¿Te abruma la cantidad de herramientas que necesitas usar o aprender para tu día a día como freelance?
En este artículo te voy a contar cómo puedes utilizar una única herramienta -normalmente conocida como una herramienta de gestión de proyectos- para 4 usos diferentes…
¿Por qué te cuento esto y por qué debería interesarte?
Cuando imparto ponencias o alguna clase, una de las preguntas más frecuente que recibo es acerca de herramientas.
De alguna forma nos obsesiona estar a la última del mercado con herramientas.
Pero no hay nada peor que ir acumulando herramientas que usamos a medias (o ni siquiera acabamos usando) y además dejar que nos abrume el solo hecho de pensar en aprender de todas ellas.
Por esto hoy te cuento cómo puedes exprimir al máximo una única herramienta y así simplifiques tu negocio. Lo que te hará ganar más tiempo y dinero.
Qué es una herramienta de gestión de proyectos
Antes que nada, vamos a revisar qué es una herramienta de este tipo.
Aún recuerdo el día, hace 8 años, cuando aún estaba trabajando en empresa, en que me dieron la responsabilidad de coordinar los proyectos tecnológicos que teníamos planificados para el crecimiento del departamento en el que estaba trabajando entonces.
Saqué mi excel y empecé a dibujar tablas, responsabilidades, personas involucradas, plazos, tareas… Una auténtica locura.
Una locura que luego entendí que podría haber evitado puesto que hay herramientas que están especializadas en hacer exactamente esto: ayudarte a gestionar en modo profesional cualquier proyecto que incluya al menos uno de estos tres elementos clave: tareas, plazos y personas involucradas.
Pocos meses después, gracias también a entrar en contacto con equipos más tecnológicos que el departamento en el que estaba, empecé a utilizar una herramienta de gestión de proyectos.
Y todo cambió de forma radical.
Hoy, 8 años después, es una de las herramientas que recomiendo utilizar a diario para tener un negocio eficiente y organizado y como diseñador freelance puede ayudarte mucho y a continuación entenderás por qué.
Si pones en Google “herramienta de gestión de proyectos” verás que hay muchas, pero yo trabajo con Trello, una de las más populares y además muy intuitiva para todo lo que te voy a contar. Otras alternativas válidas para pequeños negocios son Asana o KanbanFlow, así que te las menciono por si quisieras testearlas.
Pero a partir de ahora te haré ejemplos con Trello que es la que conozco más en profundidad.
Vamos a ello.
Beneficios de utilizar una herramienta de gestión de proyectos
- Mayor eficiencia en tu negocio porque no hay tareas que se “pierdan” por el camino o descontroladas. Todo está reflejado en un único lugar y esto simplifica (mucho) el día a día, evita los errores y en definitiva te hace ahorrar tiempo, dinero y malentendidos.
- Más claridad acerca de lo que supone en términos de tiempo y recurso cada proyecto.
- Seguimiento de tareas: ¿vas con retraso o estás ejecutando en línea con los tiempos? Si tienes algún colaborador, ¿está haciendo lo que debería y en los plazos pactados?
- Toma de decisiones de forma más rápida y totalmente consciente en base a tareas/recursos/asuntos que aparecen en la herramienta. Como siempre me gusta decir en mi caso con Trello: “Si no está en Trello no existe”. Y es así..
- Menos estrés: sí, porque cuando sientes que tienes las cosas bajo control el alivio que sientes es muy grande.
Ahora que conoces los beneficios que te puede reportar una herramienta de este tipo, te voy a contar cómo puedes usarla. (Toma nota, estoy segura que alguna de las cosas que te comento no la habías pensado..)
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4 formas de utilizar una herramienta de gestión de proyectos a tu favor
- USO 1: Gestión de proyectos
Como no, para esto se creó y para esto debes usarla sin duda. Y si te estás preguntando en tu caso concreto cómo lo puedes hacer, aquí te dejo un ejemplo:
Imagina que estás diseñando una web para un cliente, por lo que el trabajo pasa por diferentes fases que podemos simplificar en 4: análisis inicial del cliente (su negocio, a qué público se dirige, qué quiere transmitir con su web/su imagen de marca..), definición del diseño de marca si procede (logo, tipografías, paletas de colores..), definición del diseño de la web, otros diseños de folletos, material de marketing u otro si procede.
