Un repaso al funcionamiento de Wrike para gestionar nuestros proyectos

En Bitelia recomendamos habitualmente aplicaciones que sirven para gestionar proyectos. Por ejemplo, recientemente hablamos de Smart Sheet, un servicio en la nube con integración con los servicios de Google, y Papirus, que también funciona desde la red y nos permite acceder rápidamente. Hoy repasaremos una herramienta ideal para la gestión de proyectos, una propuesta conocida llamada Wrike, que nos promete hacer de nuestro trabajo algo mucho más sencillo.

Primero hablaremos un poco sobre el programa y luego veremos cómo podemos aprovecharlo después de usarlo a través de su prueba gratuita. Wrike es un software de gestión de proyectos que nos permite realizar nuestro trabajo de forma sencilla y eficiente, en equipos, facilitando la colaboración y la realización de trabajos de forma exitosa. Con Wrike podemos programar tareas, hacer seguimientos y, básicamente, llevar adelante un proyecto de forma efectiva.

Para poder registrarnos a Wrike, a su período de prueba gratuito, tenemos que dejar una cuenta de correo electrónico. Nos enviarán un correo de registro a través del cual vamos a poder entrar a nuestro primer espacio de gestión de proyectos en la red. Primero, claro, tenemos que registrarnos dejando nuestro nombre, y confirmando nuestra contraseña. También tenemos que dejar un número de teléfono que, por cierto, no es obligatorio proveer.

Nos encontraremos entonces con la primera pantalla de Wrike, en la que le vamos a dar forma a nuestro proyecto. Un proyecto no puede existir sin colaboradores, por lo que lo primero que tenemos que hacer es comenzar a invitar a nuestros colegas. El segundo paso es brindar el nombre del proyecto, luego, ya podemos comenzar a crear tareas directamente desde esta pantalla.



En la pantalla principal, nos encontramos con varias opciones. Tenemos una barra principal donde podemos ver el Flujo de Actividad. Aquí tenemos acceso a las carpetas, que, si tenemos muchas, también podemos buscar a través de una función específica. El buscador se repite en la barra superior, pero esta vez para las tareas. En la parte central nos encontraremos con la actividad reciente, donde lo que hacemos nosotros y nuestros colaboradores. Como Facebook, tenemos la posibilidad de hacer una actualización de estado desde aquí, con la posibilidad de adjuntar archivos. En este sentido, encontramos también potencial de red social empresarial.

Finalmente, en la barra superior encontramos más opciones: dejar comentarios, agregar nuevos usuarios, configurar las cuentas, y editar nuestro perfil. También encontramos una barra lateral derecha donde podemos ver todo lo que sucede en Wrike, así como también todas las publicaciones que seguimos, las tareas asignadas que tenemos, y las conversaciones en las que participamos.

Para esta prueba he imaginado que estoy colaborando con algunos compañeros para una asignación especial de un taller de publicidad de la universidad. Comencemos por la publicación en el Flujo de Actividad. Escribimos lo que deseamos, y luego podemos adjuntar un archivo desde el ordenador, y también desde Box, Dropbox y Google Drive. Cuando publicamos, podemos ver en el caso de las fotografías un preview. Nuestros colaboradores podrán dejar comentarios, y descargar los archivos que hayamos dejado.

¿Cómo podemos hacer para sumar tareas? Desde la barra superior encontramos el signo +. Cuando hacemos clic aquí vamos a poder crear una nueva tarea y asignársela a uno de nuestros colaboradores o a nosotros mismos. Las tareas pueden ser recurrentes y se pueden alinear con el Flujo de Actividad para recibir notificaciones cuando se hagan cambios en las tareas. También pueden ser compartidas entre varios usuarios. Le podemos asignar importancia, una fecha límite, y también adjuntar los archivos que sean necesarios. Nuestros colaboradores también pueden dejar comentarios.

En la barra lateral veremos también nuestro Panel de Control. Aquí podemos controlar nuestras tareas vencidas, las que están por vencer esta semana, las que hayan sido vencidas por nosotros mismos, y las que se encuentran en espera. Este espacio puede ser personalizable de acuerdo con nuestras necesidades y las de nuestros colegas. Dentro de nuestras carpetas, por otro lado, vamos a ver todas las tareas en las que tenemos que trabajar. También podemos sumar nuevas tareas desde aquí.

Esto sirve como un pantallazo de Wrike, una interesante herramienta web para la gestión de proyectos. Se parece mucho a SocialCast, pero es bastante más completa. ¿Qué tal está el precio? Unos 49 dólares por mes, un precio bastante accesible en comparación con otras herramientas que hacen básicamente lo mismo.

Wrike nos ha gustado bastante, sobre todo por otros detalles que no hemos tenido la oportunidad de poner aquí. Por ejemplo,

  • Integración con correo electrónico
  • Complementos de Outlook y Apple Mail
  • Colaboración de documentos de forma online
  • Organización libre de proyectos, que se puede personalizar
  • Aplicaciones móviles para gestionar mientras estamos fuera de la oficina
  • Previsualización en la web de hojas de cálculo.

Considerando sus funcionalidades, Wrike es una buena idea para aquellos que no tengan experiencia previa en herramientas de gestión de proyectos.

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