábito de trabajar a modo multitarea. Quieres acabar rápido con tus tareas pendientes y tu mejor opción es hacer varias cosas a la vez.
  • El hábito de acaparar tareas, porque no sabes cómo delegar y estás convencido de que no necesitas colaboración. Prefieres hacer las cosas por ti mismo.
  • El hábito de la improvisación. Partes de una actitud reactiva, improvisas según se van presentando las cosas sin planificación.
  • El hábito de la postergación. Originado por la indecisión, el miedo a equivocarse y el no saber por dónde empezar.

«Tu mente es para tener ideas, no para acumularlas» David Allen

Quizás necesites cambiar algunos hábitos internos y ser más proactivo. Primer hábito de la gente altamente efectiva 😉

¿De dónde puede proceder el caos?

El tipo de caos no siempre es el mismo. Habrá momentos en los que te encuentres en una situación de caos de bajo nivel. Como cuando llevas 15 minutos revolviendo papeles porque no encuentras una factura que necesitas.

Y momentos de caos total, cuando las interrupciones, las distracciones, los fuegos que apagar y las constantes peticiones de trabajo, se acumulan y no paran de sucederse sin pausa.

  • El caos puede proceder de asuntos sin terminar, de decisiones que no has tomado o de la velocidad tan rápida a la que viajas en tu proyecto.
  • El caos puede empezar por algo pequeño, como un correo que dejas sin responder porque no sabes muy bien qué contestar. Y se va haciendo más grande, cuando este tipo de correos se van acumulando en tu bandeja de entrada y se convierten en trabajo atrasado.
  • El caos puede surgir de imprevistos, como una petición de última hora. De un cambio de planes, o de demasiado ruido de cosas que suceden a la vez. O simplemente del silencio de la incertidumbre que da rienda suelta a la imaginación y llenamos nuestra cabeza de diferentes escenarios con buenas y malas proyecciones.
  • Y bajo mi opinión, el peor caos al que te puedes enfrentar, es al que surge, cuando no estás capacitado para hacer algo y te creas la responsabilidad y obligación de hacerlo, porque necesitas tener el control.

Pero …

¿Qué es lo que particularmente hace que nuestro trabajo sea un caos?

  • Que el trabajo nunca acaba. Siempre hay algo más por hacer. Ideas, oportunidades, retos, objetivos.
  • Que mientras trabajas, la vida no se para, continua a su ritmo vertiginoso.
  • Que solemos centrarnos en tareas que nos mantienen ocupados pero, no nos dejan espacio para otras que son las que nos mueven hacia adelante.
  • Tenemos tiempo para la actividad, pero no para la acción.

El trabajo no entra en nuestra vida de forma ordenada. Llega en diferentes momentos, de distintas maneras y progresa a cualquier velocidad.

No consiste en hacerlo según llega. Primero hay que definirlo, elegirlo, gestionarlo y a veces hacer incluso malabares con él.

Y aquí es, cuando necesitas controlar todo el tráfico que genera tu trabajo.

Pasos para controlar el tráfico de tareas que genera tu trabajo

⇒Identificar tu terreno y despejar tu mente.

Para saber cuál es tu caos y ponerle orden, tu primer paso es identificar tu terreno y sacar de la cabeza todo lo que tienes en mente.

Un paso para el que solo necesitas un papel y un bolígrafo, como herramientas para capturar todas aquéllas cosas que tienes que hacer y que te preocupan, que fluyen por tu cabeza.

Diferencia lo que es tu territorio de trabajo, cosas sobre las que puedes trabajar y solucionar, de lo que es tu territorio de cosas que te preocupan y sobre las que no tienes el control.

Te aconsejo el método de «Los Círculos de Preocupación e Influencia» de Stephen Covey.

¿En qué consiste este método?

El objetivo de este método es ayudarte a analizar en qué empleas tu tiempo y energía.

Diferenciando aquéllas cosas sobre las que tienes el control y sobre las que puedes trabajar y aquéllas cosas sobre las que no lo tienes 😉

Muchas veces, malgastamos nuestro tiempo en cosas que nos preocupan y nos inquietan, sobre las que no tenemos ningún control. Son las cosas que forman parte de tu círculo de preocupación.

Dibuja en un papel dos círculos, uno dentro del otro.

El círculo interno sería tu círculo de influencia y el círculo externo tu círculo de preocupación.

De tu lista de cosas y preocupaciones, por cada una de ellas responde a la siguiente pregunta.

¿Puedo hacer algo sobre esto? 😉

Si no puedes hacer nada, es algo sobre lo que no tienes control y deberás ponerlo dentro de tu círculo de preocupación.

Si por el contrario, puedes hacer algo, formará parte de tu círculo de influencia, que es tu territorio de trabajo. Algo sobre lo que puedes trabajar y solucionar.