Una forma en la que puedes hacer seguimiento a este trabajo con el cliente es agrupando cada una de las tareas que componen las fases del trabajo en un listado dependiendo de la etapa en la que se encuentran:
- “POR HACER”: Aquí van todas las tareas y actividades aún por ejecutarse
- “HACIENDO”: aquí van todas las actividades en las que se está trabajando
- “PENDIENTE”: aquí van todas las actividades que por alguna razón no se pueden avanzar pues está pendiente de que el cliente te entregue algo, que te responda a algo o que recibas recursos y de otra forma no puedes avanzar
- “HECHO”: aquí están las tareas ya ejecutadas.
Por lo tanto en un momento dado, cada una de estas listas tiene las tareas que le correspondan dependiendo del estado en el que se encuentran.
¿Y qué beneficios te da tener plasmado de esta forma el proyecto con los clientes?
- Tú, tu cliente y las demás personas involucradas en el proyecto sabéis exactamente en qué actividades estás trabajando
- Todo el mundo sabe (además estas herramientas te permiten asignar responsabilidades y plazos) si hay cuellos de botella o cosas que no pueden avanzarse pues alguien debe solucionar un problema que impide avanzar con el trabajo (lista “Pendientes”)
- Os permite tomar perspectiva de todo lo que implica el proyecto, puesto que aquí aparecen todas y cada una de las tareas a desarrollar (y esto te da más poder de negociación con clientes que no se dan cuenta de todo el trabajo que hay detrás de un desarrollo web como en este caso)
- Cumplir con los plazos de forma más firme puesto que todo está reflejado en un lugar visible
- Profesionalización de tu actividad, lo que da más confianza a tus clientes y les proporciona una mejor experiencia de consumo.
TIP. Te he hecho un ejemplo de proyecto que involucra a un cliente, pero puedes perfectamente usar este método -que por cierto, su origen es de digitalizar el clásico tablero Kanban lleno de post-its- para desarrollos propios de tu actividad profesional en el que eres la única persona involucrada. Te aseguro que el solo hecho de plasmar todo en un único lugar te da mucha paz mental y claridad.
USO 2: Hacer seguimiento a las propuestas de trabajo con clientes
Cuando tienes dos o tres clientes no hay problema y tener las cosas en la cabeza vale, ¿pero qué pasa si pasas a tener 5-10-15-30 presupuestos a la vez de mayor o menor importe a la vez?
La cosa empieza a complicarse…
Debes hacer seguimiento a tu relación con los clientes yendo un paso más allá que tu propia memoria: ¿A quién has pasado una propuesta de trabajo? ¿Quién te la ha solicitado pero aún no has tenido una sesión de diagnóstico con él? ¿Quién te ha aceptado la propuesta? ¿Quién lo ha rechazado?
Esto es lo que puedes hacer con una herramienta como Trello que te permite organizar elementos en listas.
En este caso no organizas las tareas en listas, si no utilizas el nombre de cada cliente para ponerlo en la lista para asignarlo a un elemento de la lista metiéndolo en la lista que le corresponde dependiendo del estado en el que se encuentra tu relación con él.
Aquí puedes ver gráficamente cómo lo harías en Trello a través de 5 listas que vas rellenando con tarjetas con el nombre y la información del cliente potencial (cada lista representa una de las 5 fases por las que pasa un potencial cliente: “HECHA PROPUESTA SESIÓN”, “PENDIENTE DE HACER SESIÓN”, “HECHA PROPUESTA ECONÓMICA”, “ME CONTRATAN”, “CLIENTES PASADOS”). Por supuesto puedes crear cuantas listas consideres útiles para tu actividad profesional y esquema de venta, pero puedes usar este como punto de partida.
Sencillo, ¿verdad?