⇒Identificar el trabajo que tienes que hacer y definir tus acciones.

Tu segundo paso será trabajar sobre tu círculo de influencia para identificar el trabajo que tienes, que hacer. Siempre que tengas claro, lo que debes hacer. 😉

Sobre las cosas que has escrito dentro del círculo de influencia, hazte las siguientes preguntas.

¿Qué necesito hacer sobre esto?

Todo lo que te venga a la mente, anótalo. Escribe cada cosa en una nota diferente.

Y después pregúntate.

¿Qué es lo primero que debo hacer sobre esto?

La respuesta que obtengas, asegúrate de ponerla la primera del montón de notas, de cosas que tienes que hacer.

Realiza el mismo ejercicio por cada una de las cosas, que has anotado dentro de tu círculo de influencia.

Con esto estarás identificando tu trabajo y definiéndolo en acciones 😉

Y a partir de aquí, es cuando debes impedir que cada una de esas cosas se mueva en diferentes direcciones y empezar a regular tu tráfico de cosas y tareas por hacer.

⇒Controlar el tráfico de tus cosas por hacer.

Tu tercer paso, será regular el tráfico de cosas o tareas por hacer.

Para regular ese tráfico convertido en notas de cosas por hacer, yo trabajo con tres listas de tareas de cosas por hacer, para mí importantes.

Mi lista de tareas o cosas en paro. Forman parte de ella, esas tareas que están en un punto muerto, estancadas, cogiendo polvo en mi lista. Tareas sobre las que tengo que decidir, si las elimino, pasan a la acción o las delego.

Mi lista de tareas o cosas que esperan. Forman parte de ella, tareas en las que no estoy trabajando en este momento y que no quiero tener en mi cabeza dando vueltas.

Tareas que he delegado y que están en seguimiento, tareas que dependen de la decisión de un tercero, de ser autorizadas por mi cliente o de ser procesadas por un compañero o colaborador de mi equipo,  ideas para artículos del blog, una herramienta que me acaban de recomendar y quiero revisar, libros o artículos, pendientes de lectura.

Esta suele ser una lista bastante amplia, lo que me obliga a tenerla organizada y clasificada por categorías con etiquetas 😉

Mi lista de tareas o cosas en acción. Suele ser muy corta y cerrada. Es una lista sobre lo que estoy trabajando en este momento. Una lista que mantengo actualizada diaria y semanalmente.

Es la lista de dónde parte mi trabajo diario y cuando la he completado, mi trabajo del día o la semana, está hecho. Esta lista va sincronizada con mi agenda y cada una de las tareas que la componen, tiene un bloque de trabajo definido y reservado.

Estar ocupado es muy fácil, lo difícil es saber lo que tienes que hacer.

“Nada es menos productivo que hacer efectivamente lo que no debería hacerse en absoluto” Peter Drucker

Observa la imagen … 

¿Qué es acción y qué es actividad, en tu lista de tareas o cosas por hacer?

Encontrarás tareas que realmente son trabajo falso y que solo te van a mantener ocupado para ir tirando.

Invertir tu tiempo, en este tipo de tareas, no te va a dejar espacio para progresar e ir hacia adelante, en tus tareas que forman parte del trabajo real y que denominamos acciones.

Si lo que te importa es llegar a una meta y cumplir unos objetivos, deberás eliminar parte de esa actividad de tareas falsas que te mantienen ocupado.

Para liberar espacio y concentrarlo en lo que verdaderamente te importa y sí, te mueve hacia adelante.

Descubre y diferencia cuál es tu trabajo falso y cuál es tu trabajo real 😉

Mi trabajo real es aquél, para el que merece la pena mi esfuerzo. Y todo aquél que solo me mantiene ocupada, que no me aporta el resultado acorde a mi esfuerzo y que puedo eliminarlo o delegarlo, es trabajo falso.

Aplica la Ley de Pareto, el 80 por ciento de tus resultados, procede del 20 por ciento de tus acciones.

  • ¿Cuál es ese 20 por ciento de tareas que tienen más impacto sobre el resto?
  • ¿Qué puedes eliminar y dejar de hacer para dar más espacio a ese 20 por ciento de tareas de impacto?
  • ¿Qué tanto por ciento de tiempo, dedicas a tareas que podrías delegar?

Reflexiona, sobre el tiempo que inviertes en trabajo falso.

Y toma la decisión de dejar de mantenerte ocupado y pasar a la acción 😉

¿Qué hacer con las cosas o tareas por hacer que ya tienes?  

Lo primero haz un inventario de todas esas listas que tienes de cosas y tareas por hacer.

Reflexiona y evalúa. ¿Son importantes? ¿Forman parte de tu área de responsabilidad? ¿Realmente las voy a realizar algún día si llevan más de 6 meses en mi lista?

Por un lado haz limpieza de tareas o cosas por hacer, que llevan tiempo aporcadas en tus listas y que sabes que nunca vas a hacer. Tacha y elimina.

Y por otro, con aquéllas que están a la espera, que forman parte de tu área de responsabilidad, que te ayudarían a alcanzar tus objetivos y que no están en su sitio, tan sencillo como empezar a recogerlas y ponerlas en su sitio. Recoge y organiza

Dedicar una mañana o un día a poner en orden tu caos, te ayudará a seguir hacia adelante 😉

Solemos estar rodeados de trabajo, sin estar realmente haciendo ese trabajo. Con demasiadas cosas en uso, sin estar usándolas adecuadamente. Tantas cosas en medio y ninguna siendo, el foco de nuestra atención plena.

Y el caos surge, cuando te rodeas de cosas y tareas, que dejas en uso en vez de recogerlas y ponerlas en su sitio 😉

Para recoger y ponerlas en su sitio, utiliza el principio del orden dinámico.

Cada cosa y tarea, necesita un sitio para estar en uso y un sitio para estar en orden 😉

Si has decidido dedicar un bloque de trabajo, a organizar y hacer limpieza de todas las cosas y tareas pendientes, que tienes que hacer, te dejo estas recomendaciones:

Revisa tus listas de tareas o cosas pendientes y realiza una estimación del tiempo que necesitarías para terminar cada una de ellas.

¿Dispones de ese tiempo?

Revisa tu agenda y calendario. Visualiza qué espacios de tiempo libres tienes (horas, días, semanas), para dedicarte a terminas esas tareas.

De tu lista de tareas y cosas pendientes, prioriza sobre aquéllas que son importantes para ti. Enuméralas y en base al orden que has establecido, empieza a programar en tu calendario, bloques de trabajo para esas tareas. Planifica a un mes vista.

¿Qué hacer con las tareas o cosas pendientes que no has programada para el próximo mes?

Eliminarlas de tu lista, si no las vas a realizar a corto medio plazo, no son importantes para ti.

Descarta todas aquéllas tareas y cosas, que no forman parte de tus funciones y responsabilidades. Y todas aquéllas que no te ayudan a cumplir tus objetivos.

¿Qué hacer con lo que llega?

Gestionarlo según aparece, priorizar sobre lo que más ruido hace, amontonarlo o apartarlo.

Te convertirás en un apaga fuegos si te limitas a gestionar las tareas según llegan o por el ruido que hacen. Y eso resulta agotador 😉

Y la opción de amontonar tareas o apartarlas para no verlas, te conducirá a una sobre carga de trabajo pendiente y aparecerán los cuellos de botella.

A diario recibimos más trabajo del que somos capaces de terminar.

¿Cuánto trabajo recibes cada día que vas acumulando?

Emails sin revisar, responder y gestionar en tu bandeja de entrada. Llamadas pendientes, reuniones por programar, presupuestos por enviar, facturas pendientes de emitir, comentarios en tu blog pendientes por responder. Decisiones a la espera de ser tomadas. Ideas, proyectos, propuestas de colaboración.

Un largo listado, que cuanto más extenso se va a haciendo, más te complica sobre qué debes priorizar.

No es lo mismo priorizar, sobre una lista de 50, que sobre una lista de 10 😉

Mucha de esa acumulación de tareas y cosas pendientes por hacer, se originan porque no se descartan y se las dice “NO”, según aparecen.

¿Cómo gestiono yo las cosas que me llegan y han superado el primer filtro del no?

Según llegan y para liberarlas de mi cabeza, las recojo y capturo, anotándolas en mi blog de notas.

Lo siguiente, organizo esas cosas anotadas en mi blog, que he recogido. Si merece la pena hacerlo, tiene un propósito y me compensa seguir con ello, es decir, han superado el segundo filtro del no. Decido lo siguiente que tengo que hacer y paso, esa nota, a una de mis listas de tareas o cosas por hacer.

Esta es una labor, que hago a diario al finalizar mi jornada, junto con la planificación de mi día siguiente. 😉

El tercer paso, sería la parte de la revisión. Cada lista tiene su momento definido para su revisión. Y es cuando toca priorizar y tomar decisiones, sobre qué será lo próximo, qué haré el mes que viene, esta semana o mañana. Y lo planifico en mi agenda y programo en mi calendario.

El cuarto paso, es ejecutar las tareas que he planificado hacer.

Por muy bien que planifiques tu día, siempre habrá imprevistos, obstáculos y distracciones. Sé flexible con esa planificación y deja huecos en tu agenda en blanco.

Tu objetivo es terminar el trabajo planificado 😉

Y recuerda, que la perfección no existe. Hazlo bien según avanzas. No te obsesiones, por encontrar el resultado perfecto de tu tarea, dale forma según vas progresando.