Y muy poderoso para evitar que pasen cosas desagradables como quedarse sin enviar un presupuesto que nos han solicitado o mezclar trabajos. En definitiva un “must” cuando tu negocio empieza a crecer más y más.
USO 3: Hacer seguimiento a reuniones
¿Te ha pasado alguna vez de tener reuniones con clientes, haber tomado decisiones en esta misma reunión y luego se quedan en el olvido? Hasta que un día surgen malentendidos porque no se hizo seguimiento escrito a algo que se comentó en la reunión (aunque los clientes tóxicos es bueno evitarlos a toda costa, los malentendidos que hacen que el servicio no sea fluido siempre pueden pasar…)
Estoy segura que ya te ha pasado.
Una forma de evitarlo es utilizar un tablero en el que vas a crear una lista por cada reunión que hagas (p.e. Con un cliente en concreto) y que vas a poblar con lo que se ha dicho en la reunión, las decisiones tomadas, los participantes (si hay más personas), el reparto de tareas y todo lo que esté relacionado con esta reunión.
De este modo todo queda guardado en un único lugar y ante dudas, allí es donde queda reflejada toda la información de cuándo se tomó una decisión, quién se toma responsabilidad, qué se decidió y siguientes pasos.
TIP: puedes agregar una lista en la que guardar toda la información “base” de estas reuniones recurrentes, como por ejemplo enlaces a la sala de reuniones, enlace a material compartido, etc. Para que todo esté a mano cuando llegue el momento de una nueva reunión.
USO 4: Hacer el manual operativo del negocio en un tablero
¿Qué es el manual operativo? Es un espacio donde vas acumulando la descripción de los procedimientos y procesos que hacen que tu actividad profesional como diseñador freelance pueda llevarse a cabo.
Cosas como “generación de facturas”, “alta de nuevos clientes”, “creación de presupuestos” son procedimientos que forman parte del manual operativo.
Tener todo ello documentado a través de un único espacio simplifica (mucho) el flujo de trabajo, además de obligarte a mantener todo este material organizado en un único lugar.
Mi sugerencia además es que agrupes los diferentes procesos en listas que identifican el área a la que hace referencia cada proceso.
Por ejemplo, todo lo que esté relacionado con la facturación y contabilidad podrías agruparlo en una lista. Todo lo que está relacionado con la entrega del servicio y la parte creativa de tus servicios sería otra área y así a seguir crearías diferentes áreas en tu negocio.
Te hablo de negocio porque, independientemente de la etapa en la que te encuentras como diseñador freelance, es importante que visualices tu actividad como si de una empresa se tratara (aunque estés tú solo).
Sólo empezar a pensar en estos términos te facilita plantear diferentes formas para crecer con tu actividad y posicionarte como un verdadero dueño de negocio.
Llegados a este punto, imagino que entenderás todas las ventajas que puede brindarte aprovechar estos diferentes usos en una única herramienta. Aquí te dejo algunas.
- Ahorro de costes. Ten en cuenta que estás aprovechando el pago de una única herramienta (además, si estás solo o con pocos miembros en tu equipo, en muchos casos puedes utilizarla con su plan gratuito) para sustituir a 4 herramientas que, de otra forma, deberías pagar a parte.
- Te olvidas de sentirte “abrumado” por la cantidad de herramientas que debes conocer, pues sólo aprendes a fondo cómo funciona una y la explotas al máximo con al menos 4 usos diferentes.
- Curva de aprendizaje más corta: una vez que has aprendido esta herramienta y sobretodo si tu negocio aún no está demasiado avanzado, la aprovechas en diferentes facetas sin que debas aprender de otras.
Ahora está en tus manos decidir en cuál de estos ejemplos empezar a utilizar (y exprimir) una herramienta de gestión de proyecto.
¿Con cuál te quedas? Escoge una y empieza a utilizarla hoy mismo.
Y si se te ocurren otras formas para usar una herramienta de gestión de proyectos y seguimientos de tareas estaré encantada que las compartas en los comentarios.