Y el último paso, cuando he terminado la tarea, es mi ritual de dar por finalizada esa tarea. Para que deje de estar en movimiento, la doy por acabada tachándola de mi lista, es mi forma de celebrar ese logro, objetivo o meta alcanzada y disfrutar de la sensación, de que no queda nada más por hacer.

¿Cómo te puede ayudar una secretaria virtual a pasar del caos al orden y empezar a trabajar con organización?

De tu inventario de listas de tareas y cosas por hacer. Seguramente habrán salido tareas que no forman parte de tu área de responsabilidad, ni de tus funciones. Tareas que son necesarias para el funcionamiento de tu negocio, pero que perfectamente las puedes delegar en un tercero.

Delegar es una forma de descartarte tú de tareas que ocupan espacio, que  generan actividad de trabajo falso, que no te deja avanzar ,)

Sea cuál sea la actividad a la que te dedicas. No trabajas aislado en una burbuja. A tu alrededor hay personas que trabajan contigo. Sean compañeros, colaboradores, personas de tu equipo, clientes o proveedores.

Personas con sus propias agendas, formar de trabajar y prioridades, con las que debes mantener sincronizadas las tuyas, para que el trabajo salga adelante.

El trabajar con plazos limitados, suele hacer que esa sincronización pueda desequilibrarse, por imprevistos, urgencias que no puedas solucionar o situaciones que se escapan de tu control.

La agenda es una de las herramientas básicas para empezar a trabajar con organización. 😉

Hay una parte muy importante que puedes delegar en una secretaria virtual y es la logística de tu agenda (reservas, reuniones, llamadas, seguimiento de plazos, avisos …). Y seguro que sabrá gestionarla con ese margen que necesitas de espacio, entre cargas y límites. Con trucos para que dispongas de tiempo, más allá del que es necesario.

Además de la logística de tu agenda, posiblemente cuando te pusiste a descubrir y diferenciar tus tareas falsas y reales, confeccionaste una lista de tareas que podrías delegar.

¿Cuántas de esas tareas son puramente administrativas, burocráticas y de papeleo?

¿Verdad que podría hacerlas una persona de tu confianza? 😉

Hay momentos del día en los que necesitas concentración y trabajar en modo no molestar. Otros que estés reunido con un cliente, en un curso o conferencia, de viaje o conduciendo.

Pero las urgencias de tu entorno, requieren de atención.

Una secretaria virtual, es un buen filtro resolutivo en la gestión de llamadas y emails, de clientes y proveedores, que requieren ser atendidos. Es un buen recurso, para la atención de tu cliente.

El desorden es uno de los enemigos más potentes para tu productividad. Según ha ido creciendo tu negocio, habrás ido acumulando documentos y archivos digitales en tu escritorio.

Parte de esos documentos suelen estar muy relacionados con cuestiones administrativas, de fuerte impacto en tu contabilidad. Presupuestos, albaranes, facturas. Y otros con emails.

Para localizarlos, necesitarás organizarlos en unos espacios designados de guardado, con unas reglas de funcionamiento y localización.

Delegar, la tarea de organizar la información que entra y sale de tu negocio, como para su posterior registro y archivo, en una persona que sea práctica y detallista, habilidades básicas de una secretaria virtual, puede resultar de gran ayuda, tanto para tu uso interno, como para optimizar el tiempo que inviertes, el localizar la información que necesitas.

No olvides, lo importante que es tener un archivo documental, bien organizado y gestionado.

Estas son algunas ideas, de tareas que, como secretaria virtual gestiono a diario, para que mis clientes puedan trabajar con orden y organización.

Me he limitado a describirte el escenario. Ahora te toca a ti, tomar la decisión de pasar a la acción. 😉

Muchas veces el caos procede de decisiones que no tomamos por inseguridad y desconfianza. Dos sentimientos que complican dar el paso a delegar.

Si tu caos procede, de multitud de tareas que te roban tiempo y aún tienes miedo a delegarlas, tómate tu tiempo.

Pero recuerda que,  ese tiempo lo estarás ocupando en cosas y tareas, que no te dejan ir hacia adelante.

Porque el trabajo no termina nunca. Y cada día, representarás la misma escena al finalizar tu jornada. Cansado, fatigado y decepcionado, escribiendo en la lista de mañana, las tareas y cosas que hoy, te han quedado por hacer.

Si has llegado hasta aquí es porque tomaste la decisión de saltar del tren de alta velocidad y empezar a poner orden en tu caos.

¿Prefieres ir tirando o ir hacia delante?

Si necesitas pasar del caos al orden y trabajar con organización, estoy a tu disposición. 😉

Te espero en los comentarios.

Un fuerte abrazo, siempre #conunasonrisa

Yolanda 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

A %d blogueros les gusta esto: